GESTIÓN ADMINISTRATIVA

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INFORME DE AUDITORÍAS

Código: LE-AU-01

Versión: 01

Rige a partir de su publicación en el SIG

INFORME DE AUDITORÍA

Proceso:

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Numero de Auditoria:

2022-AE-01

Reunión de Apertura

Reunión de Cierre

Día

01

Mes

11

Año

2022

Día

24

Mes

12

Año

2022

LÍDER DE PROCESO / JEFE(S) DEPENDENCIA(S):

EQUIPO AUDITOR: A.G Ambiental

AUDITOR LIDER: Erika Yanchaguano

AUDITOR GESTION: Christian Mena

AUDITOR CALIDAD: Alan Sánchez

OBJETIVO DE AUDITORÍA:

Realización de la auditoría interna a los procesos del sistema integral de gestión para verificar el cumplimiento de los requisitos aplicables a cada uno de los modelos referenciales que lo componen.

ALCANCE DE AUDITORÍA:

Comprende todas las obras proyectadas y ejecutadas por la empresa o aquellas proyectadas por la empresa y ejecutadas por empresas contratistas. Asimismo, comprende las obras de terceros inspeccionadas por la Empresa.

CRITERIOS DE AUDITORÍA:

• ISO 14001:2015 (se describen a continuación los capítulos abordados de la Norma).
• Documentación interna (procesos, procedimiento, políticas, directrices, etc.) del Sistema de Gestión Integrado del Ministerio de Educación Nacional.

RESUMEN GENERAL

FORTALEZAS

• Acompañamiento constante y dispuesto de todo el equipo de la Subdirección Administrativa incluyendo los líderes responsables de cada uno de los temas abordados.
• Interés por parte del equipo que participó en la auditoría para comentar, reconocer y deseo gestionar las oportunidades de mejoramiento identificadas.
• Identificación de posibilidades de mejoramiento del SGA que fueron mencionadas durante la auditoría por el equipo de trabajo que una vez puestas en marcha fortalecerán de manera significativa el Sistema.
• Articulación del SGA con las funciones propias de la administración de recursos de la Entidad desde la Subdirección Administrativa, lo que ha facilitado entre otras el seguimiento a los contratos con responsabilidad ambiental.
• Trabajo mancomunado con personal externo significativo para el adecuado desarrollo del SGA como por ejemplo el personal de aseo y cafetería.
• Identificación de la necesidad de incorporar al equipo de trabajo gestores ambientales con el fin de dar mayor despliegue al SGA en todas las áreas y niveles de la Entidad.
• Diferentes reconocimientos de entidades ambientales externas sobre distintos aspectos ambientales como por ejemplo la gestión de residuos y la austeridad del gasto.
• El análisis de cada uno de los contratos con responsabilidad ambiental para gestionar de mejor manera el seguimiento al cumplimiento de dichas responsabilidades; así como las iniciativas para mejorar el relacionamiento con el área de contratación para articular desde los pliegos de condiciones de contratación de bienes y servicios el

establecimiento de dichas responsabilidades.

CONCLUSIONES

• Dado que la Entidad se encuentra en proceso de revisión y ajuste de varios elementos del Sistema de Gestión Ambiental se reconoce como una buena oportunidad el análisis de los comentarios derivados de este informe, así como los aprendizajes de las jornadas de auditorías a fin de mejorar en el cumplimiento total de los requisitos que enmarcan el SGA desde la norma ISO 14001:2015 y demostrar de esta manera avances tanto en el desempeño del Sistema como en la eficacia el mismo y su impacto en el desempeño ambiental de la institución.

RECOMENDACIONES:

• Aunque se identificaron importantes relacionamientos entre los responsables del SGA y la SDO conforme al alcance y distribución de funciones y responsabilidades en el establecimiento, desarrollo y seguimiento al Sistema, es necesario fortalecer dichos vínculos y responsabilidades para el fortalecimiento del Sistema ya que en varias oportunidades se identificaron situaciones tales como ausencia de documentación o documentación desactualizada; falta de comunicación oportuna de lineamientos y decisiones; respuestas disímiles entre un área y otra; elementos en desarrollo sin el conocimiento o consentimiento de ambas áreas; desconocimiento de prácticas y procederes entre otras.
• Fortalecer los procesos de seguimiento, medición, análisis y evaluación del SGA es una urgente necesidad para dar cuenta de la evolución del desempeño ambiental de la Entidad, así como del desempeño del SGA.
• Reconocer la importancia del SGA no sólo como una de las responsabilidades propias de la Subdirección Administrativa sino como un sistema con elementos propios de despliegue favorecería la destinación de recursos para su funcionamiento no sólo desde la contratación de bienes y servicios para el normal desarrollo de la Entidad sino para la mejora en el desarrollo propio del SGA.
• Mejorar en la claridad y socialización de las políticas, lineamientos, directrices, decisiones entre otras, dadas por la SDO en materia de gestión ambiental apoyaría a los equipos que gestionan de manera operativa el día a día del SGA a su desarrollo, además de facilitar su adecuada integración al SIG.
• Recordar que desde los cambios generados en la reciente versión de la norma ISO 14001 se da énfasis no sólo a la prevención de la contaminación sino a la protección del medio ambiente, este último compromiso incluso asumido por la Entidad en la reciente actualización de la Política Integral, genera retos significativos que exceden el cumplimiento normativo y reactivo e invitan a la instituciones a recorrer “una milla más” frente a su responsabilidad con el medio ambiente y tener iniciativas proactivas; por lo que comprender la intención de la ISO en este sentido permitiría a la Entidad explorar oportunidades nuevas, diferentes y proactivas para demostrar dicho compromiso.
• En línea con lo anterior, por ejemplo, y aprovechando que desde el marco estratégico y la misionalidad de la Entidad se abordan conceptos como los declarados en los Objetivos de Desarrollo Sostenible, podrían de ser de interés de la institución apalancar dichos ODS en el marco de la gestión ambiental.

INFORME DETALLADO

Descripción

Recomendación

Pisos

 Se requiere uso de señalética ya que es un área de constante uso de agua

Ventanas

Mejora de iluminación natural, ya que consta con mucha iluminación artificial

AUDITORIA DE CALIDAD CALIDAD/ AMBIENTAL Y OTROS MODELOS REFERENCIALES

Resultado

Requisito o numeral

Descripción

NC

AC

X

ISO 14001:2015

7.2. Competencia

En materia de capacitación, el numeral 7.2. Competencia de la norma ISO 14001:2015 indica que: “la organización debe organización debe: a) determinar la competencia necesaria de las personas que realizan trabajos bajo su control, que afecte a su desempeño ambiental y su capacidad para cumplir sus requisitos legales y otros requisitos; b) asegurarse de que estas personas sean competentes, con base en su educación, formación o experiencia apropiadas; c) determinar las necesidades de formación asociadas con sus aspectos ambientales y su sistema de gestión ambiental; d) cuando sea aplicable, tomar acciones para adquirir la competencia necesaria y evaluar la eficacia de las acciones tomadas”.

Sobre estos requisitos se identifica que no se cuenta con un plan de capacitación debidamente definido para mantener y mejorar la competencia de los trabajadores relacionados con SGA; no se ha realizado una identificación de las

necesidades de formación al personal responsable del SGA ni a aquellos que