GESTION DE COMRAS

GESTIÓN DE COMPRAS

La función de compras a menudo gasta más dinero que cualquier otra función de la empresa, así que proporciona una buena oportunidad para reducir los costos y aumentar los márgenes de utilidad.

La actividad de compras:

• Ayuda a identificar los productos y servicios que mejor se pueden obtener de forma externa.

• Desarrolla, evalúa y determina el mejor proveedor, precio y entrega de los productos y servicios.

Conceptos y objetivos básicos de la función de compras

La gestión de compras inicia con el conocimiento claro de la cultura corporativa de la empresa compradora, definida en la misión, visión y valores.

Lo anterior, atendiendo al fin concreto de la gestión de compras consistente en cubrir las necesidades de la empresa con elementos exteriores a la misma, “maximizando el valor del dinero invertido” (criterio económico), pero este objetivo de corto plazo debe ser compatible con la contribución de compras en “armonía” con el resto de los Departamentos, bien sea coyunturales (mejora de las utilidades) o estratégicos (mejora de la posición competitiva). Para ello debe:

• Disminuir el costo total que representan las compras

• Reducir los costos operacionales en Compras

• Disminuir los costos relacionados con las existencias

Qué se espera de la función de compras en las distintas áreas de la empresa?

Para el área de producción lo fundamental es la disponibilidad, los materiales tienen que estar cuando se necesitan, para no complicar el proceso de fabricación.

El departamento de ingeniería, que ha definido las especificaciones de los productos o materiales, se preocupa por que se cumplan las condiciones para realizar la función encomendada.

Al Jefe de Producción, como último responsable de la rentabilidad del producto final, le van a preocupar los precios y los niveles de calidad de los materiales, porque serán decisivos para el éxito del producto terminado.

El director financiero, como responsable del presupuesto de tesorería, va a controlar especialmente las existencias y las compras fuera de las normas habituales (contado, anticipadas, etc.).

Finalmente, el Departamento de Compras, como responsable de los aprovisionamientos de la compañía, procura minimizar las ocasiones de conflicto con otras áreas, su preocupación primordial es el estricto cumplimiento de las entregas y, la negociación de precios uno sus objetivos tradicionales.

Dado que cada área tiene una visión parcial, se hace necesaria una labor de coordinación y dirección, para que todas las decisiones parciales que se tomen conduzcan a la empresa a conseguir sus objetivos.

Funciones del personal de compras:

Del jefe de compras:

> Desarrollar políticas y procedimientos de adquisición y controlar el presupuesto del departamento.

> Evaluar costo y calidad de productos o servicios.

> Identificar proveedores de materiales, equipos y suministros.

>Negociar y vigilar contratos de compra de equipos, productos y materiales.

> Participar en la determinación de especificaciones de equipos, productos y materiales.

> Participar en la selección y entrenamiento del personal.

> Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de compras de una empresa.

Del asistente de compras:

> Comprar materiales y equipo general o especializado, bienes y servicios para uso de la empresa o futuro procesamiento.

> Establecer términos y condiciones, contratar y asesorar sobre la adjudicación.

> Invitar a proponentes, consultar con proveedores y revisar cotizaciones.

> Negociar con proveedores lo relacionado con precios y condiciones de crédito.

> Valorar los requerimientos de la empresa y desarrollar especificaciones de equipos, materiales y suministros para ser comprados.

> Ayudar a identificar los productos y servicios que mejor se pueden obtener de forma externa.

> Desarrollar, evaluar y determinar el mejor proveedor, precio y entrega de los productos y servicios.

> Administrar existencias, inventarios o stocks.

Quien compra bien vende bien, reza un viejo adagio, por eso una forma de mejorar la rentabilidad de la organización es mediante las negociaciones con la contraparte. El comprador trata de lograr mejores condiciones (precio, calidad y garantía en los bienes adquiridos) y el vendedor de hacer una venta con buenos márgenes para su compañía. Finalmente, el balance de la transacción es el resultado del trabajo en equipo asumido por las áreas de compras, marketing y ventas.

Condiciones de Compras

Empezamos por definir perfectamente nuestras necesidades, cualitativa y cuantitativamente, decidir qué comprar, a quién, cuándo y cuánto es algo común en todos los procesos de aprovisionamiento.

Con base en una previsión de ventas, se realiza el programa de fabricación y en función de sus plazos, se determina la necesidad de cada pieza o material concreto. Sólo de esta forma Compras puede asumir la responsabilidad de que la empresa disponga del material necesario, en el momento preciso y al menor costo posible.

Para desenvolverse con eficiencia en un entorno cambiante y cada vez más competitivo, necesitaremos un equipo de compras con la experiencia suficiente para negociar con el personal técnico del proveedor y de nuestra propia empresa, que intervenga en el proceso de análisis y determinación de las necesidades presentes y futuras a satisfacer.

Así, se consiguen especificaciones que permitan a proveedores calificados entrar en competencia con los habituales (existen datos que calculan un descuento adicional del 4% cada vez que un nuevo proveedor presenta una oferta).

Proveedores

Ninguna organización encuentra que sea económico fabricar todo el material que utiliza, las ventajas de la especialización son demasiado importantes. Por tanto, una gestión de compras efectiva no sólo encuentra proveedores excepcionales dondequiera que estén, sino que también debe encontrar proveedores que deseen correr el riesgo asociado con nuevos productos.

Además, para conseguir las mejores ofertas, debemos estimular la sana competencia entre nuestros proveedores

Debemos acometer la eficaz prospección y examen de los posibles proveedores para asegurarnos de que tienen las condiciones necesarias y suficientes para satisfacer plenamente nuestras necesidades: hay que visitar sus talleres, servicios

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