EJERCICIO CONTROL INTERNO. AUDITORIA INTERNA Y EXTERNA II.

EJERCICIO CONTROL INTERNO.      AUDITORIA INTERNA Y EXTERNA II

La siguiente es la descripción de ventas y recibos de efectivo para Ladys Fashion Fair, una tienda detallista que vende ropa cara para dama.    Las ventas se hacen en efectivo o a crédito, utilizando la misma facturación de la tienda en lugar de tarjetas de crédito.

Cada vendedor o vendedora tiene su propio libro de ventas con comprobantes de ventas prenumerados con tres copias de diferentes colores, pero están perforados.    Sólo se utiliza una caja central.       Esta caja es operada por el supervisor de la  tienda que ha trabajado durante diez años y que fue contratado por Alicia Olson, propietaria de la tienda.  La caja está a la entrada de la tienda para controlar el robo de prendas.

Las vendedoras preparan las facturas de ventas por triplicado.   El original y la primera copia se dan a la cajera.   La segunda copia la conserva la vendedora en su libro de ventas.   Cuando la venta es en efectivo, el cliente paga directamente a la vendedora, quien anota en las tres copias la leyenda “pagado” y da el dinero a la cajera con las copias de la factura.

Todas las prendas se ponen en cajas o paquetes eso lo hace el supervisor después de comparar la ropa con la descripción de la factura y el precio de la etiqueta.     También vuelve a verificar los cálculos de la vendedora.   La vendedora aprueba  cualquier corrección.   En ese momento la vendedora hace los cambios correspondientes en su libro de ventas.

Una venta al crédito es aprobada por el supervisor a partir de una lista de crédito aprobada después que la vendedora prepara la factura en tres copias.    En seguida, el supervisor captura la venta en su caja como venta al crédito o efectivo.   La segunda copia de la factura, que ha sido validada por la caja, se le da al cliente.

Al final del día el supervisor hace una suma de las ventas y el efectivo y compara los totales con lo registrado en caja.    El supervisor deposita el efectivo al final del día en la caja de seguridad en el banco.     Las copias de las facturas que tiene el cajero son enviadas a cuentas por cobrar junto con un resumen de los recibos del día.     El banco envía a través de correo electrónico la cartola bancaria directamente al encargado de cuentas por cobrar.

Cada vendedor resume sus ventas cada día en un formato de resumen diario que se utiliza en parte para calcular las comisiones de los empleados.      Marcela Marge, la contadora  tiene prohibido manejar efectivo, recibe el resumen del supervisor y el formato de resumen diario de la vendedora.   Todos los días, pone la información de las facturas de venta en el sistema computacional, el cual proporciona registros de todos los datos y resúmenes respectivos.    El resumen contable incluye las ventas que hacen las vendedoras, las ventas en efectivo, las ventas a crédito y las ventas totales.    La contadora compara estos datos con los del supervisor y los resúmenes de las vendedoras y concilia todas las diferencias.

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