Funciones Auxiliar Procter

1. IDENTIFICACIÓN DE CARGO

1.1 Nombre del cargo. AUXILIAR ADMINISTRATIVO

1.2 Dirección Procesos de la compañía

1.3 Cargo superior inmediato. Director de proceso, Director de Oficina, Administrador de Oficina, Coordinadores, Operadores locales.

1.4 Cargos que le reportan. Ninguno

2. OBJETIVO Y FUNCIONES DEL CARGO

2.1 Objetivo del cargo.

Realizar labores de apoyo a los procesos que corresponda a la parte documental (facturación) y reporte de novedades de las entregas de nuestro cliente, atención de clientes internos y/o externos, archivo y tramite de correspondencia, con el fin de contribuir al normal desarrollo de las actividades del proceso.

2.2 Funciones del cargo

Para desarrollar las funciones del cargo es necesario tener en cuenta la periodicidad con que cada una de ellas se realiza de la siguiente manera; Diaria (D), Semanal (S), Quincenal (Q), Mensual (M), Bimestral (Bm), Trimestral (Tm), Semestral (Sm), Anual (A), Ocasional (O).

FUNCIÓN

Periodicidad

Reporte diario de rechazos generados en las entregas de los corredores Centro y Sur D

Verificación que los reportes de rechazos se le genere una nota debito.

D

Reporte de novedades ( faltantes, trocados y faltantes internos) a CRS y seguridad física P&G.

D

Elaboración de cartas de investigación de Faltantes.

D

Elaboración de cartas de descuento de faltantes a Propios o Afiliados.

D

Organización de la facturación de P&G de las entregas ya realizadas.

D

Envió diario de facturación por forma de entrega (Directos-Redespachos) a P&G Bogotá.

D

Organización de envió de rechazos a P&G Rionegro.

Q

Elaboración de indicador de entrega de PDOS.

S

Elaboración de Indicador de reporte de Novedades.

S

Realizar cartas, memorandos o documentos propios del proceso al cual apoya D

Realiza las demás funciones inherentes al cargo asignadas por su jefe inmediato

D

3. PERFIL DE CARGO Equivalencia

3.1 Nivel educativo. Bachiller 2 años en cargos similares.

3.2 Formación. Manejo de Office. Por inducción: Lineamientos básicos en el sistema de Gestión en Salud Ocupacional, Funciones y responsabilidades en HSE. Preparación y respuesta ante emergencias. Riesgos de cada trabajador, Normatividad BASC, Normatividad ISO-9001, RUC. N/A

3.3 Habilidades y Cualidades Aptitud de servicio, Integridad personal, Dinamismo y Adaptabilidad,

3.4 Experiencia. No requiere

3.6 Sexo. Indiferente 3.7 N/A

Nota: Para verificar las competencias del cargo en HSE remitirse al procedimiento HSE-01-P03 Procedimiento para establecer roles y responsabilidades en HSE, su evaluación y competencias.

4. RESPONSABILIDADES DEL CARGO

4.1 Equipos y bienes. Computador, impresora, fax y teléfono fijo

4.2 Manejo de documentos e información. Documentos propios del cargo.

4.3 Relación de trabajo interna. Directores de proceso y/o toda la compañía según el proceso al cual apoye

4.4 Relación de trabajo externa. Proveedores, Clientes

5. ASPECTOS DE SEGURIDAD INDUSTRIAL.

5.1. Elementos de Protección Personal

Para verificar los aspectos de seguridad industrial del cargo, remitirse a HSE-02 –F09 matriz de EPP, ubicada en la intranet en donde se describirán los elementos de protección personal que se deben utilizar para el cargo en mención

6. RESPONSABILIDADES EN SALUD, SEGURIDAD INDUSTRIAL Y MEDIO AMBIENTE (HSE)

1. Informar a jefe inmediato y/o personal de HSE inmediatamente la ocurrencia de accidentes de trabajo y brindar la información veraz para la investigación.

2. Participar en las actividades lideradas por HSE o salud ocupacional.

3. Cumplir las normas, reglamentos o procedimientos de seguridad y salud ocupacional establecidos por la empresa.

4. Abstenerse de operar sin la debida autorización vehículos maquinarias, o equipos distintos a los que le han sido asignados.

5. Utilizar cuando se requiera los elementos de protección personal y mantenerlos adecuadamente.

6. Dar aviso inmediato a sus superiores sobre la existencia de condiciones defectuosas o fallas en las instalaciones, maquinarias, procesos y operaciones de trabajo y sistemas de control de riesgos.

7. No introducir bebidas u otras sustancias no autorizadas en los lugares o centros de trabajo.

8. Utilizar las instalaciones adecuadamente para garantizar el buen uso de las mismas.

9. Velar por que los visitantes conozcan sus riesgos y como actuar en caso de emergencia y guiarlos al punto de encuentro una vez presentada la emergencia.

10. Participar activamente en las investigaciones de accidentes e incidentes que se presenten, así mismo ser parte del equipo investigador de accidentes con el objetivo de identificar las causas, hechos y situaciones que los han generado, e implementar las medidas correctivas encaminadas a eliminar o minimizar condiciones de riesgo y evitar su recurrencia.

11. Mantener un alto compromiso en Salud, Seguridad y Ambiente, adoptando y aplicando lo estipulado en los Programas de gestión implementados por el proceso HSE.

12. Asistir a las capacitaciones programadas por el Proceso de HSE en lo relacionado con Salud Ocupacional, Seguridad Industrial y Gestión Ambiental.

13. Adoptar y aplicar lo descrito en los programas de Ahorro y uso eficiente de energía y agua, para mejorar las prácticas diarias, y así contribuir a disminuir el consumo de los mismos dentro y fuera de las instalaciones.

14. Clasificar y disponer adecuadamente los residuos sólidos en los puntos ecológicos y canecas asignadas alrededor de la empresa, teniendo en cuenta el código de color estipulado.

15. Reportar y ejecutar acciones encaminadas a prevenir los impactos ambientales que se puedan producir por posibles derrames durante el desarrollo de la operación.

7. RESPONSABILIDADES DE SEGURIDAD (BASC)

1. Garantizar el cumplimiento de las políticas de seguridad (BASC) respaldando

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