Guía práctica para la integración de sistemas de gestión

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Sistemas de gestión y como integrarlos

Se conoce que existen elementos comunes que permiten la integración, sin embargo pocas veces se sabe con certeza como hacer un plan de integración que logre unir todos estos conceptos y corrientes, fusionándolos en uno  solo que los sintetice, como una guía para lograrlo existe una norma española la une 66177, la cual se denomina como la guía para la integración de sistemas de gestión, esta norma proporciona las directrices para desarrollar, implementar y evaluar un plan de integración de todos los sistemas de gestión en las organizaciones, para que se dé una integración total o parcial de dichos sistemas esta norma no pretende reemplazar las normas de los sistemas de gestión, lo que busca es dar una visión compartida para que la organización, se integre y se pueda obtener eficiencia y rentabilidad del negocio.

Esta norma es aplicable a todo tipo de organizaciones independiente de su tamaño o de la actividad y que aplique o deseen aplicar uno o más sistemas de gestión, Esta norma plantea 5 pasos para lograr una adecuada planificación de la integración que podrá dar así un muy buen resultado.

Paso 1

Realice el análisis del contexto

Para hacer ese análisis se debe realizar 2 actividades la primera es determinar el nivel de madurez de la organización y la segunda, determinar el alcance del sistema de gestión

Para determinar el nivel de madurez es necesario contestar preguntas como:

Que capacidad de experiencia tiene mi empresa para empezar un tema de integración

Cuáles son las necesidades y expectativas de los clientes y otras partes interesadas que se pueda satisfacer con la integración

Que sistemas de gestión posee la organización

Que riesgos puede tener la integración

Con estas respuestas podemos identificar el nivel de madurez que según la norma tiene 5 niveles

El inicial o sin aproximación formal. -  quiere decir q la organización no ha identificado sus procesos, no asignado responsabilidades, no conoce la voz del cliente y trabaja de modo informal,

El básico o de aproximación reactiva quiere decir q la empresa cuenta con cuenta con procesos documentados, pero no ha realizado seguimiento ni mejora de estos

El avanzado o aproximación a sistema estable. - los procesos se llevan a cabo como están documentados, se realiza un seguimiento, se analiza los datos se toman decisiones basadas en los hechos y existe una tendencia al mejoramiento continuo.

El experto o con énfasis en la mejora continua. - en este caso la mejora es sistémica se toman decisiones eficaces y eficientes, la tendencia a la mejora continua se ha mantenido en el tiempo.

Premio o desempeño del mejor en su clase. - quiere decir q realiza actividades teniendo como referente lo que hacen los mejores, mide su desempeño y satisfacción de las partes interesadas, está siempre en búsqueda de la optimización.

luego para determinar el alcance o la extensión del sistema de gestión se debe conocer la necesidad y las expectativas del cliente y las partes interesadas, lo cual incluye requisitos del cliente, la sociedad del personal de la organización, requisitos de los accionistas, los propietarios los societarios y otros requisitos sectoriales y sociales que se suscriban a la organización, y se debe identificar además las estrategias que se deben desarrollar dentro de la organización para el cumplimiento a estos requisitos.

Con esta información se debe determinar cuáles son los procesos, las personas y la cedes de la organización involucradas en el sistema de gestión, para así determinar el nivel de riesgo que tiene asociada el proceso de integración, estos elementos son los que me permitirán definir el alcance de mi sistema integrado de gestión

Paso 2

Seleccione el método de integración

Los resultados del análisis del contexto nos deben llevar a elegir el método más adecuado para realizar nuestro plan de integración existen 3 métodos

Método base es un método muy rentable y requiere una inversión pequeña, se obtienen resultados importantes a corto plazo, a demás no requiere experiencia de la gestión por procesos.

Algunas de las acciones que se recomienda implementar con el método básico son:

Integrar la política del sistema de gestión

Integrar la documentación de los sistemas de gestión

Y definir la responsabilidad de las funciones de cada persona en todo el sistema de gestión que se vayan a integrar

Método avanzado

Este método supone la continuidad natural del método básico y su rentabilidad se consigue naturalmente a mediano plazo, ya que se requiere cierta experiencia para implementar eficazmente la gestión por proceso, las acciones que se pueden abordar a modo de ejemplo son

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