El Efectivo En Las Empresas

El efectivo en las empresas

Es la partida líquida por excelencia, está representado por el dinero disponible en caja,

caja chica y en los bancos, clasificado para fines específicos. Es la primera partida que

aparece en un balance general y representa el activo más líquido de una entidad, puesto

que representa el principal elemento del capital de trabajo requerido para cumplir con la

mayoría de los compromisos adquiridos por la organización.

Tal y como lo plantea Catacora (1998), podemos decir que el efectivo está compuesto

por partidas que se pueden manejar con diferentes cuentas; por lo que este activo puede

estar representado por un conjunto de cuentas. Cada una de estas cuentas posee unas

características y funcionamiento particular que requiere un estudio detallado.

A continuación se enuncian cuales son las cuentas relacionadas con el efectivo:

-Caja

- Fondos Fijos

- Bancos

- Depósitos a plazo fijo

- Otros conceptos de equivalente de efectivo

Caja

La cuenta denominada caja está conformada por el efectivo que se recibe o desembolsa

con fines específicos y predeterminados. El monto disponible se caracteriza por tener

movimientos continuos que son afectados diariamente. Se utiliza para agilizar ciertas

operaciones.

Generalmente las empresas le asignan a un empleado, llamado comúnmente cajero, la

responsabilidad de recibir dinero y cheques producto de las cobranzas, que deberá ser

depositado lo más pronto posible en el banco. Es por esta razón que la cuenta de caja

puede funcionar como una cuenta temporal de control.

También funciona esta cuenta para hacer pagos menores a proveedores, anticipos a

empleados u otro concepto autorizado.

El registro de esta cuenta se realiza en el formulario denominado movimiento diario de

caja. Los campos que contiene la información en esta cuenta son:

-Entradas de efectivo

- Ventas de contado

-Abonos de clientes

-Salidas de efectivo

- Egresos varios

El movimiento de dinero a través de la cuenta de caja debe presentar ciertos

documentos que soportan el dinero disponible.

Existen algunas partidas que se denominan efectivo y otras que no podrán ser

consideradas como tal, a continuación encontraremos un cuadro donde podremos

identificar los rubros que se consideran efectivo y los que no deben ser confundidos

como tal, a nivel de la cuenta de caja.

Si es efectivo No es efectivo

*Moneda de circulación oficial

emitida por el Banco Central

de Venezuela.

* Monedas de otras

denominaciones.

* Cheques de gerencia, cheques

recibidos de personas

naturales y el recibido de

empresas.

* Recibos conformados de

tarjetas de crédito que estén

pendientes por depositar.

* Vales de cesta ticket, que se

hayan recibido de clientes y

que son equivalentes. *Cheques posfechados, hasta

que se pueda convertir en

efectivo.

* Cheques devueltos, para lo

cual debe hacerse una cuenta

específica, distinta a caja.

* Dinero en custodia de

terceros.

Finalmente, en relación a esta cuenta, es necesario conocer cuales son las operaciones

contables que pueden hacerse, en este sentido a continuación mencionamos las

transacciones posibles referidas al cargo y abono en la cuenta de caja, según Catacora

(1998).

Se carga por:

-La creación del saldo inicial asignado para ser manejado por la caja.

- Los ingresos en efectivo por diferentes conceptos:

- Reembolsos por parte de empleados.

-Cobros a clientes.

-Transferencias de fondos.

-Reposiciones por cualquier otro concepto que incremente la

disponibilidad de fondos en moneda de curso legal.

-Documentos representativos de efectivo como cheques de gerencia, cesta

ticket, vouchers o comprobantes de consumo de tarjetas.

- El incremento correspondiente al ajuste por tasas de cambio sobre moneda

extranjera al cierre de un período.

- Los sobrantes de efectivo que pueden derivarse de arqueos realizados por la

empresa.

Se acredita por:

- Pagos realizados por diferentes conceptos

- Pagos menores a empleados.

- Pagos a proveedores cuyo monto sea menor.

- Otros conceptos.

-La transferencia de fondos a otras cuentas.

- La disminución correspondiente al menor valor de las monedas extranjeras

llevadas en la caja.

-El cierre de la cuenta caja.

- El depósito de saldos de caja en las cuentas corrientes.

Fondos Fijos

La cuenta que se denomina fondos fijos está constituida por la disponibilidad de

efectivo en moneda nacional o extranjera disponible. Se constituyen para un fin

específico y recurrente que se hayan establecido. Su custodia generalmente se le asigna

a una persona, pero no puede tener la responsabilidad de efectuar los registros contables

que se deriven de su operación. También se le da el nombre de caja chica.

Los pagos que se hacen por caja chica deben estar aprobados y autorizados por quienes

establezca la empresa. Las facturas que soportan estos pagos deberán ser inutilizadas

con un troquel o la palabra “cancelado”, de forma que no puedan ser presentadas

nuevamente para su cobro.

Se diferencian de una cuenta de caja en que los montos permanecen constantes y sólo

varían cuando se toma la decisión de disminuirlos o aumentarlos a una cantidad

específica. En este sentido se puede observar que los registros contables relacionados a

esta cuenta que se pueden realizar son los siguientes:

-Constitución del fondo fijo: Permite contabilizar la apertura o constitución del

fondo fijo, realizado por el departamento de contabilidad.

-Aumento del

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