Gestión de personas para la comunicación

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Contenido

1        Introducción        3

2        Recopilación de la información        4

3        Planteamiento de una propuesta        6

4        Objetivos que pretende alcanzar con la estrategia comunicacional        9

5        Identificación del público objetivo al que se dirigirá el proyecto        9

6        Planificación del proyecto        10

7        Establecimiento de etapas        12

8        Planificación de actividades y tareas        12

9        Conclusiones        14

10        Referencias bibliográficas        15

1. Introducción

En el siguiente documento se presentará la problemática de la empresa Drugstore la cual consiste en tener todos sus canales de venta, compra, despacho, entre otros separados en diferentes sistemas lo cual provoca una pérdida de datos y una nula trazabilidad de los productos. La empresa BOGFA planteara la propuesta de un sistema Back Office el cual unirá todas sus herramientas de inventario, venta, compra y despacho en una sola permitiendo tener una trazabilidad completa del producto desde que entra hasta cuando sale.

Para lograr esto se implementará una estrategia de comunicación con la empresa Drugstore mediante la plataforma Teams la cual permitirá comunicarse mediante video llamadas y mensajes. Además, se establecerá la planificación del proyecto mediante una carta Gantt y luego la identificación de las etapas y posteriormente la planificación de actividades y tareas.

1. Recopilación de la información

Actualización y justificación del problema

El problema que se identificó en la empresa “Drugstore” es su manejo de datos transaccionales entre sus compras, ventas, productos, movimientos de inventario, despachos, ya que en la actualidad la compañía manipula los datos mencionados previamente de forma manual, dejando estos plasmados en hojas Excel. Esto genera que el negocio pierda tiempo y dinero al no lograr un cruce de datos, puesto que muchas veces no se encuentran o se pierde la data. Cuentan con un catálogo de 1350 productos aprox. Distribuidos en una bodega con 10 ubicaciones de almacenaje, Dentro la de la bodega cuentan también con zonas de Picking Y Packing. (Logístico-Global)

Manifiestan problemas en el área de bodegaje debido a que su sistema vigente (Zebra Designer) únicamente permite que la empresa ejecute etiquetas de productos manualmente ocasionando una pérdida de tiempo y que exista riesgo de pasar alguna por alto. (Logístico-Inventario)

Los diferentes movimientos de inventario están registrados en sus planillas Excel, organizan los productos bajo un LAYOUT *de bodega ya establecido. (Logístico-Inventario)

El seguimiento dado a un producto al momento de efectuar su correspondiente despacho es incompleto, debido a que su sistema actual (Beetrack*) permite al cliente estar informado de su artículo tanto de la hora de salida, su ubicación y hora de llegada, pero no se genera documentación que respalde si el repartidor entrego el producto o si el cliente lo recibió satisfactoriamente. (Logístico-Despacho)

Descripción de la organización

Se identifico que el sistema utilizado por la empresa actualmente no se encuentra centralizado, esto genera problemas en el cruce de datos originando perdida de data en los diversos procesos de la compañía (compra, venta, entre otros). (Logístico-Global)

La planificación de compra se ve perjudicada por la incongruencia en los datos en el registro de inventario, esto se produce porque el conteo se ejecuta manualmente y siempre está latente un posible fallo humano. Ocasionalmente la empresa compra más productos o menos de los que requiere, pues no se conoce la cantidad exacta de insumos registrados en sistema.

Para ejemplificar lo anterior, hay artículos que se requieren urgente y la compra de estos se retrasa ya que se espera la finalización del inventariado manual. (Logístico-Compra)

En el Ecommerce de la empresa existen dos grandes problemáticas. La primera es que la orden de compra se debe registrar de manera manual ocasionando la inexistencia de un respaldo de ventas y que la actualización del registro sea más lenta, debido a lo mencionado se dificulta generar reportes y graficas para analizar lo vendido mes a mes. La segunda es, no poseer integración en los módulos (Compra-Inventario-Despacho) pues la compañía no consigue automatizar el registro de los datos y no serían congruentes entre sí. Por ejemplo, el stock se refleja un dato que no cuadra con lo que se tiene en inventario, lo comprado, lo vendido ni con lo despachado. (Logístico-Venta)

En los tres canales de venta con bodega, se evidencia un problema de comparación de datos entre los módulos puesto que al no existir una claridad de la entrada y salida de los insumos en bodega se genera una mala gestión en Excel. Además, esto ocasiona un problema en la Logística de Ventas ya que no se puede realizar un análisis acabado de las ventas porque los datos de importancia se encuentran desordenados y no son concretos para la realidad y claridad de la empresa, por ejemplo, estudiar que producto tiene mayores y menores ventas, que tipo de clientes compran y en qué lugar se vende más. (Logístico-Inventario)

El sistema para generar los etiquetados de la empresa no es eficiente al momento de realizar una impresión masiva, ya que existe pérdida de tiempo de producción, dinero y riesgo de extravío de las etiquetas. (Logístico-Inventario)        

Se observo que el sistema de despacho es incompleto porque no genera un respaldo de los procesos que tuvo el producto (hora de salida, tiempo de entrega y estado del producto). Sin este resguardo de la información la empresa no tiene fundamentos concretos para protegerse en caso de problemas con el producto, tanto como que no llegara a su destino, que tuviera algún accidente en el transcurso o que no llegara el pedido solicitado. (Logístico-Despacho)

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