Estructura Organizacional

Introducción

Toda organización tiene objetivos, los que deben alcanzarse de una forma eficiente, para ello se debe definir la mejor estructura.

Cada organización tiene su propia estructura que responde a las necesidades de la misma y tiene sus particularidades específicas de acuerdo a su entorno y objetivos.

Veremos los alcances de las distintas aplicaciones y variedades de estructuras según sus aplicaciones y uso.

Desarrollo

Explique y ejemplifique los distintos tramos de organización

Los tramos se refieren a la cantidad de subordinados que un administrador  puede dirigir en forma eficaz y eficiente. Existen dos tramos organizacionales, el estrecho es aquel que involucra muchos niveles de organización y el amplio está asociado a pocos niveles organizacionales.

El definir el tramo es muy importante pues éste establece la cantidad de niveles y gerentes de una organización; esto supone una consideración importante sobre qué tan eficiente será la empresa.

Para el caso del tramo estrecho existe una excesiva distancia entre los distintos niveles superior e inferior, tiene ventajas como supervisión y control estricto y comunicación rápida. Como desventajas gran intervención de los superiores en el trabajo de los subordinados, muchos niveles de administración y altos costos asociados a los numerosos niveles.

Por otro lado, el tramo amplio es aquel cuya ventaja es que los superiores están obligados a delegar, deben plantearse políticas claras, debe seleccionarse cuidadosamente a los subordinados. Como desventajas están la tendencia a sobrecargar a los superiores donde se forman cuellos de botella, existe mayor peligro en la pérdida de control del superior, requiere de una calidad excepcional de los gerentes.

        Como ejemplo se ilustran a continuación dos empresas, ambas con 4.000 empleados aproximadamente, pero con tramos diferentes, la primera con tramo 4 y la otra con tramo 8.

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Como podemos ver en el gráfico, cada empresa tiene distintos tramos, uno con tramo estrecho tiene mayor número de niveles organizacionales y por consiguiente más cantidad de gerentes, mientras la de tramo amplio tiene menos niveles por lo tanto menos gerentes, esto se traduce en una disminución de costos en términos salariales. De esta forma la empresa u organización con un tramo de control amplio aumenta la eficiencia en cuanto a costos, pero los tramos demasiado amplios pueden disminuir la eficacia, si se ve reducido el desempeño de los empleados porque el gerente no tiene tiempo suficiente para dirigir a tantos subordinados.

Cabe señalar que no siempre los tramos largos están condenados al fracaso respecto a la eficacia, ya que depende de múltiples factores como la experiencia, las habilidades y capacidades tanto del administrador o gerente como de los empleados. Para que una empresa funcione bien con un tramo amplio es necesario que tanto el gerente como sus subordinados estén muy bien capacitados.

Explique y ejemplifique los requisitos de los diseños organizacionales

Todas las empresas tienen su propia forma de organizar su estructura interna, asignación de recursos y funcionamiento.

Existen al menos cuatro requisitos del diseño organizacional, estos son:

• Como estructura básica, que corresponde a la división de tareas y aspectos estáticos de la organización como la especialización vertical o jerarquía y departamentalización horizontal, podemos señalar que habitualmente las empresas pequeñas siempre  concentran la autoridad en una sola persona. Como ejemplo una frutería mantiene una estructura básica, una cantidad determinada de vendedores y un propietario gerente que toma las decisiones de compras y ventas y administración de personal.
• Mecanismos de operación: en esta etapa de requisito se define a las personas y sus cualidades así como sus funciones, descripción de cargo, procedimientos y rutinas de trabajo, aquí está todo lo que dice relación con las tareas, formas de evaluación, lugar de trabajo, relacionamiento, etc. Como ejemplo: Cajero (a), emisión y cobro de boletas y facturas, recepción de abonos por deuda, pagos generales, llevar informe apropiado de los ingresos; cheques, efectivo, tarjetas, cuadratura, depósitos bancarios. Relacionamiento, reporta al jefe de recaudación.
• Mecanismo de decisión: establece el proceso de la toma de decisiones para que se actúe en consecuencia entre los objetivos generales y los objetivos específicos de la empresa. Se conoce también como la distribución de poder y autoridad, de esta forma cada trabajador podrá recurrir a su jefe para requerir instrucciones y recursos para cumplir con su tarea.
• Mecanismo de coordinación entre las partes: corresponde a la forma de coordinar y armonizar las áreas de trabajo para el fiel cumplimiento de los objetivos. El mecanismo de coordinación es una forma de agrupar y unir las distintas partes de la organización. Es la estructura de relacionamiento.

Existen características que se deben unir y compatibilizar para un buen desarrollo organizacional.

• Diferenciación: corresponde a la división del trabajo en departamentos o niveles jerárquicos, pueden ser horizontal donde se destaca departamentos o divisiones vía departamentalización. También puede ser vertical donde se identifica por escalones de autoridad, niveles jerárquicos.
• Formalización: Son las reglas y reglamentos que sirven para direccionar la actuación de los miembros de la empresa, la descripción del cargo y el flujo de actividades.
• Centralización: corresponde a la localización y distribución del poder, la cima de la estructura y la toma de decisiones. Si la empresa es grande la toma de decisiones es menos centralizada, pero si la empresa es pequeña la toma de decisiones estará centralizada en una persona.
• Integración: Son los mecanismos de coordinación y enlace de las unidades o departamentos para el buen desempeño de las actividades de la empresa.

Explique los distintos tipos de departamentalización y ejemplifique cada uno de ellos.

Existen distintos tipos de departamentización y cada una de ellas tiene cualidades específicas que pueden facilitar de forma más eficiente los objetivos de la empresa.

• Departamentización funcional: lo más común es agruparlas por función, es decir, finanzas, marketing, producción. Tienden a mantener su especialización, el poder y el prestigio de las funciones principales. Presentan algunas desventajas, la responsabilidad con la obtención de utilidades solo existe en niveles superiores, la sobre especialización y limitación de personal clave, genera lealtad para con el departamento y no para con la empresa.

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