EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y LA PLANIFICACIÓN

INTRODUCCIÓN

La planeación es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan planes y programas; y tiene como finalidad la determinación del curso concreto de las acciones que habrán de efectuarse en una actividad; lo cual involucra, entre otros aspectos, la fijación y selección de diversas alternativas, la determinación de las normas y políticas que las orientarán, la secuencia en las operaciones y tareas a realizar, expresadas en términos de tiempo, recursos y medios necesarios para su puesta en marcha.

La vida actual es sumamente dinámica, donde el cambio está presente constantemente, éste puede ser súbito o lento, la planeación permite asimilar estos cambios.

En tal sentido, la planificación estratégica se muestra como una buena herramienta para enfrentarse a los constantes cambios que impone el paradigma de la complejidad, para ello, se presenta a continuación un conjunto de aspectos que de alguna manera describen la planificación estratégica como herramienta de las organizaciones, así como, su importancia para la toma de decisiones.

TEMA I

EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y LA PLANIFICACIÓN

Objetivos Específicos 1

I Definir el termino Administración.

II Definir los términos de Eficacia, Eficiencia y Efectividad.

III Analizar la Administración como un proceso.

IV Interrelacionar las funciones Administrativas.

V Explicar la relación e importancia de la comunicación y la coordinación como clave esencial del Proceso Administrativo.

VI Explicar la universalidad del Proceso Administrativo.

Contenido 1

I Administración. Conceptos.

II Definir los términos de Eficacia, Eficiencia y Efectividad.

III La Administración como un proceso

IV Interrelación de las funciones

V La comunicación y la Coordinación como clave esencial del Proceso Administrativo.

VI Universalidad del Proceso Administrativo

I. Administración. Conceptos

Brook Adams, define la Administración como la capacidad de coordinar hábilmente muchas energías sociales con frecuencia conflictivas, en un solo organismo, para que ellas puedan operar como una sola unidad.

Por otra parte, Koontz & O'Donnell, la definen como la dirección de un organismo social, y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes.

Para George Ferry, la administración es un proceso muy particular consistente en las actividades de planeacion, organización, ejecución y control desempeñadas para determinar y alcanzar los objetivos señalados con el uso de seres humanos y otros recursos.

Henry Farol, dice que Administrar es prever, organizar, mandar, coordinar y controlar.

Wilburg Jiménez Castro, En "La llave del éxito", con base en los anteriores conceptos, y haciendo uso de su fondo común se propone la siguiente definición:

"El proceso de prever, planear, organizar, integrar, dirigir y controlar el trabajo de los elementos de la organización y de utilizar los recursos disponibles para alcanzar los objetivos preestablecidos".

II. Definir los términos de Eficacia, Eficiencia y Efectividad.

EFICACIA:

La Eficacia se define como "La capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera" y eficaz como "Que produce el efecto propio o esperado". Este adjetivo, se aplica preferentemente a cosas: «El zumo es eficaz en caso de fiebre infecciosa y diarrea crónica» (Ronald Frutoterapia [Col. 1998]). Pero también puede aplicarse a personas, con el sentido de "competente, que cumple perfectamente su cometido": «Sara era una comadrona eficaz» (Gironella Hombres [Esp. 1986]), aunque en este último sentido es preferible emplear el adjetivo eficiente.

EFICIENCIA.

Existen varias definiciones de eficiencia, pero en términos generales podríamos decir que: la eficiencia es la capacidad de producir el máximo de resultados con el mínimo de recursos, el mínimo de energía, y en el mínimo de tiempo posible. En el mundo empresarial, a menudo se habla de eficiencia cuando un trabajo o una actividad se realizan al menor costo posible y en el menor tiempo, sin desperdiciar recursos económicos, materiales y humanos, y sin sacrificar la calidad y la satisfacción de los empleados, accionistas y clientes.

EFECTIVIDAD:

Cuantificación del logro de la meta". Compatible el uso con la norma; sin embargo, debe entenderse que puede ser sinónimo de eficacia cuando se define como "Capacidad de lograr el efecto que se desea".

III. La Administración como un proceso

La Administración como un proceso se define como: Toda acción encaminada a convertir un propósito en realidades positivas. Ordenamiento Sistemático de hechos y el uso calculado de recursos aplicados a la realización de un propósito previendo los obstáculos que pueden surgir en el logro de los mismos.

El proceso de la administración; son los medios por los cuales administra el gerente; distinguen al gerente del no gerente. Una expresión sumaria de estas funciones fundamentales de la administración es: (1) La planeacion, para determinar los objetivos y los cursos de accion que van a seguirse; (2) La organización para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y reconocer las relaciones necesarias; (3) La ejecución por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo y (4) El control de las actividades para que se conformen con los planes.

George Terry

IV. Interrelación de las Funciones

En la práctica real, las cuatro funciones fundamentales de la administración están de modos inextricables (confusos) entrelazados e interrelacionadas; el desempeño de una función no cesa por completo antes que se inicie la siguiente. Y por lo general No se ejecuta en una secuencia en particular, sino como parezca exigirlo la situación. Por ejemplo, la ejecución efectiva requiere que se hayan asignado actividades a las personas o hayan determinados las suyas, de acuerdo con los planes y objetivos generales. De igual manera, el control no puede ejercerse en el vació; debe hacer algo que controlar.

En realidad, la planeacion esta involucrada en el trabajo de organizar, ejecutar y controlar. De igual manera, los elementos de organizar se utilizan en planear ejecutar y controlar con efectividad.

...