“El efecto del correcto uso del manual de funciones sobre la productividad del área logística de la empresa Quala S.A.”

Trabajo de Investigación Aplicada I

ANALISIS MANUAL DE FUNCIONES

“El efecto del correcto uso del manual de funciones sobre la productividad del área logística de la empresa Quala S.A.”

Presentado Por:

Christian Camilo Giraldo Martínez

Viviana Ortiz Agudelo

Juan Camilo Espitia Galindo

Materia:

Investigación Aplicada I

Docente:

John Jairo Rico

Corporación Universitaria Americana

Medellín

Año 2019

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TRABAJO INVESTIGACIÓN APLICADA I

“El efecto del correcto uso del manual de funciones sobre la productividad del área logística de la empresa Quala S.A.”

CAPITULO 1. ENTIDAD

1.1 Introducción:

La empresa Quala S.A. es una multinacional que se creó hace 38 años en la ciudad de Bogotá, con el fin de ofrecer al mercado Colombiano productos innovadores, económicos y de excelente calidad. Durante todo ese tiempo Quala ha lanzado al mercado excelente productos que han cambiado la forma de consumo ce los habitantes del país y ha trascendido internacionalmente llegando a países de América Latina tales como Ecuador, Brasil, Venezuela, Perú, Nicaragua, República Dominicana y en el último año Honduras.

Actualmente cuenta con más 8000 empleados en todo el país, actualmente el área administrativa y de logística vive un gran problema debido al desconocimiento y mal uso de los manual de funciones especificado para cada labor, lo que está ocasionando que el tiempo de los empleados para realizar sus labores sea cada vez mayor, el desgaste operativo se ve acrecentado por las malas funciones y tareas, los empleados hacen labores que no corresponden a su rol, pero por desconocimiento e ignorancia en los procedimientos simplemente los siguen realizado, esto ha causado que se tarden mucho más tiempo en realizar las funciones que son realmente de su competencia, en el último año para la empresa se ha convertido en un objetivo esencial la productividad de las áreas operativas, puesto que le mercado cada vez es más grande y con el lanzamiento de nuevos productos e iniciativas se hace necesaria una operación logística efectiva.

El área de logística es el eslabón de la cadena de abastecimiento más importante en la empresa ya que de esta depende el alistamiento, recibo, cargue y despacho de los productos de la compañía al cliente final, y así mismo sobre ella recaen todos los procesos tanto de logística inversa (grabación y recibo de novedades con el cliente), como de legalización final para de esta forma poder dar finalizado el ciclo de compra y poder de nuevo iniciar la cadena de abastecimiento con el cliente.

             1.1.1. Descripción del contexto:

La productividad en el área operativa de la empresa es esencial para poder cerrar la cadena de abastecimiento con el cliente pues es el cierre de la venta que realiza el área comercial, y es la última carta de presentación ante estos mismos. Sin embargo el crecimiento de las ventas y la capacidad de producción que se ha aumentado hace que las operación es de recibo, almacenamiento y despacho del área operativa sean los mejores, dicho esta se ha detectado que los resultados en la productividad en el área no son las mejores, pues los objetivos en materia de cifras para cada operario propuestos desde la gerencia no se están cumpliendo, ha habido un acercamiento a la meta pero no se podido cumplir en su totalidad.

Esto se debe a que algunas funciones de los operarios no están claras, y las funcione específicas para cada cargo no son conocidas por el operario, por ello se requiere que cada operario tenga y conozca su manual de funciones de esta manera tendrá un control sobre su día a día y las tareas que debe cumplir, así mismo tendrá un procedimiento específico para realizar las tareas, los que aumentara la eficiencia de los operarios y por ende los indicadores.

El aumento de la productividad en el área operativa hará que las entregas al cliente y las ventas de vean incrementadas y beneficiadas, por ende el correcto uso del manual de funciones se convierte en una gran oportunidad para que se puedan cumplir los indicadores propuestos por la gerencia.

1.1.2 Oportunidades

Durante el análisis hemos descubierto las siguientes oportunidades:

• El control de los procesos de cada operario es mejorable, no se lleva un seguimiento de tiempos de cada tarea  y el operario en ocasiones desconoce el día a día de sus tareas y no tiene como medirlas.
• El manual de funciones del área no está diseñado para cada puesto en específico, solo se tiene  funciones generales pero no se ha diseñado un manual acorde a los diferentes roles que cumple el operario en el área.
•  La capacitación que se realiza al operario no se realiza con base a un manual estructurado para cada tarea o función.
• El costo de mano de obra se ha visto incrementado debido a que en ocasiones los proceso requieren más tiempo del realmente establecido y esto ocasiona horas extra, jornadas de trabajo más larga lo que ocasiona un incremento en el valor de la nómina del área.

1.1.3 Como diferenciarse

Con la implementación de un manual de funciones estructurado y organizado para cada operario, se tendrán unas tareas y funciones claras y una organización  del día a día, los operarios podrán tener un mejor control de su tiempo y se podrán unas metas claras y logrables, la motivación también se verá afectada debido a que ellos sentirán que están contribuyendo al logro de la meta propuesta desde la alta gerencia.

También se verá beneficiados los procedimientos internos de la empresa, esto debido a que si se logra éxito en la investigación se podrá utilizar los conocimientos adquiridos para hacer cambios en los actuales manuales de funciones del área, y se podrían implementar a escala nacional los cambios para cumplir con las metas requeridas.

Los operarios tendrán más claros los roles que juegan en la compañía y se crearan sinergias mucho más estructuradas para el equipo de trabajo de cada proceso ya se de alistamiento, recepción o almacenamiento de producto.

El costo de la mano de obra para la compañía se verá muy beneficiado, esto debido a que el manual de funciones implementará en el operario una mejor cultura en sus tiempo de cumplimiento de tareas, no se requerirán horas extras ni tampoco jornadas más largas, se eliminaran sobrecostos innecesarios.

1.2 Aspectos constitutivos

1.2.1 Reseña histórica:

“Nuestra historia inicia en 1980 cuando un grupo de personas se unen para aprovechar el potencial del país para producir y comercializar alimentos de calidad.

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