Ensayo Definición de Organización.

Definición de Organización.

        Una organización es un grupo social formado por personas, tareas y administración, que interactúan en el marco de una estructura sistemática para cumplir con sus objetivos. Las técnicas de organización construyen una herramienta que facilita el desarrollo de los procesos administrativos así como optimizar los recursos disponibles, aplicando principios y formando diagnósticos que nos permitan recomendar soluciones, surgiendo un modelo organizacional.

Procesos de organizar.

        Consta de los siguientes seis pasos:

• Establecimiento de los objetivos de la empresa.
• Formulación de los objetivos, políticas y planes de apoyo.
• Identificación, análisis y clasificación de las actividades necesarias para cumplir esos objetivos.
• Agrupación de esas actividades de acuerdo a los recursos humanos y materiales disponibles y con la mejor manera de utilizarlos dadas las circunstancias.
• Delegación al responsable de cada grupo de autoridad necesaria para el desempeño de las actividades.
• Enlace horizontal y vertical de los grupos entre sí, por medio de relaciones autoridad y flujo de información.

Principios de Organización.

•  División del trabajo: Es el principio de la especialización necesario para la eficiencia en la utilización de las personas. Consiste en la designación de tareas específicas a cada una de las partes de la organización.
•  Autoridad y Responsabilidad: La autoridad es el poder derivado de la posición ocupada por las personas y debe ser combinada con la inteligencia, experiencia y valor moral de la persona.
• Unidad de Mando: Una persona debe recibir órdenes de sólo un único superior. Es el principio de la autoridad única.
• Unidad de Dirección: Principio según el cual cada grupo de actividades que tienen un mismo objetivo, debe tener un solo jefe y un solo plan.
•  Centralización: Se refiere a la concentración de autoridad en la cima jerárquica de la organización.
• Jerarquía o Cadena Escala: Debe hacer una línea de autoridad, del escalón más alto al escalón más bajo de la organización. Toda orden pasa por todos los escalones intermedios hasta llegar al punto donde deba ser ejecutada.

Instrumento de la Organización.

Para materializar el diseño de la estructura organizacional y todo lo que conlleva, son necesarios los instrumentos para llevar a cabo una organización racional. Es indispensable contar con ellas y aplicarlas de acuerdo con las necesidades de cada grupo social. Las principales herramientas de la organización son:

1. Asignación de Puesto: Es una relación escrita que delinea los deberes y las condiciones relacionados con el puesto. Proporciona datos sobre lo que el aspirante hace, como lo hace y porque lo hace.
2. Organigramas: Es el resultado de la organización ya que es la representación grafica de cómo se organizo la empresa. El organigrama es un conjunto de figuras geométricas, rectángulos, círculos, cuadros etc. que representan órganos y líneas que se utilizan para dar una idea grafica de cómo está estructurada una organización, por ello es de gran utilidad en la empresa.
3. Manual de Organización: El manual de organización nació de la practica principalmente para asentar por escrito todas las instrucciones, indicaciones y recomendaciones de carácter permanente que se consideran necesarias para el buen funcionamiento de la empresa, eliminando los inconvenientes y prejuicios que trae consigo dejar las cosas a la memoria, el criterio o al buen juicio personal.

Autoridad de Organización.

        Cada puesto dentro de una empresa tiene una serie de derechos propios relacionados con el individuo en sí, sino con el mismo puesto. Es decir que conjuntamente con las responsabilidades de una función determinada, vienen también una sucesión de privilegios que le permiten al sujeto tomar decisiones y dar órdenes. Esa sucesión de privilegios es lo que conocemos como autoridad dentro de un puesto; esta autoridad no es particular del individuo, pertenece al cargo desempeñado.

Poder de Organización.

El poder es un concepto muy amplio en el que un individuo tiene la capacidad de influenciar las decisiones de otro. La autoridad es parte de este amplio concepto. Debe tenerse claro que no es necesaria la autoridad para ejercer el poder. Todas las empresas persiguen objetivos, metas y tienen planes que cumplir, para ello es necesario que utilicen un sistema de coordinación y control basado en el poder que representa cada puesto de la compañía.

Responsabilidad

Podemos definir a la responsabilidad como la obligación personal (por lo que no puede ser delegada) de responder por la ejecución de los deberes asignados, las responsabilidades se describen en los manuales de organización; los propios directivos deben contribuir a ello comenzando por formular sus propias responsabilidades, contribuyendo con esto a mantener la jerarquía y la disciplina.

Concepto de línea.

A la sucesión de puntos en una sola dirección; dentro de una empresa se basa en el principio de una autoridad única, donde cada jefatura responde ante un nivel superior. Este concepto es aplicable a la organización piramidal que emplean actualmente la mayoría de las empresas. Las funciones de línea tienen un impacto directo en el cumplimiento de los objetivos de la empresa. La autoridad lineal se basa en la práctica del poder legítimo.

Concepto de Staff.

        Se refiere directamente a los empleados que contribuyen a que el personal de línea trabaje con mayor eficacia. Son el grupo de expertos que asesoran en la toma de decisiones. Las funciones de staff  tienen un impacto indirecto dentro de la empresa ya que solo ofrecen asesoría técnica, consultoría y monitoreo dentro de la misma, en cualquiera de sus niveles. Su autoridad se basa en la práctica del poder del experto.

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