EL PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo son las actividades que el administrador debe llevar a cabo para aprovechar el recurso humano, técnicos, materiales, etc., con los que cuenta la empresa. Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad.

La administración comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el método, los principios y las técnicas de esta disciplina, correctamente.

En su concepción más sencilla se puede definir el proceso administrativo como la administración en acción, o también como:

El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.

Cuando se administra cualquier empresa, existen dos fases: una estructural, en la que a partir de uno o más fines se determina la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración.

A estas dos fases se les llama: mecánica y dinámica de la administración. Para este autor la mecánica administrativa es la parte teórica de la administración en la que se establece lo que debe hacerse, y la dinámica se refiere a cómo manejar el organismo social.

La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar las metas establecidas para la organización.

Un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas. Se habla de la administración como un proceso para subrayar el hecho de que todos los gerentes, sean cuales fueran sus aptitudes o habilidades personales, desempeñan ciertas actividades interrelacionadas con el propósito de alcanzar las metas que desean.

La administración comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el método, los principios y las técnicas de esta disciplina correctamente. En su concepción más sencilla se puede definir al proceso administrativo como la administración en acción o también como:

El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.

Para comprender este concepto, es necesario que se compare el organismo o grupo social, que ese donde se manifiesta la administración, con un organismo animal. Si observas cómo se desarrolla la vida de cualquier ser vivo, se podrán distinguir dos fases, o etapas primordiales:

• Una primera etapa de estructuración que consiste en la construcción del organismo. Así, a partir de una célula se diferencian los tejidos y órganos hasta lograr su plenitud funcional.

• Una segunda etapa de operación, en la que una vez que se han estructurado completamente el organismo, éste se desarrolla plenamente en la funciones que le son inherentes, (ver figura)De forma similar, en la administración de una empresa o grupo social, también existen dos fases:

1. Una estructural, en la que a partir de uno o más fines se determina mejor la forma de obtenerlo.

2. Y otra operativa, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el proceso de estructuración. A estas dos fases, Lyndall F. Urwick les llama: Mecánica y Dinámica de la administración, para el autor la mecánica es la parte teórica de la administración lo que establece que debe hacerse, se dirige hacia el futuro, y la dinámica se refiere a cómo manejar de hecho el organismo social.

Catorce principios de la administración

A continuación, se enuncian los catorce principios de la administración.

1. División del trabajo. Tiene por objeto “producir más y mejor con el mismo esfuerzo”; se logra, en consecuencia, la especialización y separación de poderes. Se reduce el número de tareas al que se debe dedicar atención, a fin de producir más y mejor trabajo.

2. Autoridad y responsabilidad. Esto es “el derecho a mandar y poder hacerse obedecer”. La autoridad de dar órdenes trae consigo responsabilidad.

3. Disciplina. Se define como “la obediencia, la asiduidad, la actividad, la conducta, los signos exteriores de respeto”. Señala como medios para mantenerla:

a. Buenos jefes en todos los grados.

b. Convenciones lo más claras y equitativas posible.

c. Sanciones penalmente aplicadas.

(Implica respetar los acuerdos entre la empresa y sus empleados, así como aplicar sanciones de manera juiciosa.)

4. Unidad de mando. “Para una acción cualquiera, un agente no debe recibir órdenes más que de un solo jefe”. Considera la dualidad de mando de perpetuo conflicto. Los empleados deben recibir órdenes de un solo jefe y así evitar confusiones sobre las instrucciones que reciban.

5. Unidad de dirección. Esto es “un solo programa para un conjunto de operaciones que tiendan al mismo objetivo”. Fayol advierte que no es igual este principio al anterior, ya que la unidad de mando se refiere al funcionamiento del personal y la unidad de dirección, al cuerpo social. En cada grupo de actividades debe ser unificado un solo objetivo en un plan único y al mando de un solo jefe.

6. Subordinación del interés particular al interés general. Se refiere a que, en una institución, el interés de una persona, grupo o dependencia no debe ir en contra del interés de la empresa.

7. Remuneración al personal. Señala “[…] la remuneración debe ser equitativa y, en la medida de lo posible, dar satisfacción tanto a la empresa, al patrono, como al empleado”. Para mantener la lealtad y el apoyo de los empleados, éstos

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