Gestión de tiempo y Dirección de Reuniones
Enviado por dcaritof • 21 de Julio de 2023 • Trabajo • 1.853 Palabras (8 Páginas) • 180 Visitas
DD042 - Gestión del Tiempo y Dirección de Reuniones
Actividad Práctica
Programa de estudios: Máster en Administración y Dirección de Empresas
Nombre y apellidos: Diana Carolina Fernández Gómez
Fecha: 11 mayo 2023
Directrices a considerar para el desarrollo de la actividad
- Tipo de letra: Arial.
- Tamaño: 11 puntos.
- Interlineado: 1,15.
- Alineación: Justificado.
La actividad práctica debe llevarse a cabo en este documento Word siguiendo las normas de presentación y edición en cuanto a citas y referencias bibliográficas se refiere (véase https://www.normativa-academica.info/es/normativa-estilo-apa/).
La entrega debe hacerse en el ícono de la actividad, basándose en el estudio de los materiales de la asignatura y otras fuentes que considere oportuno consultar.
Por otro lado, se recuerda que existen unos criterios de evaluación cuyo seguimiento por parte del alumnado se considera sumamente importante. Para más información, consúltese la rúbrica de la actividad, incluida en el documento Evaluación de la asignatura, en este campus virtual.
Actividad
- ¿Cuál ha sido el aprendizaje más importante que has obtenido de la asignatura y como aporta a tu ejercicio profesional? Elabora un mapa mental, conceptual, esquema o diagrama al respecto (extensión de 1 cuartilla).
[pic 1]
- Pondera del 0 al 100% lo que consideras más importante para una gestión eficaz del tiempo.
Característica | Porcentaje |
a) Uso de agenda | 15% |
b) Priorización de actividades | 25% |
c) Delegar tareas | 20% |
d) Enfoque preventivo | 20% |
e) Mejorar la capacidad de tomar decisiones | 20% |
Sumatoria | 100% |
Argumentación (entre 150 y 200 palabras):
Argumentación (entre 150 y 200 palabras): De acuerdo a mi experiencia, considero que la columna vertebral sobre la organización de las actividades a realizar, desde luego lograr gestionar de manera eficaz el tiempo, es la priorización de actividades, debido a que cuando evaluamos las actividades más importantes a realizar, identificamos cuál de estas pueden ser delegadas con prontitud, responsabilidad, claridad y precisión a nuestro equipo de trabajo, es decir, tomarnos un tiempo prudente al final del día para controlar y hacer seguimiento a las actividades delegadas, a través de informes de lo gestionado, de tal forma que se pueda evaluar y corregir en caso de ser necesario para asegurarnos que los objetivos se están llevando a cabo según lo planeado, el siguiente paso es, asignar tareas o responsabilidades a miembros del equipo, trazando objetivos, lineamientos, requisitos y fechas de entrega, resaltando que delegar permite tener un mejor enfoque y organización de las actividades, ganando tiempo para enfocarse a actividades que requieren la destreza y autoridad en particular; una vez identificando qué actividades realizaremos, considero que la actividad más importante para la gestión efectiva del tiempo es la programación de la agenda, en la cual se asignan recursos según su priorización, si ésta contribuye al cumplimiento de objetivos que deseo alcanzar, combinación de actividades, entre otras, según lo afirma FUNIBER “20 minutos diarios de planificación puede ayudar a ahorrar una hora, hacerlo diariamente cinco horas a la semana, lo que significa 250 horas anuales, más de dos semanas extra de tiempo para alcanzar nuestros objetivos”.
- En algún buscador de textos científicos (EBSCO, Google Académico, etc.) localiza 3 artículos en donde se reflejen los últimos avances y descubrimientos en torno a Administración del Tiempo, y desarrolla un análisis al respecto. (entre 250 y 300 palabras).
