Gestion Del Tiempo

Gestión del tiempo

¿Qué significa saber administrar el tiempo?

A la mayoría se nos juzga por nuestro rendimiento en el trabajo, es decir, por lo que hacemos y por los resultados que obtenemos.

Administrar el tiempo significa trabajar activamente para crear eficacia y eficiencia.

Existe mucho escrito sobre el manejo del tiempo. Pero la mayoría de quienes conocen el tema coinciden en ciertos elementos básicos para controlar el tiempo:

Conozca cómo utiliza su tiempo: durante un par de días (mejor aún, una semana), lleve una bitácora del tiempo que dedica a cada actividad. Divida las tareas en categorías como: llamadas, reuniones, visitas inesperadas, trabajo administrativo, viajes, comida, descanso, actividades personales, etc. Analice si el uso de su tiempo se corresponde con sus responsabilidades.

Establezca sus objetivos: en base a lo que es importante para usted, determine que quiere lograr cada día y semana. Desglose cada objetivo en tareas, asígneles un tiempo estimado a cada una y establezca sus prioridades.

Organice su tiempo: identifique las herramientas correctas que le permitirán comprometerse a cumplir las tareas identificadas en un tiempo específico. Las herramientas puede ser: listas de cosas por hacer , calendarios, planificadores, etc.

Identifique y elimine los enemigos de su tiempo: los principales problemas para controlar el tiempo suelen ser:

-Sobrecargar su horario: tratar de hacer más de lo que resulta posible.

-Asumir tareas de otros: por ejemplo, cuando un subordinado no hace bien su trabajo

-Perdedores de tiempo (controlables): tales como llamadas telefónicas no planificadas, visitantes inesperados, reuniones improvisadas, redes sociales innecesarias para el trabajo a realizar, disminuir la disponibilidad para cosas poco relevantes, etc.

Por sobre todos los consejos para mejorar su tiempo, siga al menos este: coloque en un papel muy visible (en su teléfono, computador, etc.) con lo siguiente escrito bien grande: LO QUE ESTOY HACIENDO EN ESTE MOMENTO, ¿ME MUEVE EN DIRECCION HACIA MIS OBJETIVOS?

(Video que nos explica tres técnicas para gestionar nuestro tiempo https://www.youtube.com/watch?v=wqvSFWbhRs4 )

Medidas que nos ayudarán a aumentar la productividad

Unos sencillos pasos son el inicio de este proceso de mejora de la productividad empresarial:

- Utilizar los métodos y sistemas adecuados que nos permitan ser más eficientes.

SOLUCIÓN: Implementar metodologías más productivas

 Para evitar la procrastinación.

 Para mejorar nuestra capacidad de terminar las cosas.

-Saber dónde estamos y analizar la situación para saber hacia dónde dirigirnos.

SOLUCIÓN: Utilizar herramientas y procesos de “feedback”.

 Para identificar las oportunidades de mejora.

 Para mejorar nuestra gestión del tiempo.

-Gestionar el tiempo personal evitando interrupciones.

SOLUCIÓN: Eliminar las interrupciones y el presentismo.

 Para mejorar nuestra productividad.

 Para obtener una mayor satisfacción y más tiempo para la vida personal.

Metodologías a emplear en el proceso de mejora

Hemos seleccionado cinco métodos de fácil implantación y asimilación que pueden emplearse para solucionar los problemas detectados: GTD, Diagrama de Gantt, Quick Wins, Scrum y Pomodoro.

El método GTD

Es un método de gestión de las actividades y el título de un libro de David Allen. Allen se centra en el en la creación de listas específicas de tareas (por ejemplo, lista de llamadas telefónicas) y preconiza almacenar cada tarea en “cubos” específicos (agendas, PDA, grabadoras, libretas, etc.). Una vez almacenadas, podemos sacar estas tareas de nuestra mente para recogerlas más adelante y procesarlas. El método de Allen se divide en varias fases:

1) Procesar: consiste en almacenar y procesar tareas según un orden específico. Para ello:

- Empezar siempre desde el principio.

- No procesar más de una tarea a la vez.

- No llevar de vuelta al cubo ninguna tarea.

- Si una tarea requiere una acción, Allen sugiere las siguientes

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