Esnayo De Sistemas Y Procedimientos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Los manuales de procedimientos son documentos que nos transmiten la información básica del funcionamiento de cada unidad dentro de las organizaciones, estos manuales nos permiten uniformar y controlar el cumplimiento en las áreas de trabajo sin romper las funciones de manera arbitraria, facilita las labores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, reducción de los costos al aumentar la eficiencia general, entre otras ventajas.

Los manuales de procedimientos contienen la descripción de las actividades que deben seguirse en las funciones de cada unidad administrativa, además de esto suelen contener formularios, autorizaciones o documentos necesarios para que sirvan de apoyo en el desarrollo de las actividades diarias de una empresa.

NECESIDAD DE REALIZAR UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Debido a que el manual de procedimientos es una herramienta que nos permite observar y conocer el funcionamiento interno con respecto a la descripción de las tareas, ubicación, requerimientos, y a los puestos responsables de su ejecución, desde luego pese a esta y muchas más razones, se muestra como algo esencial e importante dentro de cualquier empresa desde la más pequeña hasta la más grande.

Por ello es de gran importancia la realización de un buen manual de procedimientos que permita la eficiencia dentro de cada una de las actividades. Que a la hora en que existan trámites con cierto grado de complejidad se muestre de tal manera que permita agilizar la actividad y que pueda aclarar dudas con su descripción detallada de cada procedimiento a cumplir.

La función fundamental del manual es informar al personal respecto a lo que hay que hacer, así como quien, cómo y cuándo habrá que hacerlo.

El contenido del manual de procedimientos se conformara por la siguiente información:

 Portada de identificación

 Índice de manual

 Introducción

 Base legal

 Objetivo del manual

 Procedimientos

 Folio de identificación

 Índice

 Base legal

 Objetivo del procedimiento

 Política y/o normas de operación

 Descripción narrativa del procedimiento

 Diagrama de flujo del procedimiento

 Formularios y/o impresos

 Información general

 Glosario de términos

 Índice temático

 Los nombres de los capítulos se escribirán con letra mayúscula compacta.

 En el extremo derecho de la hoja se anotará la página en que se inicia cada uno de los capítulos.

DE LA REDACCIÓN DEL MANUAL

Lo imprescindible en un manual es que debe ser redactado con claridad y con la mayor precisión posible; se debe codificar apropiadamente; se deben usar frases cortas y palabras de uso corriente, para que pueda ser entendible, en caso de usarse un vocabulario técnico debe explicarse de manera inmediata para que pueda ser entendido; se debe utilizar el sentido positivo y evitar en toda ocasión el uso de la palabra No!

Cada párrafo debe completar una idea independiente, obedecer un esquema lógico, se deben omitir o tratar de evitar las abreviaturas.

Simplemente debemos tomar en cuenta a la hora de redactar un manual las personas que lo van a leer y que uso se le dará, de manera que pueda ser algo comprensible.

Ejemplo de Manual de Procedimientos

Logotipo de Manual de

Institución Procedimientos

Referencia

CONTROL DEL PRESUPUESTO Vigencia Numero de pág.

Día Mes Año

Índice del manual Pág

Introducción 5

Base Legal 9

Objetivo del manual 13

Procedimientos para el registro de afectaciones presupuestarias,

Cancelaciones y emisiones de órdenes de pago I-1

Procedimiento para el registro de compromiso, complementos y

Cancelaciones de pedidos II-1

Procedimiento para el ejercicio de capítulos presupuestario VI-1

Glosario de Términos

...