Funciones del personal de la Escuela de hospitalidad, turismo y gastronomía

Comisiones – Descripción y Funciones:

3.1 Comisión Técnica: Está representada por el Vice-Presidente del Comité

Organizador.

 Presentar los Temas a tratar en las sesiones del Congreso

 Presentar el contenido del folleto de promoción el Congreso

 Organizar un Banco de Información con los datos de los expertos.

 Asesorar y/o dirigir los paneles o grupos de trabajo

 Mantener estrecha relación y comunicación con los expositores.

 Solicitar con antelación los trabajos a los ponentes.

 Seleccionar las dinámicas de Grupo.

 Mantener estrecha comunicación con la Presidencia de la Conpeht.

3.2 Comisión de Finanzas: Responsable el Tesorero. Determinará cómo debe elaborarse el Presupuesto General.

 Determinar los gastos prioritarios.

 Asignar gratuidades a los directivos de instituciones miembros o no que participen en calidad de conferencistas

 Planear previamente el costo de productos y servicios

 Conocer con exactitud las fuentes de ingresos : cuotas inscripción, cuotas de acompañantes, cuotas especiales, contribuciones, patrocinios.

 Analizar y pronosticar, hasta donde sea posible, la asistencia real a la reunión.

 Elaborará en coordinación con los otros comités, los gastos por viajes, alojamiento, alimentos y bebidas, decoración, honorarios, imprenta y publicaciones, obsequios, material de oficina, buses, locales, propinas y gastos varios.

 Presentar el Balance General al final del Congreso al Presidente del Congreso. Enviar a la Presidencia de la Conpeht.

3.3 Comisión de Recepción y Despedida:

 Designar , controlar y cordinar con los Edecanes , Anfitriones y Azafatas y demás personal que formen la comisión.

 Recibir en el Aeropuerto a los Delegados, invitados , observadores Y participantes en general.

 Disponer cuando el rango del funcionario visitante lo amerite un Edecán a su servicio.

 Señalar de acuerdo al Programa de Trabajo y Programa Social, en qué forman serán atendidos y trasladados de sus hoteles a otros sitios y viceversa.

 Atender en cada reunión a los Asistentes.

 Disponer de personal en los hoteles para que se sirvan proporcionar información sobre el programa social, programa técnico y lugares turísticos.

 Disponer de carteles de bienvenida con el logo de la Conpeht. En algunos indicar el nombre del Delegado.

 Asignar un Edecan a la Presidencia de la Conpeht.

 Trasladar del Hotel al Aeropuerto.

 Conocer el hotel y número de habitación de los Delegados.

 Coordinar con las Comisiones de Alojamiento, Trasnportes, Registro, Eventos y Programa Social, Información y Prensa.

3.4 Comisión de Alojamiento:

 Recibir en los Hoteles a los Delegados, Expositores e Invitados.

 Distribuir en las habitaciones reservadas la papelería, obsequios e informaciones que el Coordinador General determine.

 Llevar el control de las habitaciones reservadas y su respectiva asignación a los Delegados.

 Prever la demanda de cuartos extras

 Elaborar la relación por países, con los nombres de los Delegados, Expositores e Invitados, los nombres de los hoteles y habitaciones que ocupen, día de llegada y estimación de salida.

 Coordinar lo relacionado con los desayunos y comidas que los vistantes tengan en el hotel.

 Considerar el alojamiento y alimentación a los Directivos de instituciones miembros o nó que participaran en calidad de Conferencistas y/o Panelistas. Coordinar con la Presidencia del Congreso.

 Controlar y elaborar una lista de las habitaciones ocupadas.

 Proporcionar a la Comisión de Registro, en la medida en que vayan alojandose, los nombres de las personas y sus países.

 Coordinar con las Comisiones de Trasnporte, de Recepción y Despedida, de Registro de Eventos y Programa Social, Prensa y Difusión.

3.5 Comisión de Transportes:

 Contratar los autobuses y automóviles en el número acordado por el Presidente del Comité Organizador, de acuerdo a las necesidades de comodidad que merecen los Delegados.

 Disponer en el aeropuerto los automóviles o buses para el traslado de los Delegados al Hotel.

 Asignar al Delegado o Expositor que por su rango lo amerite , un automóvil para su uso exclusivo.

 Asignar a la presidencia de Conpeht un automóvil para su uso exclusivo mientras dure su estadía.

 Solicitar a la Comisión de Alojamiento las listas de las personas por hoteles, para poder disponer de los autobuses para los traslados a los lugares programados.

 Solcitar a la Comisión de Registro, los calendarios y horarios de llegada de los participantes, así como las direcciones de los lugares donde se programen agasajos, almuerzos u otra atención.

 Estar en permanente contacto con los de la Comisión de Recepción y Despedida, para conocer las llegas y salidas de los Delegados.

 Capacitar a los choferes de los autobuses en relación a las normas de protocolo, de lugares turísticos, de los países que asistirán.

 Coordinar con las comisiones de Recepción y Despedia, de Registro, de Eventos y Programa Social, de Prensa y Difusión.

3.6 Comisión de Registro y Documentación:

 Controlar todo lo relativo a la inscripción de los Delegados, Observadores, Acompañantes, Directores, Profesores y Estudiantes, por medio de los formularios de registro.

 Controlar la entrega de documentos de trabajo, portafolios y gafetes o distintivos.

 Elaborar conforme a las listas proporcionadas por las comisiones de Recepción y Despedida, de Alojamiento, relacionaes por países de los participantes, con antelación a su llegada.

 Tener previstas las llegadas de última hora y pesonas que no se registraron previamente.

 Mantener el suficiente número de gafetes en blanco para ser llenados en el mismo momento.

 Instalar una Oficina en el Centro de Convenciones con el suficiente personal para la atención inmediata de los participantes.

 Formular diferentes tipos de relaciones : por países, por orden alfabético y por invitados especiales.

 Ordenar las tarjetas de registro por países, las mismas que contendrán los siguientes datos: nombre participante, nacionalidad, cargo, representación, datos del hotel .

 Informar sobre los horarios de las reuniones o cambios de última hora.

 Coordinar con las Comisiones de Recepción

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