El Proceso Administrativo

ORGANIZACIÓN

Parte del proceso administrativo que se encarga de agrupar y coordinar actividades que integran a una empresa, creando unidades administrativas a las que se establecen niveles de autoridad, responsabilidad y jerarquía correspondiente, además, se determinan las funciones, deberes, atributos y dependencias  para el logro de los objetivos.

¿Qué es una organización?

Es una agrupación de personas que comparten ideas y fines comunes. Pueden o no, ser lucrativas.

¿Qué es organización?

Es coordinar actividades que me lleven a lograr metas a través de recursos.

• Recursos: Es lo que tengo.
• Metas u objetivos: Es lo que voy a hacer.

¿Qué tipo de recursos?[pic 1]

• Recursos materiales
• Recursos financieros
• Recursos humanos
• Tiempo
• Dinero
• “How Know” – (Conocimiento, experiencia y habilidades)

La estructura organizacional

Es el arreglo formal de las tareas o labores dentro de una organización.

• Asignados a individuos o departamentos.
• Relaciones de subordinación formales.
• Diseño de sistemas para asegurar coordinación eficaz.

Elementos de la estructura organizacional

1. Especialización del trabajo. (división del trabajo)

• Grado al cual las tareas organizacionales se subdividen en trabajos separados.
• Los empleados dentro de cada departamento solo realizar tareas específicas, lo que los vuelve eficientes.

1. Cadena de mando.

• Línea continua de autoridad que vincula a todas las personas en una organización y especifica a quién se le debe reportar.

1. Tramo de control.

• Número de empleados que le reportan a un supervisor.

1. Centralización.

• La autoridad encargada de la toma de decisiones se encuentra en los niveles altos de la organización

1. Descentralización.

• La autoridad para la toma de decisiones llega a los niveles jerárquicos más bajos.

Consideraciones importantes.

• Los cambios importantes y la incertidumbre suelen estar asociados con la es centralización
• La cantidad de centralización o descentralización debe ajustarse a la estrategia de la empresa.
• En tiempos de crisis o riesgo de fracaso de la empresa, la autoridad debe centralizarse.

Departamentalización

Base para el agrupamiento de puestos en departamentos.

• Funcional
• Divisional (por producto)
• Geográfica
• Proceso
• Matricial

Departamentalización Funcional

Agrupa las tareas de acuerdo a las funciones que desempeñan.

[pic 2]

Ventajas: Uso eficiente de los recursos y especialización en cada producto

Desventajas: Mala comunicación entre las áreas y visión limitada de los objetivos organizacionales.

Departamentalización Divisional (por producto)

Agrupa las tareas de acuerdo a las líneas de producto.

[pic 3]

Ventajas: Especialización en cada producto, los gerentes se vuelven expertos en su negocio, es más cercano a los clientes.

Desventajas: Se duplican funciones (Es más costoso $), visión limitada de los objetivos organizacionales, imagen corporativa no uniforme.

Departamentalización Geográfica

Agrupa las tareas de acuerdo a las regiones geográficas.

[pic 4]

Ventajas: Manejo más eficiente de las especificaciones de las regiones, se satisfacen necesidades locales.

Desventajas: Se duplican funciones, Sentimiento de abandono por parte de otras áreas.

Departamentalización Por proceso

Agrupa las tareas de acuerdo al flujo que sigue el producto o el cliente.

[pic 5]

Ventajas: Flujo de actividades más eficiente.

Desventajas: Solo puede usarse en cierto tipo de productos o empresas.

Departamentalización Matricial

Combina los aspectos de el enfoque funcional y el divisional. Presenta líneas de autoridad dual.

• Es más descentralizada.

Ventajas: Uso más eficiente de recursos, flexibilidad, adaptabilidad, cooperación interdisciplinaria.

Desventajas: Frustración y confusión por cadena de mando dual, Conflictos entre nodos de la matriz, muchas reuniones.

Los manuales de la empresa

• Manual de organización
• Manual de procedimientos
• Manual de políticas
• Manual general
• Manuales específicos
• Manual de descripción de puestos

Cultura organizacional

DIRECCIÓN

De que manera vamos a ejecutar lo que planeamos para lograr los objetivos

• Acción o influencia interpersonal de la administración para lograr que (sus subordinados) (se) cumplan los objetivos, mediante la toma de decisiones, la motivación, la comunicación y el trabajo de equipo.

• Acción encargada de orientar, comunicar, capacitar y motivar al factor humano para contribuir al logro de los objetivos de la empresa. 

¿Qué es la dirección?

Es la acción de orientar, capacitar y motivar al personal

¿Por qué es importante?

• Se encuentra estrechamente relacionada con el liderazgo
• Identifica aptitudes y motivaciones
• Ejecuta lo establecido en la planeación y organización
• Factor clave para la productividad (echo a tiempo)
• A través de ella se logra la comunicación organizacional
• Ayuda en gran medida al alcance de objetivos e implementación de métodos de trabajo. (tiene que ver con la comunicación)

Elementos de la dirección

Motivación

¿Qué es la motivación?

• Activación, dirección y persistencia del comportamiento
• Fuerzas (algo) que despiertan el entusiasmo y persistencia para buscar un curso de acción

• Los gerentes deben averiguar qué motiva a cada individuo

Modelo de motivación

1. Surgen a partir de una necesidad[pic 6]

• Crear el deseo para satisfacer una necesidad

1. Acciones que se toman para satisfacer la necesidad.
2. Recompensas. (pueden ser)

• Intrínsecas
• Extrínsecas

 [pic 7]

Recompensas

Intrínseca:

• Satisfacciones que se reciben en el proceso de desempeñar una acción particular

• Sentimiento de logro
• Sentimiento de satisfacción

Extrínsecas:

• Son dadas por otras personas. Incluyen promociones, aumentos ($) y bonos.
• Tienen su origen en el exterior, resultan de complacer a los demás.

Enfoques de la motivación

• Tradicional:

• Hombre económico
• Pago de incentivos
• Recompensa por cantidad y calidad

• De las relaciones humanas:

• Recompensas no económicas: Grupos de trabajo congeniales (necesidad de socializar).
• Hombre social

• De Recursos Humanos

• Persona completa  =   Hombre económico  +  hombre social

• Contemporáneo

• Teorías de contenido: Enfatiza las necesidades que motivan a las personas.

Teoría de Maslow

“Las necesidades existen en un orden jerárquico”

[pic 8]

Las personas están motivadas por múltiples necesidades y existen en un orden jerárquico

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