EJECUCION DE ACTIVIDADES

EJECUCION DE ACTIVIDADES A FEBRERO DE 2019

De acuerdo a las actividades programadas  relacionado con el tema de  organización documental y aplicación de los procesos de gestión documental basados en la ley 594 del 2000

Dado que la documentación se encontraba sin ningún tipo de proceso técnico, se inicia con la clasificación de las series, sub-series y  sus tipos documentales de acuerdo a la tabla de retención documental.

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Dando aplicación a la tabla de retención documental de da inicio a la organización, comenzando con la serie contratos y a su vez la organización de la serie egresos, para la cual se ejecutan las siguientes actividades

1. Elaboración de lista de chequeo para la organización de los contratos 2016 a 2018

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1. Organización de los contratos a partir de la lista de chequeo, colocando la hoja de control como primer documento. Para la serie egresos se organiza en orden numérico y por cada carpeta un total de 200 a 240 folios (algunos egresos tiene gran cantidad de soportes y por tal motivo queda la  cantidad de folios)

1.  Elaboración de un rotulo para la identificación de las  de carpetas identificando la código, serie,  sub-serie, fechas extremas, numero de folios y  asunto.

1. Almacenamiento en medios de conservación

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A la fecha se estipula un 90% de la organización documental del año 2016, se han revisado y organizado

Para contratos  un total de 9 cajas para 120 carpetas

• 110 contratos de prestación de servicios
• 4 contratos de menor cuantía
• 6 convenios

Para Egresos un total de 50 carpetas  para  8 cajas

• Se adelanta inventario documental (falta proceso de foliación)

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Elaboro

LIZETH PAOLA RINCON

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