HERRAMIENTAS PARA EL GUARDADO DE INFORMACIÓN HISTÓRICA DE COMPRAS EN UNA ORGANIZACIÓN

I. Para el guardado de la información histórica de compras es necesario considerar el medio en que dicha información se encuentra almacenada, para determinar cuáles son las herramientas más convenientes para garantizar su permanencia en la historia de la organización.

Los posibles medios para la guarda de información que hoy se utilizan en empresas jóvenes o poco desarrolladas tecnológicamente, se encuentran los siguientes:

1. Archivos en hojas electrónicas y otros procesadores de texto,

2. Documentos impresos ordenados en expedientes físicos organizados por proveedor, por producto comprado, por fecha de compra, etc.,

3. Tarjeteros tipo kardex,

4. Etc.

Para cada uno de cuales se pueden utilizar los siguientes mecanismos de guarda de la información:

1. Cuando la información se encuentra capturada en medios digitales, no se tiene mayor dificultad con tal de que dicha información se organice adecuadamente para su pronta localización en bases de datos debidamente protegidas, utilizando plantillas estandarizadas para su homologación por campos semánticos (proveedores con proveedores, artículos con artículos, almacenes con almacenes, etc.)

2. Si se trata de documentos impresos se puede optar por dos vías:

a. La captura de la información en medios digitales, manteniendo el mismo orden de la información que ya estuviera capturada en bases de datos.

b. La digitalización de documentos, manteniendo un criterio de orden y organización de la información para garantizar que se resuelven los siguientes problemas: ( )

i. El Manejo de volumen y variedad.

ii. Preservación de documentos.

iii. Métodos ineficientes y costosos.

iv. Acceso de la información inadecuada.

v. Cumplimiento de normas.

II. SRM: Administración de compras y proveedores ( )

SRM, siglas surgidas de su nombre en inglés Supplier Relationship Management, para administrar y controlar la gestión de las relaciones con los proveedores de materia prima, específicamente para:

1. Administrar de manera eficaz todos los procesos de compra que realiza una empresa.

2. Evaluar los resultados de las operaciones, con el fin de analizar cuáles son los pasos a seguir en el desenvolvimiento de la compañía, logrando de esta manera incrementar la productividad cotidiana, y una notable reducción de costos.

3. Controlar la compra de materias primas, suministros de uso interno, adquisición de bienes de inventario, contratación y tercerización de tareas, entre otros.

4. Incluir estrategias precisas en las políticas y procedimientos que se utilizarán durante los procesos de compra o adquisición.

5. Ofrecer información precisa para administrar de manera correcta la oferta y la demanda de una organización.

6. Permitir una supervisión y gestión eficaz de los materiales y servicios de insumos que ingresan a la planta de producción.

7. Controlar los procesos de producción, durante los cuales se utilizarán las materias primas adquiridas y los servicios contratados.

8. Gestionar el abastecimiento de materias primas y servicios que serán necesarios reponer para continuar la producción.

CUADRO COMPARATIVO: VENTAJAS Y DESVENTAJAS

Más que compararlos entre sí, habría que reconocer que las empresas desarrolladas tecnológicamente y las que no lo son, representan dos mundos perfectamente diferenciados, con una evidente ventaja para las primeras en función de su capacidad de respuesta a las necesidades de altos volúmenes de producción.

Como ejemplo: mientras que en las empresas que cuentan con sistemas de cómputo robustos soportando sus procesos productivos, la selección de proveedores (en función de sus precios, de sus fechas de entrega, de sus condiciones comerciales, etc.), es un paso sencillo y rápido de análisis de información, no es lo mismo para las que no cuentan con este tipo de herramientas, dado que para ellas es necesario ir documento por documento revisando la puntualidad en la entrega, el cumplimiento de la calidad de los materiales recibidos, etc.

Lo que queda es la comparación de ventajas y desventajas de las herramientas utilizadas en cada caso. Veamos las ventajas y las desventajas de la digitalización de documentos:

Ventajas ( ) Desventajas ( )

La información queda asegurada de por vida, adaptada y actualizada a los tiempos y las necesidades de hoy y mañana. Los documentos pueden ser fácilmente dañados en el proceso de manipulación y mediante su aplastamiento contra las superficies de vidrio del escáner.

Se pueden consultar los documentos en cualquier momento a través de distintos medios digitales como notebooks, teléfonos móviles y pcs de escritorio. Además pueden ser legalizados y asegurados gracias al uso de la firma digital

Se pueden compartir los documentos de manera rápida utilizando servicios online como redes sociales y cuentas

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