El administrador y sus funciones

EL ADMINISTRADOR Y SUS FUNCIONES

El administrador, es un profesional formado para integrar y dirigir grupos humanos hacía el logro de los objetivos organizacionales, mediante la planeación, la organización, la dirección y el control. Para administrar de mejor manera, se deben tener en cuenta:

Los Procesos Gerenciales

El proceso gerencial variará según el área que se trate.  Las actividades que se desarrollan en el área de finanzas, son muy diferentes a las que debe desarrollar un jefe de mercadotecnia o de recursos humanos, pero existe un proceso que es común a todos ellos, el cual está integrado por Las cuatro etapas básicas: Planeación, organización, dirección y control.

Para llevar a cabo adecuadamente todas las tareas, es necesario tener ciertas actitudes como Administrador, dentro de las que encontramos:

• Aceptarse con un sentido ético y responsable.
• Atender el desarrollo integral.
• Generar ideas creativas, desarrollándolas constantemente.
• Ser emprendedor para desarrollar organizaciones.
• Innovar sistemas administrativos.
• Ser críticos positivos.
• Tener valor para aceptar responsabilidades.

El Perfil Gerencial

Cada profesión requiere de un perfil que se entiende como un conjunto de actitudes, aptitudes y habilidades que debe tener la persona que lleve a cabo la administración. Según Fayol, el administrador debe  tener el siguiente perfil:

• Cualidades físicas: Tiene que ver con el aspecto físico y con la imagen que proyecte a las demás personas.
• Cualidades morales: Esto tiene que ver con la ética y valores que se establecerán en la organización, a través de la dirección.
• Cualidades intelectuales: Se refiere a las capacidades analíticas, de razonamiento, empleo de criterios,   técnicas, etc.

• Conocimientos generales: Debe tener una noción general del trabajo en la organización, para poder evaluar y controlar si se están realizando las funciones correctamente, para que de esta forma puedan ser  modificadas.
• Conocimientos específicos: Debe tener una noción clara del área donde opera, por ejemplo, el gerente de producción de una empresa, debe conocer en forma específica los trabajos que se realiza en dicha área, tales como; el proceso de elaboración de un producto, la calidad, los materiales que se deben ocupar, etc.
• Experiencia: Una persona con experiencia puede aportar más en situaciones delicadas o donde la toma de decisiones se deba hacer en forma rápida, ya que tiene mayor conocimiento práctico del trabajo en cuestión.

Un administrador, es aquella persona responsable de que el negocio realice todas las actividades necesarias para que se cumplan los objetivos de la empresa. El administrador debe ser una persona comprometida, con experiencia, tanto técnica en el área a administrar, como en el manejo de personal, tener capacidad de trabajo bajo presión, conocimientos  técnicos y habilidades empresariales, así como también aptitudes para poder aprovechar el “esfuerzo ajeno” y lograr que sucedan las cosas.

Existen tres tipos de habilidades necesarias para que el administrador pueda ejecutar eficazmente el proceso administrativo, según Robert Katz: la habilidad técnica, la humana y la conceptual.

• Habilidad Técnica: Consiste en utilizar conocimientos, métodos, técnicas y equipos necesarios para la realización de tareas específicas, a través de su instrucción, experiencia y educación.

• Habilidad Humana: Consiste en la capacidad y en el discernimiento para trabajar con personas, comprender sus actitudes y motivaciones, aplicando un liderazgo^[1] eficaz.

• Habilidad Conceptual: Consiste en la habilidad para comprender las complejidades de la organización global y en el ajuste del comportamiento de la persona, dentro de la organización. Esta habilidad permite que la persona se comporte de acuerdo con los objetivos de la organización total y no solamente de acuerdo con los objetivos y las necesidades de su grupo inmediato.

Los Roles Administrativos

El término roles administrativos, se refiere a categorías específicas de comportamiento administrativo. Según Mintzberg, los administradores desempeñan diez diferentes roles que están muy relacionados entre sí, y son:

• Roles Interpersonales: se requiere que todos los administradores desempeñen funciones que tiene una naturaleza ceremonial y simbólica. Cuando el rector de una universidad entrega diplomas en una graduación, o un supervisor de fabricación acompaña en una visita a la planta, a un grupo de estudiantes de preparatoria, actúan en un papel de representación y figura decorativa. Todos los administradores tienen un rol de líder. Este rol incluye la contratación, capacitación, motivación, y disciplina de los empleados. El tercer rol dentro del agrupamiento interpersonal es el rol de enlace. Mintzberg describió esta actividad como el contacto de fuentes externas que proporcionan información al administrador. Estas fuentes son individuos o grupos fuera de la unidad del administrador y pueden encontrarse dentro o fuera de la organización. El gerente de ventas que obtiene información del gerente de personal en la misma compañía, tiene una relación interna de enlace. Cuando ese gerente de ventas tiene contacto con otros ejecutivos de ventas a través de una asociación comercial de mercadotecnia, tiene una relación externa de enlace.

• Roles de Información: todos los administradores, hasta determinado grado, reciben y captan información de organizaciones fuera de la suya. generalmente, esto se hace por medio de la lectura de revistas y al hablar con otras personas, para saber los cambios en los gustos del público, lo que pueden estar planeando los competidores y cosas semejantes.  A esto Mintzberg lo llamó el rol de seguimiento o vigilancia. Los administradores también actúan como conducto para transmitir información a los integrantes de la organización, este es el rol de diseminador. Cuando ellos representan a la organización frente a extraños los administradores también desempeñan el rol de voceros.

• Roles Decisionales: Mintzberg identificó cuatro roles que giran alrededor de la toma de decisión. Como emprendedores, los administradores inician y supervisan nuevos proyectos que mejoraran el desempeño de su organización. Como manejadores de disturbios, toman acciones correctivas en respuesta a los problemas no previstos con anterioridad. Como asignadores de recursos, los administradores son responsables de distribuir los recursos humanos, físicos y monetarios. Por último, los administradores se desempeñan como negociadores cuando analizan y negocian con otros grupos y así obtener ventajas para sus propias unidades.

Sin embargo, se han definido roles administrativos tradicionales, que deben desempeñar los administradores, los cuales son:

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