- A partir de tu última semana laboral, analiza 5 actividades desarrolladas. Para ello, apóyate en el siguiente cuadro:
Propuesta de optimización del tiempo con base en criterios de orden, delegación, priorización, prevención: Desarrollar unas sesiones, con un estimado de duración de 15 a 20 minutos, con parámetros de indagar (Consultar sobre metas, gestión, capacidades y el desarrollo de Analista académica, mostrar interés y entender la perspectiva de ella), escuchar (reflexionar en torno al contenido y los sentimientos de atención al estudiante durante la sesión, lo que permitirá construir una relación en la que ella se sienta comprendida, utilizando la comunicación positiva) y proponer (Compartir la retroalimentación y los estándares que la Analista académica debe cumplir, ofrecer sugerencias para mantener. | Actividad: Coaching a Analista académica |
Tiempo real invertido y comparación con el tiempo deseable si se aplica la propuesta: Considero muy importante aplicar la propuesta en base a los criterios sugeridos, el tiempo puede reducirse a 15 minutos diarios para planificar la atención a los estudiantes y determinar casos puntuales de estudiantes en conjunto con la Analista académica, tipificando los casos de estudiantes que requieren acompañamiento personalizado, revisar los casos atendidos el día anterior haciendo una minuta de cada reunión, detallando cuales fueron los puntos más relevantes y cuales se les deberá de dar seguimiento para el crecimiento y avance del proceso académico de nuestra comunidad estudiantil. | |
Propuesta de optimización del tiempo con base en criterios de orden, delegación, priorización, prevención: Mi propuesta de optimización para realizar coaching a la analista académica, la cual en estos momentos dedico 3 horas semanales será en base a documentar cada sesión de coaching con los siguientes parámetros: - Logros Obtenidos - Áreas de Oportunidad - Compromisos - Mis compromisos - Capacitación | Actividad: Coaching a la analista académica de la Facultad de Ciencias empresariales. |
Tiempo real invertido y comparación con el tiempo deseable si se aplica la propuesta: Tiempo real invertido: 3 horas semanales si la sesión de Coaching a la analista académica, se centra en los criterios de logros obtenidos, acciones de mejoras y oportunidad de cambios en la estrategia de atención, compromisos de colaboradores, mis compromisos y capacitaciones, considero que el tiempo puede reducirse hasta en un 50%, es decir me tomará 1.5 horas semanales por sesión a colaboradora, ya que nos enfocaremos en estos para brindar soluciones a los casos presentado por estudiante a mejorar los tiempos de respuesta. | |
Propuesta de optimización del tiempo con base en criterios de atención, delegación, priorización, prevención: Actualmente es una de las actividades a las cuales le dedico más tiempo desde la dirección del programa, alrededor de 5 horas semanales; sin embargo considero que al tener una analista académica, que cuenta con excelente experiencia en el proceso y atención a estudiantes en el sector de la educación superior, se le puede delegar actividades de apoyo, ya que es la encargada directa de este indicador; lo que me permitiría reducir a una hora semanal, dividida en 30 minutos en una reunión con el equipo de trabajo de la Facultad, espacio en el cual deberán de presentar sus resultados semanales y 30 minutos con la analista académica en la cual evaluaremos las Propuesta de optimización del tiempo con base en criterios de desempeño e indicadores. | Actividad: |
Tiempo real invertido y comparación con el tiempo deseable si se aplica la propuesta: Tiempo real invertido: 3 horas semanales, ya que mi función es liderar el programa de Administración de Empresas, cuento con el apoyo de la analista y secretaria académica, considero que esta actividad la puedo delegar a la analista académica, que cuenta con excelente experiencia en el proceso y atención a estudiantes en el sector de la educación superior, se le puede delegar actividades de apoyo, ya que es la encargada directa de este indicador, la actividad se reducirá a una media hora semanal; la cual la dividiré en 30 minutos con el equipo de trabajo para evaluar estrategias a implementar. | |
Propuesta de optimización del tiempo con base en criterios de orden, delegación, priorización, prevención: delegar a los Oficiales de Servicio al Cliente y a subgerente que el indicador de satisfacción de cliente, el cual es medido mediante encuestas a los correos electrónicos de nuestros usuarios por gestiones que realizan en Agencias bancarias a que este indicador, ya que son ellos/as quienes están de cara al cliente y los atienden directamente, por lo que deberán persuadir a cada cliente que la evaluación que recibirán será para ponderar la atención recibida por parte de cada uno/a; y al final de cada semana, me reuniré con cada uno/a para evaluar el indicador personal, me reuniré 15 minutos los días sábados. | Actividad: |
Tiempo real invertido y comparación con el tiempo deseable si se aplica la propuesta: Tiempo real invertido: 6 horas (una hora diaria)Actualmente entrevisto al azar a 10 clientes diariospara saber cual es la experiencia que pasó en elBanco, persuadiendo a cada uno de colocar nota de10 para los colaboradores y así cumplir con elindicador de satisfacción; si empodero a cada uno delos Oficiales de Servicio al Cliente y al final de lasemana me reúno 15 minutos con cada uno/a deellos/as podré evaluar cuales son los puntos de dolorde nuestros clientes e identificar cuales son lasdebilidades de cada uno/a de los colaboradores paracentrarme en que en nuestra sesiones de Coachingmensual trabajar estas oportunidades de mejora contécnicas de atención al cliente | |
Propuesta de optimización del tiempo con base en criterios de orden, delegación, priorización, prevención: la propuesta para optimizar el tiempo en reuniones con clientes TOP de Agencia bancaria es de evitar lo más que se puedanlas reuniones presenciales, innecesarias (reuniones quese pueden reducir en correos electrónicos o llamadas) y focalizar cada reunión en los aspectos importantes de estas; propuesta para optimizar: utilizar medios digitales, Teams, correo electrónico y llamadas telefónicas | Actividad: |
Tiempo real invertido y comparación con el tiempo deseable si se aplica la propuesta: Tiempo real invertido: 20 horas semanales.Una de las actividades directas en mi cargo comogerente de Agencia, se les brinda seguimiento a lasgestiones de los clientes TOP de Agencia (Clientesque poseen saldos arriba de $1,000,000.00. LaPandemia Covid-19 ha venido a revolucionar lasactividades diarias, y el tiempo que se pierde en eltráfico, presentación en cada reunión, romper el hielo con temas triviales para aterrizar luego en lasgestiones de nuestros clientes, es ahora innecesariocon las reuniones virtuales, correos electrónicos yllamadas telefónicas. Por mi experiencia puedo afirmarque las reuniones virtuales son tan funcionales ya queson focalizadas en los puntos de interés de nuestrosclientes |
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