Elaboración de Plan: plan de contingencia de la empresa

Actividades

Elaboración de Plan: plan de contingencia de la empresa

Rotación de Personal genera un rezago de expedientes de Quejas de la Dirección General Adjunta de Quejas

Evaluación. -

1.- Responsable del proyecto será el Director General Adjunto de Quejas y el Director de Quejas, al ser los responsables del Área que presenta la problemática y como mandos.

2.- En el área de Quejas se presenta un rezago (2016 – a la fecha) importante de expedientes sin concluir de las diversas quejas presentadas ante la empresa, dando incumplimiento al estatuto orgánico, misión y visión.

Se identificó que la problemática es por la rotación de personal que presenta la Dirección General Adjunta de Quejas se estima que cada persona que labora directamente en el Área su tiempo promedio de labores dentro de la empresa es de 11 a 15 meses, el área encargada para dar atención a los expedientes hace énfasis en que cada expediente de queja tarda un aproximado de 10 a 16 meses para concluirlo, en ese orden de ideas se realizó un análisis en conjunto con el área de Recursos Humanos de la empresa enfocado en identificar las bajas que ha presentado esa área (Dirección General Adjunta de Quejas) de 2016 a la actualidad, tiempo que se ha estado dando el rezago en los expedientes de quejas dando como resultado lo siguiente:

Se propuso revisar cada una de las encuestas de salida que se aplica al personal una vez se les tramita su baja, las cuales contiene un apartado que denominado “motivo por el cual causó baja”, se procedió a la realización de una gráfica con los motivos principales de las bajas del personal del área que atiende las Quejas:

Resultando el motivo principal el bajo reconocimiento del trabajo seguido de una alta responsabilidad del puesto por un sueldo menor y finalmente les ofrecen un sueldo mejor en otra empresa.

3.- Se identifica que en caso de no tener al personal en tiempo y forma nos puede llevar a lo siguiente:

a) No cumplir con los objetivos y compromisos de la empresa.

b) Tiempo de espera en resolución de quejas presentadas.

c) Expedientes sin resolver lo que provoca más rezago.

d) Falta de espacio para el archivo a causa del rezago.

e) Derivado del punto anterior, perdida de información.

En caso de una nueva contratación dentro del área de la problemática puede presentar los siguientes riesgos:

a) Período de mayor tiempo a la adaptación.

b) No alcanzar el nivel óptimo de rendimiento.

c) Curva de aprendizaje.

4.- Una alternativa para solución es la retención de talento conjunto con el área de Recursos Humanos puntos a considerar:

1) Identificación del potencial de cada persona contratada por parte de la Dirección General Adjunta de Quejas.

2) Participación en programas de desarrollo de habilidades específicas del Área.

3) Mejor remuneración y beneficios extra para perfiles con potencial.

4) Préstamos a tasas bajas o tasa cero.

5) Beneficios extra:

a) Año sabático.

b) Proyectos desafiantes.

c) Expatriaciones.

d) Pago de algún diplomado o conferencias.

e) Participación en actividades “top” fuera del ámbito laboral (cenas, juegos de squash o fútbol con el CEO y un grupo selecto de directores, etc.).

6) Liderar equipos de proyectos clave para el negocio. (Logicalis Business and technology working as one)

La empresa cuenta con la modalidad de contratación de prestadores de servicios profesionales, son personas físicas con actividad empresarial, las cuales sirven como proveedores hacia la empresa, está seria nuestro plan de respaldo al seguir teniendo la rotación de personal. Se les contrataría para atender la problemática (solo se centrarían en esa actividad), así mismo se les daría una capacitación para estar en posibilidad de poder atender el problema y solucionarlo en el menor tiempo posible.

De cada alternativa identificada específicamente la del párrafo anterior se deberá contar con un presupuesto extra cada año para poder financiar ese tipo de contratación y tenerlo contemplado para el siguiente ejercicio fiscal, con el objetivo de poder contrarrestar la problemática en caso de que vuelva a suceder.

Estas son solo algunas ideas clave que ayuda a mejorar el clima laboral, además se tiene el objetivo de poder sacar el potencial no solo de un trabajador o dos sino de toda la empresa ya que se haría extensible a todo el personal y así motivar a la permanencia del personal dentro de la empresa.

Planificación. -

Objetivo del Plan. –

Prevenir y eliminar el rezago de expedientes de Queja dentro de la empresa, elaborar procesos que permitan la continuidad de la operación agilizando los procedimientos y a la vez minimizar riesgos de fugas de información, así como mejorar la calidad de atención de las quejas presentadas por los quejosos a la empresa.

Modo de ejecución. –

Se toma en cuenta el rezago que se ha presentado a la fecha, el plan de emergencia es darle salida a los expedientes que se encuentran parados o en total abandono desde 2016.

El plan consiste en realizar un análisis con las áreas pertenecientes a la Dirección General Adjunta de Quejas, con la finalidad de saber que expedientes pueden resolverse de manera inmediata y así deshacerse de la mayor cantidad posible en menor tiempo, al mismo tiempo se considera necesario por el volumen de expedientes y el tiempo que se necesita para darles conclusión, se solicitaría la contratación de personas prestadoras de servicios profesionales, las cuales se les daría una capacitación previa para poder estar en completa disponibilidad de darle finito al tema.

Tiempo de Duración. –

Se estima que la de duración del plan de contingencia, tomando en cuenta que cada expediente tiene un tiempo de resolución de 10 – 16 meses, dándole prioridad y contando con un equipo que se encuentre especializado solo a esa tarea entre 1 y 2 años.

Costos estimados. –

Se contrataran de 6 a 8 prestadores de servicios profesionales para la actividad con un sueldo estimado de $13,000.- pesos mensuales a cada uno, comenzando el 1ro de julio del año en curso.

Estimación de costos para resolución de problemática

PSP´s Monto por el N° de personas Año

2019 2020 2021

...