Gestión Alcance y Tiempo

GESTIÓN DE ALCANCE Y TIEMPO

Recolección de requerimientos del proyecto

Para planificar un proyecto es necesario saber qué se va a producir y cómo se logrará el producto. En este tema analizaremos diferentes métodos de trabajo empleados en la realización de proyectos para que sepas cuál de ellos elegir ante un problema determinado. En este punto es importante independientemente de la metodología elegida establecer objetivos, ya que éstos son esenciales para el éxito del proyecto, porque establecen un curso a seguir y sirven como fuente de motivación para todos los miembros del proyecto, por tal motivo es necesario estructurarlos adecuadamente.

Objetivo

Es una meta que se fija, requiere un campo de acción definido y sugiere la orientación para los esfuerzos llevados a cabo para la satisfacción de una necesidad o situación.

• Una meta
• Un campo de acción definido
• Definición de acción
• Orientación

Elementos de los objetivos

• Un verbo: porque alcanzar un objetivo parte de una acción.
• Un resultado clave medible: debe establecer un solo resultado para evitar subjetividad, éste debe ser clave y medible, porque en caso contrario, la evaluación del resultado sería subjetiva.
• Una fecha tope: todos los objetivos deben ser temporales, deben tener una fecha tope en la cual deban realizarse, pues el tiempo es un importante recurso y es un factor con el que se puede medir la eficiencia de un trabajo.
• Un costo máximo: es importante señalar con anticipación el costo máximo y la rentabilidad, en unidades monetarias o en horas hombre.

Reglas para fijar los objetivos

1. Los objetivos deben fijarse por escrito para evitar dificultar su precisión.
2. Se deben fijar en forma separada. Ello implica que sólo contenga una de las cosas que queremos realizar y que las demás queden establecidas por separado.
3. Siempre debe fijarse la fecha en que los objetivos se deberán lograr, además debemos fijar fechas de revisiones parciales.
4. Los objetivos deben ser específicos, claros y precisos para todos los que van a participar en su realización.
5. Deben ser pocos en número sobre todo los primeros periodos.
6. Deben ser posibles de obtener, pero al mismo tiempo estimulantes para su realización.
7. Deben fijarse de acuerdo con las políticas, planes y programas generales de una empresa.
8. Debe revisarse si los jefes encargados de alcanzarlos cuentan con la autoridad necesaria en los diversos aspectos de autoridad formal operativa y técnica.
9. Los objetivos fijados deben dejar siempre un grado, más o menos amplio de decisión, a los jefes inferiores.
10. Antes de establecer objetivos, conviene analizar en que forma concreta van a contribuir al progreso de la empresa.

Principios de los objetivos de acuerdo a la metodología SMART

• Específicos (Specific): claros sobre qué, dónde, cuándo y cómo van a cambiar la situación.
• Medibles (Measurable): que sean posibles de cuantificar los fines y beneficios.
• Realizables (Achievable): que sean posibles de lograr (conociendo los recursos y las capacidades a disposición de la comunidad)
• Realistas (Realistic): que sea posible obtener el nivel de cambio reflejado en el objetivo.
• Limitados en el tiempo (Time bound): establecer el periodo de tiempo en el que se debe de completar cada uno de ellos,

Objetivos de gestión

El sistema de objetivos de la empresa es el primer paso en el proceso de administración. Está íntimamente relacionado con la estructura organizativa de la empresa y viene condicionada por el tipo de entorno en el que la empresa opera, así como por el ámbito interno de la propia empresa.

Éste debe concretarse en los distintos niveles que existen en la empresa:

1. Misión o fin de la empresa

En este nivel se trata de definir las aspiraciones generales de la empresa, es decir, su papel en la sociedad, su filosofía respecto a trabajadores, clientes y proveedores. Por lo tanto, la misión de la empresa es el resultado del sistema de valores y de las creencias imperantes en la empresa que son el resultado de su historia y heredados de sus fundadores (ejemplo, realizar un producto de alta calidad con precios y salarios justos, utilizando clientes y proveedores adecuados).

1. Objetivos generales

Deben expresar las metas que se propone alcanzar la empresa a nivel global y a largo plazo; subordinados a la misión de la empresa por su concreción se realizarán según la situación actual del entorno y según también la situación actual e interna de la empresa.

1. Objetivos operativos

Son los que se fijan en todos los niveles de decisión de la empresa. Los objetivos son los que ayudan a conseguir los objetivos generales, por lo tanto, tienen que estar subordinados a ellos y deben posibilitar su ejecución.

Requerimientos del Proyecto

Los requisitos de un proyecto deben ser definidos y documentados. Estos nos permiten especificar las necesidades y expectativas de los involucrados que deben ser cumplidas. Es importante incluir tanto los requisitos de los productos a desarrollar como los del proyecto mismo. Los primeros se refieren por ejemplo a las capacidades y características de los entregables (funciones, aspecto físico, desempeño, facilidad de uso, etc.).

Requerimientos y Stakeholders (Interesados)

Un requerimiento es la condición o capacidad que debe tener un sistema, producto, servicio o componente para satisfacer un contrato, estándar, especificación u otros documentos formalmente establecidos.

Son todas aquellas características observables que cualquier interesado desde que estén contenidas en el sistema. Como requisitos se incluyen las necesidades, deseos y expectativas del patrocinador, cliente, usuarios y otros interesados.

• Una capacidad necesaria para un cliente o usuario que soluciona un problema o consigue un objetivo.
• Una capacidad que debe incluirse en un sistema para satisfacer los objetivos del proyecto.
• Una restricción impuesta por algún interesado.

Un stakeholder (interesado) se define como alguien que está afectado por el proyecto que se desarrolla, podremos encontrar que hay dos tipos:

• Usuarios: aquellos que utilizarán el sistema.
• Clientes: aquellos que requieren el sistema y son los responsables de su validación o aprobación.

Es importante distinguir entre estos dos grupos de interesados, dado que muchas veces podremos encontrarnos que hay un conflicto entre los requerimientos de ambos. En la mayoría de los casos, los requerimientos de los clientes tienen prioridad sobre los requerimientos de los usuarios.

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