Glosas más comunes

1. DEFINICIÓN DE GLOSAS:

las glosas son objeciones a las cuentas de cobro presentadas por las instituciones prestadoras de servicios de salud – IPS, originadas en las inconsistencias detectadas en la revisión de las facturas y sus respectivos soportes, las cuales pueden determinarse al interior de la misma institución o por las entidades con las cuales se hayan celebrado contratos de prestación de servicios, tales como: empresas promotoras de salud - EPS, administradoras del régimen subsidiado – ARS, compañías de seguros, direcciones seccionales de salud y otras IPS.

Cuando en una cuenta de cobro se presentan inconsistencias en lo que respecta a su presentación, consolidación, aplicación de tarifas, cobertura de servicios, entre otros, la entidad contratante devolverá la cuenta a la IPS para su corrección y los prestadores de servicios de salud, tendrán la obligación de aclarar o corregir las observaciones y dar respuesta a las mismas dentro de un plazo establecido.

2. GLOSAS MÁS COMUNES:

Entre las glosas más comunes se encuentran:

 Documentos sin diligenciar o mal diligenciados

 Documentos enmendados

 Inconsistencias en los soportes anexos

 Cobros sin la comprobación de los derechos de usuario, tarjeta, cédula, carné

 Falta de información estadística

 Errores en las liquidaciones, tarifas mal aplicadas, sumas mal realizadas

 Falta de la relación de pacientes

 Falta de documentos

 Prestación de servicios adicionales a los establecidos en el contrato

 Falta de pertinencia técnico científica entre diagnóstico y procedimientos realizados y/o servicios prestados.

 Documentos sin firma del paciente.

3. PROCESO ADMINISTRATIVO Y REGISTRO CONTABLE DE LA PRESENTACIÓN DE LA GLOSA

Para un adecuado manejo y gestión de las glosas, es necesario que en el contrato de prestación de servicios se establezcan, claramente, los requisitos y plazos para su presentación, por parte de la entidad contratante. En caso de no pactarse el plazo, se adopta el estipulado en la normatividad vigente. La comunicación de la glosa debe contener la relación de facturas o documentos equivalentes glosados, donde se especifique: número del documento, nombre del usuario, servicio glosado y causa de la glosa. Adicionalmente, debe traer anexas las facturas o documentos equivalentes y los soportes presentados por dichos servicios.

Recepción De Glosas

La IPS debe establecer el procedimiento para la recepción y trámite de las glosas, en el que se considere la verificación del cumplimiento de los requisitos acordados para su presentación y las acciones a seguir, en caso de incumplimiento.

Para establecer claramente la fecha de recepción de la glosa por parte de la IPS, el funcionario encargado de esta labor, debe dejar constancia en el original, consignando su nombre y firma, así como la fecha y hora de recibo.

El proceso de recepción de glosas se termina con su registro en un instrumento que debe ser diseñado para tal fin y que puede ser complementario o, el mismo registro consecutivo de cuentas de cobro presentadas, al cual se le han adicionado las casillas pertinentes.

Distribución de las glosas

Una vez recibidas y registradas las glosas, se procede a hacer un análisis para verificar las causas, con el fin de determinar a qué áreas, unidades o funcionarios deben remitirse para su solución, o si por el contrario, pueden resolverse en la misma unidad receptora de glosas que se recomienda, sea la de cartera. La distribución o remisión de la documentación aportada en la glosa, debe realizarse de manera inmediata, para que los diferentes responsables, cuenten con el tiempo necesario para el análisis y la realización del trámite requerido, garantizando el oportuno recaudo de la cartera.

Simultáneamente deben reportarse a contabilidad para que se efectúe el correspondiente registro.

Las glosas deben registrarse en cuentas de orden deudora de control, en el momento en que se presentan, independientemente que sean o no, subsanable. Asumiendo que la factura glosada es en cumplimiento de un contrato de prestación de servicios con una EPS, para la atención del Plan obligatorio de salud – POS, el registro que debe efectuarse, es el siguiente:

Código Cuenta Débito Crédito

8333 FACTURAS GLOSADAS EN LA VENTA DE SERVICIOS DE SALUD

833301 Plan obligatorio de salud POS – EPS xxx

8915 DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR)

891522 Facturas glosadas en la venta de servicios de salud xxx

El registro debe efectuarse por el valor de la factura, si la glosa es total o por el valor de los servicios glosados, si la glosa es parcial.

NOTA: evaluación

4. GLOSAS PERTINENTES- SUBSANABLES- NO SUBSANABLES- NO PERTINENTES- REGISTROS CONTABLES DE CADA UNA

Los funcionarios designados para analizar y hacer el trámite de las glosas, deben evaluar si la glosa es o no pertinente.

- GLOSA PERTINENTE: Corresponde a aquélla que es adecuadamente justificada por la entidad contratante. En este evento se procede a verificar si la causa de la glosa es o no subsanable.

- SUBSANABLE: Se enmienda completando la documentación o información requerida, realizando las correcciones necesarias o formulando las aclaraciones del caso.

-NO SUBSANABLE: Se procede a informar a la entidad contratante, su aceptación.

-GLOSA NO PERTINENTE: Corresponde a aquélla que no se encuentra adecuadamente justificada.

REGISTRO CONTABLE DE LAS GLOSAS NO PERTINENTES Y SUBSANABLES

Cuando la entidad contratante acepta la respuesta de rechazo de la glosa por no ser pertinente o, siendo pertinente, la IPS da respuesta oportuna a las objeciones u observaciones:

- REVERSIÓN CUENTA DE ORDEN

Código Cuenta Débito Crédito

8915 DEUDORAS DE CONTROL POR CONTRA (CR)

891522 Facturas glosadas en la venta de servicios de salud XXX

8333 FACTURAS GLOSADAS EN LA VENTA DE SERVICIOS DE SALUD

833301 Plan obligatorio de salud POS– EPS XXX

En el momento en que se da el pago de los servicios prestados:

- RECAUDO

Código Cuenta Débito Crédito

1105 CAJA

110501 Caja principal XXX

1409 SERVICIO DE SALUD

140901 Plan obligatorio de salud POS – EPS XXX

- OMISIÓN EN LA FACTURACIÓN DE SERVICIOS

Cuando la institución omite facturar servicios prestados que se encuentren dentro de lo establecido en el contrato, debe proceder a hacer el reconocimiento y cobro correspondientes.

Por tratarse de un reconocimiento,

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