ENFOQUES CONTEMPORÁNEOS Y PROCESO ADMINISTRATIVO

5.2 ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS

Hoy, varias organizaciones están ayudando a sus empleados a establecer objetivos de desempeño, con la intención de que alcancen las metas de la organización. Un modo de hacerlo es mediante un proceso llamado la Administración por objetivos (APO), el cual es un sistema para que los subordinados y sus superiores establezcan mancomunadamente los objetivos del desempeño, revisen periódicamente el avance hacia los objetivos y asignen premios con base en dicho avance. En lugar de usar las metas para controlar, la APO las usa para motivar, (Robbins, 2002).

¿Qué es la APO?

Se remota desde hace 50 años, y busca convertir los objetivos generales en objetivos específicos para ayuda de las unidades de la organización y sus miembros individuales.

La APO hace que los objetivos sean operativos mediante un proceso en forma de cascada por toda la organización. Los objetivos generales de la organización se traducen en objetivos específicos para cada nivel subsidiente, división-departamento-individual. La APO funciona de la base hacia arriba y también de la sima hacia abajo, si todos los individuos alcanzan sus metas, entonces las metas de la unidad también serán alcanzadas. Por lo tanto, los objetivos generales de la organización serán una realidad. (Robbins, 2002)

¿Qué elementos se asignan?

La especificidad de metas, la participación de la toma de decisiones, un plazo explícito y retroalimentación acerca del desempeño.

Los objetivos de la APO deben enunciar, concisamente los logros que se esperan, por ejemplo deben de ser los objetivos tangibles, que puedan ser medidos y evaluados.

Participación en la toma de decisiones, la APO cambia metas impuestas por otras establecidas mediante la participación. El gerente y el empleado eligen las metas mancomunadamente y se ponen de acuerdo en la forma de alcanzarlas.

Un plazo explicito, cada objetivo tiene un plazo determinado. Normalmente, el plazo de tres meses, seis meses o un año.

El último integrante de un programa de APO es la retroalimentación continua acerca del desempeño y las metas. En un plano ideal, esto se logra proporcionando a las personas retroalimentación constante, de modo que puedan ponderar y corregir sus propias acciones.las juntas periódicas de evaluación formal, donde se revisa el avance hacia las metas, complementan el paso anterior y llevan a más retroalimentación.

¿Sirve la APO?

Stephen J. Carroll y Henry I. Tosi, en su investigación que cubre la literatura sobre la APO, llegaron a la conclusión de que las personas que logran alcanzar las metas que han establecido tienden a perfilarse para obtener un mejor desempeño. Los empleados que reciben retroalimentación específica y oportuna sobre su desempeño obtienen mejores resultados, y quienes toman parte en el proceso para establecer metas llegan a mejores resultados. Y de igual manera este proceso de la APO conduce a una mejor comunicación y entendimiento entre los administradores y las personas que estos supervisan, (Stoner, 1996).

5.4 EL PROCESO ADMINISTRATIVO

5.4.1 CONCEPTUALIZACIÓN

El proceso administrativo Marca las etapas que se deben seguir para lograr la acción de administrar, de gestionar, de manejar, de aplicar esfuerzos en la organización.

La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar las metas establecidas para la organización.

Un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas. Se habla de la administración como un proceso para subrayar el hecho de que todos los gerentes, sean cuales fueran sus aptitudes o habilidades personales, desempeñan ciertas actividades interrelacionadas con el propósito de alcanzar las metas que desean.

Henry Fayol :

Plantea el poder lograr el proceso de administrar a través de pasos que específicamente son Planificar, Organizar, Dirigir, Coordinar y Controlar.

Esta concepción está enmarcada como un sistema. Por la metodología de la caja negra el sistema tenía una suerte de ingresos, de procesos y de salidas.

Los ingresos es la información, ya que para poder administrar tengo que tener información y para poder generar cada una de esas etapas lo primero que defino es el “que”; el que de la organización, que va a hacer, esta definición me marca los objetivos organizacionales.

Una vez que defino el qué, se define el “cuándo”, el “cuanto” y el “con qué” y seguimos dentro de un proceso de planificar. Es decir “cuándo vamos a operar los recursos, vamos a analizarlos para lograr el objetivo organizacional. “Cuánto necesito para la organización (recursos humanos, materiales, bienes) para que esto funcione. Y también el “con que” que puede darse a través de una fuente de ingreso como el dinero que me permite cuantificar esos recursos y me permite definición de lo fines a convertirlos en, metas.

Cuando hablamos de estructura, ¿cuáles serían los ingresos?; a nosotros nos ingresa información, esta nos va a servir o permitir decir “quienes” van a ser las personas con las que vamos a contar en la organización, “donde” vamos a ubicar a cada uno de esos quienes y “como” van a operar c/u de esas personas para lograr el objetivo organizacional. (Todo esto define el proceso de organizar). El resultado del proceso de organizar es la Estructura organizacional.

Luego tenemos un proceso de adopción de decisiones, este también tiene que ver con el proceso de planeamiento y organización. (Estamos dentro del subsistema decisorio).

Podemos encontrar el subsistema político, el subsistema decisorio y el de planeamiento.

El político: define los objetivos y los cuantifica, cuando hace esto último, define las metas.

El decisorio: define quien y como se van a tomar las decisiones o que alternativas se van a tomar para lograr esa mezcla de recursos y de personas.

El de planeamiento: va desde lo más global hasta lo más detallado (actividades), para definir c/u de las actividades que hay que seguir o desarrollar en la organización. Y esto se hace para lograr esa intención organizacional de todos.

Luego tenemos el subsistema de estructura; que es el proceso de organizar, define “quien” y “como” se van a desarrollar las actividades que se definieron en el proceso de planificar.

Después tenemos la “dirección”; para dirigir se coordina y la coordinación es la sincronización, armonización de los esfuerzos, cuando hablamos del proceso

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