Función De La Documentación

LA FUNCION DE LA DOCUMENTACION

La documentación tiene un papel especial en la logística a nivel internacional comparado con el nivel nacional. Si bien hay documentos usados para un embarque dentro del país, se necesitan más documentos para cruzar las fronteras y su cumplimiento tiende a ser más estricto. No debe confundir la documentación con la regulación. La documentación es simplemente la forma en que los consignatarios cumplen con las regulaciones.

¿Cuál es el propósito de la documentación? Hay una amplia variedad de documentos, algunos son requeridos por el gobierno, otros por la política interna de la organización. Algunos son requeridos por los socios, los clientes, los bancos y otros. La documentación no es solamente un pedazo de papel, si no el proceso que lleva a su creación y uso. El documento es un proceso de la administración y un resultado. Los principios básicos de comercio y documentación son: CONTROL Y RESPONSABILIDAD. Quien tiene el control de la carga es, el responsable de la misma. Los documentos indican quien está en control de la carga o es responsable en cualquier punto del embarque. Entre los principales propósitos de la documentación están los siguientes.

1) Cumplir con las regulaciones: esta es la razón más común.

2) Manejo del riesgo: los documentos son asociados con el seguro o las políticas del banco, los que limitan el riesgo en un embarque internacional. Las regulaciones del gobierno que se acaban de mencionar también sirven para identificar y limitar el riesgo.

3) Comprensión común: hay cosas no necesariamente se deben poner por escrito pero las transacciones internacionales son complejas y tienen que ver con diferentes idiomas y culturas, los documentos sirven como un acuerdo mutuo.

4) Mantenimiento de archivos: el termino documentación implica mantener archivos oficiales de las actividades de una organización. Algunos son legalmente requeridos, pero la mayoría son opcionales.

HAY CUATRO TIPOS DE DOCUMENTOS:

Documentos de transporte - para el movimiento físico de la carga.

Los documentos de los bancos - para el financiamiento del embarque

Los documentos comerciales - para la compra de los bienes.

Los documentos del gobierno - son para llenar los requisitos de las regulaciones oficiales.

En otras palabras sirven para cubrir las necesidades de los negocios y del gobierno.

Una venta documentaria, se refiere a la venta de bienes en la cual la propiedad de los papeles es más importante que la posesión de los bienes. Cuando usted compra algo en una tienda y sale por la puerta con la mercancía, no hay duda de que ahora es suya, en una venta documentaria, se compra algo que puede estar al otro lado del mundo y lo único que demuestra que usted es el dueño es el nombre que aparece en el documento.

La tecnología de la información, está cambiando fundamentalmente lo que es considerado como un documento. Hay documentos en papel y documentos electrónicos o también en ambos formatos al mismo tiempo. Esto significa que es necesaria una política para determinar cuál es el documento oficial, una importante pregunta es: que es mejor en papel o en electrónico? No hay una respuesta clara.

Los documentos de papel se adaptan a cualquier sistema de computación es más fácil ver cuál es el original, pueden ser físicamente destruidos pero no se corrompen o destruyen como cuando la computadora tiene una falla técnica. Los documentos electrónicos pueden ser transportados a cualquier parte del mundo en cuestión de segundos, se pueden hacer un infinito número de copias, también en segundos. Sin embargo no siempre es claro cuál es la copia oficial y pueden ser dañados por fallas de la computadora o por virus los que son cada día más comunes. También requieren que el usuario tenga el documento y el programa para poder leerlo o modificarlo.

Es verdad que los documentos pueden resolver muchos problemas pero tienen su precio. Los documentos y los procesos de documentación son caros. Si bien, el costo es mucho más bajo debido a las computadoras, no es la creación del documento lo que cuesta dinero si no el sistema de administración necesario para recabar la información. Si esta es información que una organización va a necesitar de todas maneras , es un pequeño costo extra, sin embargo hay veces en que la información necesita recabarse solo para el documento esto se puede describir con una palabra : burocracia. Este no es un problema solo con el gobierno, las compañías privadas también se esfuerzan para controlar la documentación.

Los diferentes medios de transportes afectan los documentos usados pero también el proceso de documentación un viaje por mar toma días o semanas. Esto le da a las partes tiempo para trabajar en los documentos. La carga aérea en contraste se mueve extremadamente rápido y los documentos tienen que estar con el cargamento. Esto tiene consecuencias muy interesantes que se describen después.

Algunas formas de integración económicas como los acuerdos de libre comercio, afectan la documentación. La meta de estos acuerdos es eliminar las barreras del comercio y una de las maneras más fáciles es limitar la cantidad de documentos necesarios. Un mercado común significa que los gobiernos en el acuerdo son como un gran mercado, lo que quiere decir que la única documentación necesaria sería aquellos documentos nacionales por naturaleza. En otras palabras, un mercado común no debería tener ningún documento como requisito solo para pasar la frontera.

La documentación se usa como una barrera no arancelaria. Este documento se utiliza para desalentar las importaciones y aumentar los costos, a veces hasta el punto donde el comercio no da ganancias. LA OMC ha estado muy activa para eliminar la documentación y trata de identificar cuando las reglas de documentación son una barrera.

El ejemplo más común es Europa. La documentación ha sido prácticamente eliminada y se usa un documento administrativo simplificado uno de los problemas es

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