Evidencia #4 “Propuesta Caso pio pio y más pio”

Diagnóstico del problema

Solución de un problema

Recomendación de tecnologías e información

Falta de comunicación entre las áreas de la compañía a la hora de realizar los procesos.

Es notorio como cada área de la compañía maneja sus funciones de manera individual y de acuerdo a sus criterios, sin contar con las demás áreas pertinentes. Para dar solución a esta situación se hace necesario que cada área comunique constantemente a las demás cada actividad y situación presentada dentro de la empresa, lo que facilitará el flujo de la información y la comunicación en cada proceso de la cadena logística y de suministro.

Implementar:

-Skype empresarial.

-Programaciones y bitácoras realizadas en word.

-Listas de chequeo realizadas en excel para verificar cumplimiento de procesos y evitar olvidos.

-Contar con una red y un servidor donde estén alojados los formatos y programaciones diarios para que cada área de la compañía las pueda tener al alcance en cualquier momento.  

-Contar con impresoras adecuadas para imprimir pedidos.

Desorganización en las rutas de distribución.

Se despachan pedidos para locales comerciales de diferentes actividades económicas en el mismo vehículo, a un cliente se le llega dos veces por día en diferente vehículo, Se despacha un pedido en diferentes vehículos.

Para dar solución a este tipo de situaciones se debe establecer un rutero único en el cual se clasifiquen los supermercados y tiendas por sector y así mismo la selección de camiones para estas rutas en horarios y días específicos, además seleccionar camiones para cada tipo de local comercial según su actividad económica, de este modo se entregarán los pedidos a tiempo en las fechas programadas por los clientes.

Implementar:

-Software ERP que contiene un módulo de tráfico que le permitirá controlar los pedidos de los clientes y los partes de carga. Podrá trabajar con un plannig multiempresa para gestionar las cargas y los vehículos disponibles. Podrá enviar SMS, gestionar las incidencias de pedidos y/o transporte con la posibilidad de realizar filtros por origen o destino de la carga, fecha y/o vehículo. Además, podrá obtener útiles estadísticos de control de gas - oíl.

-Programaciones en Excel de entregas con información de clientes.

Falta de compromiso por parte de los funcionarios.

Se observa como los funcionarios se limitan a realizar sus funciones y la mayoría de las veces de manera incorrecta, evadiendo sus responsabilidades, nadie tiene sentido de pertenencia por lo que hace y no ven más allá de lo que está sucediendo en la compañía gracias a los incumplimientos. Se hace necesario capacitar al personal, aclararles sus funciones y sensibilizar sobre la importancia que tiene el que cada quien se apersone de sus funciones de manera adecuada y ayude a los demás en lo posible para formar un buen equipo de trabajo lograr los objetivos propuestos.

Implementar:

-Capacitaciones por video-conferencias a través de Skype empresarial.

- Capacitaciones a través de Video Bean.

- Publicación de funciones de cada área en la red e impresión de las mismas.

- Listas de chequeo de procesos completados en Excel.

Inventarios poco confiables

Se observa que los inventarios se mantienen desactualizados y de este modo no se logra cumplir con lo que se ofrece a los clientes. Es importante contar con un inventario actualizado constantemente así se tendrán datos exactos de las existencias de productos para dar cumplimiento a la demanda.

Implementar:

-Software ERP, pues este cuenta con un módulo de almacenaje para la gestión de inventarios.

-Microsoft Access ya que es una herramienta que permite administrar y gestionar bases de datos, es ideal para manejar inventarios.

-Imprimir reportes actualizados.

Programación errada de despachos

Se producen errores en las entregas de pedidos; en los tipos, cantidades y pesaje de productos, esto debido quizás a un mal almacenaje o digitación errónea. Se debe procurar tener un margen de error mínimo para la entrega correcta de los pedidos para adquirir clientes satisfechos, ya que son los clientes los que están respaldando la existencia de la empresa en el mercado

Implementar:

-Correo electrónico y mensajería de voz y texto en WhatsApp para tomar pedidos, ya que así sería más fácil verificarlos.

-Imprimir órdenes de pedidos

-Hacer seguimiento a los despachos en los vehículos con listas de chequeo