Gestion De Proyectos Unuidad 6

Unidad 6 Supervisión y Revisión del Proyecto

Las fases de planificación y programación son cruciales, sin embargo, pocas veces los planes se cumplen al pie de la letra; los materiales llegan tarde, el trabajo lleva más tiempo del previsto, etc. Llamamos seguimiento al proceso de recopilación de datos sobre el funcionamiento real del proyecto y su incorporación al programa, así como la obtención de los informes pertinentes para que el director y el personal implicado esté informado de los cambios ocurridos frente a la programación de trabajos inicial. Llamamos control a la función que utiliza los datos proporcionados por el seguimiento para llevar la ejecución real del proyecto de acuerdo con los planes previstos. La evaluación es una fase posterior al control. En la fase de evaluación es donde haremos juicios sobre la calidad y efectividad del proyecto. En definitiva, controlar implica tomar las medidas correctivas necesarias cuando los hechos difieren de lo previsto más de lo que se considera admisible para cada proyecto.

Para establecer un seguimiento adecuado del proyecto, necesitaremos conocer qué información es la que se necesita para realizar un control efectivo del mismo. Así, dependiendo de las características del proyecto se actualizará el programa semanal, mensualmente, etc. El último paso de la Gestión de Proyectos es la Evaluación. Cuando hemos acabado tenemos la oportunidad de aprender de nuestros errores. El análisis de los mismos hará las decisiones futuras más realistas. Por ejemplo, debemos preguntarnos si hemos infraestimado la duración de las actividades, si las prelaciones establecidas han sido correctas, si hemos asignado el trabajo al personal adecuado o si ha habido retrasos en la recepción del material, así como si la calidad era apropiada.

6.1 Administración de Recursos

Todo proyecto requiere para su realización una serie de recursos. Los recursos necesarios para el desarrollo del proyecto generalmente se clasifican en cuatro tipos:

Humanos: Para poner en marcha cualquier tipo de proyecto de debe disponer de personas adecuadas y capacitadas para realizar las actividades y tareas previstas.

Físicos: Los recursos físicos tradicionalmente comprenden varios aspectos como terrenos, edificios, maquinaria, equipos, infraestructura, bibliografía, documentación, medios de transporte, tecnología, etc. Sin embargo, este tipo de recursos no siempre deben ser adquiridos, pero sí puede ser cubiertos o sustituidos con lo que se tiene.

Técnicos: En caso de que el proyecto contemple herramientas o recursos específicos, es necesario establecer las alternativas técnicas elegidas y las tecnologías a utilizar. Cuando un proyecto contempla la adopción de innovaciones tecnológicas, es bueno tener presente, que muy probablemente, la adopción de la innovación no se va a producir en un su totalidad.

Financieros: Los recursos financieros hacen referencia al presupuesto necesario para la operación del proyecto. Se sabe que cualquier acción tiene un costo que es asumido por todas las partes comprometidas en su puesta en marcha. Los recursos no necesariamente tienen que provenir de entidades especializadas en financiar proyectos.

Sin los Recursos un proyecto no podría ser ejecutado. Uno de los aspectos de mayor complejidad en la Gestión de Proyectos es el manejo (o Administración) de los Recursos asignados a él (en especial si éstos son humanos).

La Administración de Recursos en la Gestión de Proyectos no consiste sólo en “asignar” un recurso a una tarea, sino que involucra además conocer las características (destrezas, por ejemplo, en el caso de recursos humanos) de esos recursos para realizar su asignación de la manera más inteligente de forma tal de garantizar que la tarea pueda realizarse con los parámetros de eficiencia ideales.

Por razones obvias, en la Gestión de Proyectos el Recurso humano es el que ofrece mayores “particularidades” y es por ello se resume a continuación algunos aspectos que deben ser tomados en cuenta cuando se trata con este tipo de recurso en un proyecto:

Tomar en cuenta las destrezas y costo del Recurso para asignarlo a la tarea adecuada.

Mientras más experimentado sea el recurso mayor será su costo, por lo tanto es importante considerar si la tarea se puede realizar, en el mismo tiempo, empleando un recurso de alta experiencia o varios recursos de mediana a baja experiencia, siempre tratando de optimizar los costos/tiempo.

Optimizar el número de recursos asignados a la tarea.

A mayor cantidad de recursos asignados a una determinada tarea, mayor tenderá a ser el costo de ejecución de ésta.

Evitar exceder las horas diarias de trabajo del Recurso, para no caer en el pago de horas Extra. Generalmente, el costo de una hora extra es mayor que el costo de una hora de trabajo “Normal” y, sin lugar a dudas, la optimización de costos es otro de los aspectos a tomar en cuenta en la Gestión de Proyectos.

Durante la fase de seguimiento del proyecto realizar las re-asignaciones de recursos necesarias que permitan mantenerlos en el máximo de su productividad.

Evitar subutilizar al Recurso, asignándolo a otras tareas cuando esté disponible.

El éxito o fracaso de un proyecto esta medido en función del logro de sus objetivos y posteriormente por la administración de los recursos asignados al mismo. Cuando se habla de recursos, se hace referencia a los requerimientos necesarios para lograr la realización de un proyecto:

a) Tiempo

b) Personas

c) Dinero

d) Equipo

e) Instalaciones o instrumentos.

En muchas organizaciones la asignación de recursos responde a una sola variable: “Disponibilidad”. No obstante, el establecimiento de un plan adecuado permite asegurar que todos los recursos necesarios para el establecimiento del coste del proyecto estén debidamente asignados.

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