Elaboración y aplicación de procedimientos adecuados de adquisición de la centralización de compras de la integración

-Una importante organización sanitaria- hospitalaria con centros repartidos en todo el territorio nacional, se encontraba con un problema de desorganización grave en sus compras principalmente debido a que todos los centros realizaban la función de compras sin tener criterios comunes: distintos catálogos de productos sanitarios y no sanitarios, falta de una política de Compras y de procedimientos claros e únicos, ningún sistema de control de las condiciones pactadas con los proveedores, inexistencia de indicadores de gestión-de compras y poca o casi nula actividad de negociación.

Esta situación era aprovechada por los proveedores para vender a precios altos.

La consecuencia evidenciada por esta falta de organización era una importante atomización del volumen de compras que conlleva la pérdida de la eficacia de las compras y automática- mente unos elevados costes de adquisición por parte de la institución.

Soluciones aportadas

Tras un análisis exhaustivo de la situación, HLL elaboró una propuesta de acción que, tras ser aprobada por el cliente, se ejecutó de la siguiente manera:

1. Se reestructuró el Dpto. Corporativo de Compras y se consolidó su rol como único actor en la gestión de Compras. Con la incorporación al nuevo equipo de profesionales en compras sanitarias de HLL, se aportaron al Dpto. reestructurado claras políticas de compras, reglas de conductas y transparencia con los proveedores, además de pautas y objetivos de negociación.

2. Se creó un Catálogo Corporativo de Productos Sanitarios y no Sanitarios único con criterios claros y cuya gestión se realizaba desde el Dpto. de Compras Corporativo. Dicho catálogo se trasformó rápidamente en una herramienta eficaz para la identificación y gestión de la información relacionada con los productos utilizados en la organización. Con dicha información se procedió a homogeneizar el uso de los productos hasta llegar a homologar un producto para todos los centros y poder consolidar el volumen

de compras.-

3. Se crearon e implementaron los procedimientos de compras adecuados a la centralización de las compras integrando en

ciertas etapas del proceso la participación activa del personal asistencial de los centros en la toma de decisión, concretamente en la fase de homologación de productos.

4. Se pusieron en marcha circuitos claros de petición y aprobación en torno a las compras de productos sanitarios, no sanitarios,

activos fijos y servicios generales.

5. Se implantaron los indicadores de gestión necesarios para la correcta gestión de compras y su seguimiento presupuestario.

6. Se consolidaron los volúmenes y se iniciaron las negociaciones corporativas.

-El resultado ha sido la centralización de todas las compras de la institución y su gestión a través de un Dpto. de Compras Corporativo

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