El procedimiento de entrada de mercancías

Capítulo I

Logística de entrada

Recepción de mercadería

1) Cliente emite O.C y la envía al proveedor y a compras MCL simultáneamente.

2) Proveedor se comunica con MCL y solicita un horario de recepción, donde deberá entregar información de la orden de copra, volumen de mercadería, productos y la empresa a quien vendrá dirigida la entrega.

3) La mercadería sale de las dependencias del proveedor con su guía de despacho, la cual deberá venir con una copia de la orden de compra del cliente, ó hacer referencia a una orden de compra especifica.

4) Una vez que la mercadería llega a las bodegas de MCL, en portería se hace un primer control, donde se deja registrado que guías de despacho ingresaron y a quien correspondían, para luego dar aviso al área de recepción y ésta indique el portón al cual se debe dirigir el camión.

5) El auxiliar de recepción asigna el portón para recibir la mercadería y verifica que la guía de despacho tenga orden de compra en el sistema de la empresa.

a) Si tiene orden de compra, se imprime.

b) Si no tiene orden de compra, se encarga de transmitir la información al Jefe de Recepción para que él se encargue de realizar la consulta con el área de compras para que este la cree en el sistema. De no tener conocimiento el área de compras debe consultar con el cliente y solicitarles dicha orden para poder crearla. Si el cliente autoriza la recepción de la mercadería pero no envía la orden, compras autorizara a recibir pero el auxiliar deberá realizar la recepción solo con la orden del proveedor.

“Si no está el Jefe de Recepción un auxiliar designado previamente deberá dirigirse a compras para averiguar por la orden de compra”, y si la ocasión lo amerita autorizar el ingreso de la mercadería.

6) El auxiliar de recepción durante la recepción deberá tener en cuenta:

o Verificar la unidad de medida.

o Comparar la descripción de la orden de compra, con lo que llegó físicamente.

o Si en el proceso se detectan problemas para poder hacer la recepción normalmente, se dará aviso al coordinador de recepción para que haga las gestiones adecuadas.

a) Si la mercadería que llega no concuerda con la que dice la orden de compra se pueden presentar dos casos.

a. Que llegue de menos.

• Se trata de una entrega parcializada, con lo cual se recibirá sin problemas.

• Se trata de un error del proveedor, se recibe y se deja una nota en la guía.

b. Que llegue de más.

• En ese caso se debe comunicar al coordinador de recepción, para que éste haga los trámites internos, ya sea con su jefe directo ó con el área de compras, para que se comuniquen con el cliente y se pregunte si él extiende la orden de compra.

 Si se comunico con el cliente y éste autorizo recibirla como viene hay dos opciones:

• Si aun no se ingreso el total del pedido al sistema, se debe comunicar con compras para que ellos extiendan la O.C.

• Si en el momento de recibir el pedido, se ingresaron cantidades en el sistema, la O.C ya queda cerrada y se deberá generar una nueva.

 Si no se pudo comunicar con el cliente o le dijo que no extendía la orden de compra, se debe realizar la devolución del excedente.

7) Una vez que termina la recepción, deberá dirigirse al coordinador con el formulario de recepción, ó con la orden de compra, para verificar que la mercadería recibida coincida con la guía de despacho que envió el proveedor.

 Si se comprueba que tanto la guía de despacho como lo que se recibió efectivamente concuerdan, deberá colocarle el sello de la empresa, su sello personal y firmarlo.

 Si no concuerda, se deberán hacer las anotaciones correspondientes en la guía de despacho y se recibirá según corresponda.

8) El recepcionista una vez revisado todo, deberá pasarle al encargado del primer ingreso la guía de despacho del proveedor junto con la impresión de la orden de compra ó el formulario de recepción.

Recepcionista

1) La auxiliar de digitación entregará las guías de despacho a la recepcionista para que la escanee

2) la recepcionista luego de escanear las guías, las deberá devolver a la encargada del archivo.

3) la encargada del archivo las archiva, por empresa con su respectivo correlativo

4) la recepcionista atenderá las llamadas y visitas que lleguen a la empresa y la transferirá a las personas correspondientes.

5) Los documentos que lleguen a la empresa lo recibirá la recepcionista y lo distribuirá a las personas o áreas correspondientes.-

Gestión de stock

Reposición de mercadería

1) Se recibe la hoja de reposición que entrega el área de recepción de mercadería

2) El coordinador de reposición deberá realizar un primer chequeo de la mercadería y asignarla al auxiliar de reposición

3) El auxiliar de reposición deberá verificar que la mercadería según la ubicación que le corresponda en cuanto a (código del producto, descripción, unidad de venta, cantidad y calidad) con la hoja de reposición

4) El auxiliar de reposición, repone la mercadería según la ubicación que le corresponda y si no hay suficiente espacio para almacenarla, le asigna una bodega temporal mientras se genera el espacio en su picking correspondiente

5) Luego realiza el paletizado de las unidades que exceden la capacidad del picking y se almacena en las bodegas asignadas anteriormente

6) El auxiliar de reposición ingresa al sistema las ubicaciones de la mercadería que está reponiendo y los traslados que realizó de la mercadería que no ocupó

7) Para lo cual deberá ingresar:

 La ubicación a ocupar

 Asignar un código a la ubicación

 Realizar el traslado de la cantidad a asignar. (tener en cuanta la rotación de los productos)

8) El auxiliar de reposición entrega la documentación con su timbre y firma al coordinador de reposición

9) El coordinador hará la recepción de las hojas de reposición para confrontar lo asignado

10) Luego entregará las hojas de reposición al jefe de reposición el cual dará a viso al auxiliar del segundo ingreso para que lo pueda realizar

11) El jefe de reposición revisa los traslados que se realizaron y verifica las ubicaciones que se le asignaron en el sistema, los firma, y les coloca su timbre a las que cumplan con los requisitos establecidos y las que estén erróneas devuelve a los auxiliares de reposición para que los verifiquen el traslado que ingresaron

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