Efectivo Y Equivalente

Que es el control interno de efectivo

Comprende toda una serie de medidas administrativas, para que ciertas operaciones sean ejecutadas por dos o más personas, con el deliberado propósito de evitar errores, dificultar eventuales manejos dolosos y detectar las irregularidades a tiempo.

En principio, es relativamente fácil para una sola persona cometer un fraude; pero, cuando tiene que actuar en conjunto con otra persona, quien lo controle, ya es más difícil; haciéndose más remota la posibilidad, cuanto mayor es el número de personas involucradas.

Siendo el efectivo uno de los bienes que se presta más al fraude, por el hecho de servir como instrumento de cambio para la satisfacción de la mayoría de las necesidades, es indiscutible que atrae, como un imán, las intenciones dolosas de quienes se encargan de su manejo y carecen de suficiente escrúpulo. De allí que se haga imperativo tomar todas las medidas posibles, para garantizar su estricto control.

En general, hay tres principios básicos a observarse, para lograr el control del efectivo, a saber:

1) Efectuar TODOS los pagos, a partir de cierta cuantía, mediante cheques autorizados, revisados y firmados por personas distintas.

2) Evitar la manipulación demasiado frecuente y el acceso de muchas personas al efectivo.

3) Que nunca sean las mismas personas, quienes reciban dinero o efectúen pagos, sean las que realicen las anotaciones en los libros de Contabilidad.

El CAJERO sólo llevará el libro de "INGRESOS Y EGRESOS DE CAJA", y conservará

solamente una COPIA de cada comprobante; enviando los originales al departamento de Contabilidad. Depositará en el banco TODOS los ingresos de efectivo, INTEGROS, lo antes posible, y mantendrá TODOS sus REGISTROS al día, en todo momento.

Antes de finalizar cada jornada diaria, redactará un COMPROBANTE DE DEPOSITO bancario, por el total de los ingresos de última hora para depositarlos, el día hábil siguiente.

A fin de hacer más riguroso el control, se puede hacer una cuenta-puente transitoria de "FONDOS POR DEPOSITAR"; la cual se debitará con los ingresos diarios, que por cualquier concepto sean recibidos, y se acreditara con los importes de los depósitos bancarios que se efectúen. Lógicamente, el saldo de esta cuenta ha de ser siempre CERO o, si acaso, igual al importe de los últimos ingresos del día; los cuales no hubo tiempo de llevar al banco a depositar, pero cuya planilla de depósito YA ha sido redactada por el cajero, por ese mismo monto.

Por último, el cajero no ha de tener ACCESO a la correspondencia de los clientes y los proveedores de la empresa, ni a los libros de Contabilidad.

LA CENTRIFUGA O "FILTRACIONES"

Es un tipo de fraude al efectivo, consistente en una sucesión de robos sistemáticos, los cuales se van tapando unos con otros. Por ejemplo: Un cajero deshonesto recibe Bs 8OO,oo en pago de una factura y se apropia del dinero, sin registrar la operación. Posteriormente cobra otra factura mayor y, con su importe, cubre el fraude anterior y se apropia la diferencia y así sucesivamente. Tales irregularidades sólo son

posibles en empresas donde no exista un adecuado control interno.

EL ARQUEO DE CAJA

Es una inspección ocular del efectivo, por medio de la cual se hace un recuento de TODO el dinero, en monedas, billetes y cheques; así como de los vales y comprobantes en poder del cajero. Luego se compara el total con el saldo que indiquen los libros de Contabilidad.

En algunas empresas, antiguamente, se acostumbraba llevar una cuenta de ingresos (o de gastos) eventuales, para las diferencias observadas en los arqueos de Caja. Hoy día, tal proceder está en desuso. Los faltantes de Caja tienen que ser aportados por el Cajero, o por la compañía de seguros, si existe una póliza al efecto.

De igual forma, los sobrantes de los arqueos de Caja serán pertenencia del Cajero, y por lo tanto, se los apropiará.

En la realidad, los cajeros efectúan, ellos mismos, arqueos de caja frecuentemente, para estar al tanto de cualquier anormalidad.

EL EFECTIVO

En principio, el efectivo estará siempre conformado por el dinero, "constante y sonante", y por el "cuasidinero"; es decir, por las cuentas bancarias, y se clasificará como "Activo Circulante", de primero, por ser el más líquido.

Existe un principio fundamental de "control interno del Efectivo", que exige que las funciones del manejo del mismo las realicen personas diferentes de las que se encargan de su registro.

Este principio debe ser completado con el de la labor, que ejecuta una persona, sea formalmente verificada y controlada por otra persona.

A éstas se les llama "Las

reglas de oro del control interno del Efectivo"; absolutamente indispensable en toda empresa; debido al hecho de que el "Efectivo" es el bien que más "enemigos" tiene; ya que, por la razón indudable de su "poder liberatorio" de deudas y compromisos, atrae, como un imán, a los trabajadores de intenciones "no santas".

En definitiva, los fundamentos del control interno del efectivo, se pueden resumir en los siguientes principios:

a) Que la persona que maneje el "Efectivo"; ya sea que cobre, o que pague, NO tenga acceso a los registros contables del mismo.

b) Y a la inversa, que quien se encargue de registrar las operaciones con el "Efectivo", que NO tenga acceso al dinero.

c) Dividir el trabajo entre varias personas, a fin de que se pueda descubrir a tiempo cualquier error, omisión o dolo; y que, para cometer este último tenga que existir la colusión de varias personas.

d) Que quien cobre, NO sea el mismo que pague.

e) Que todo dinero, que entre a la empresa, sea en su totalidad, depositado en su cuenta bancaria.

f) Que todos los pagos, absolutamente todos, se efectúen mediante cheques.

f) Que solamente los pagos menudos sean efectuados en "Efectivo"; pero a través del "Fondo Fijo de Caja Chica"..

g) Quien cobre, NO debe ser la misma persona que emita recibo correspondiente, y debe ser otra persona, la que efectúe el registro contable respectivo.

Finalmente, debe adoptarse la política de enviar circulares, vía fax o mail, a los clientes deudores, con sus respectivos estados

de cuenta.

Con un

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