Habilidades Gerenciales

Tema 10 Como dirigir una reunión

Manual de Apoyo adaptado por Suma Ventas Consultores, S.C. 245

Tema 10 “Como dirigir una reunión”

Índice

1. Para iniciar 1.1 Objetivo del tema 1.2 ¿Qué haría usted?

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2. Lo que debo saber 2.1 Conceptos básicos 2.2 Pasos

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3. Manos a la obra 3.1 Caso práctico 3.2 Herramientas

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4. Para terminar 4.1 Repaso de los conceptos vistos 4.2 Para profundizar en el tema

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Bibliografía

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Acerca del autor

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Tema 10 Como dirigir una reunión

Manual de Apoyo adaptado p 246 or Suma Ventas Consultores, S.C.

Como dirigir una reunión Autores: Interaction Associates, Nick Morgan y Linda A. Hill

Parte 1: Para iniciar 1.1 Objetivo del tema Este tema contiene información con la cual usted aprenderá:

• Cuándo convocar a una reunión y qué tipo de proceso utilizar para la toma de decisiones.

• Cómo planificar y prepararse para una reunión productiva.

• Cómo llevar a cabo una reunión exitosa y luego efectuar el seguimiento.

• Cómo tratar problemas de conducta e intervenir en momentos críticos durante una reunión.

1.2 ¿Qué haría usted? La semana pasada Judit realizó una gran reunión. Invitó a las personas adecuadas, distribuyó anticipadamente los órdenes del día y comunicó cuáles eran metas de forma clara para llegar a una decisión sobre la estrategia. Escuchó con atención, mantuvo las cosas en funcionamiento y motivó al equipo para alcanzar el consenso. El grupo llegó a una decisión inteligente y creó una estrategia realista y creativa. Sólo había un problema. Desde el término de la reunión, nadie había hecho ningún tipo de comentario sobre la decisión o la estrategia. Todos siguieron enfrascados en los mismos proyectos y ocupados por las mismas prioridades que habían tenido antes de la reunión. Judit se preguntaba qué podría haber hecho para que el grupo se hubiera mantenido concentrado en la nueva estrategia. ¿Qué haría usted?

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Justifique su respuesta: _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ¿Qué podría hacer usted? Durante la reunión, Judit podría haber pedido a un participante que anotara los puntos clave y las decisiones que se habían tomado. Al término de la reunión, podría haber elaborado un resumen con los logros del grupo y con las tareas que requiriesen un seguimiento. Después de la reunión, podría haber ideado un plan de comunicación y acción para distribuirlo entre todos los participantes y los principales interesados. El plan debería haber resumido los resultados de la reunión, las tareas pendientes, el responsable de cada tarea y las fechas de ejecución de las susodichas tareas. De haber resultado conveniente, Judit debería haber programado una reunión de seguimiento para poner por escrito algunas cuestiones, revisar el plan de comunicación y acción y comprobar el progreso de las tareas. En este tema, usted aprenderá cómo establecer las metas de sus reuniones, determinar los órdenes del día que sean realistas, trabajar en grupo sobre la formalidad de la reunión y crear planes para convertir las decisiones en acciones. Comentarios: _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________

Tema 10 Como dirigir una reunión

Manual de Apoyo adaptado p 248 or Suma Ventas Consultores, S.C.

Parte 2: Lo que debo saber 2.1 Conceptos básicos Tipos y propósitos de las reuniones ¿Qué es una reunión? Una reunión es, simplemente, un grupo de gente que se junta con el fin de hacer negocios.

Las reuniones son sólo un componente del motor que impulsa a los negocios. Sin embargo, muchas reuniones parecen ser—y generalmente lo son—una pérdida de tiempo, ya que pocas personas utilizan las reuniones de forma eficaz. El hecho de saber cuándo y cómo reunirse, puede hacer que las reuniones resulten eficaces y hasta divertidas—ahorrando a la vez dinero y esfuerzo. ¿Qué quiere lograr? Existen diversos tipos básicos de reuniones y cada uno enfocado a un propósito diferente. En una reunión para resolver un problema, los participantes primero definen el problema y luego proponen soluciones para solventarlo. Los participantes de este tipo de reunión deben ser capaces de reconocer el problema y también deben tener la energía y la pericia necesarias para encontrar una solución.

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En una reunión para tomar decisiones, el grupo selecciona una solución a implementar. Para tener éxito, el grupo debe ponerse de acuerdo estipulando cuál será el proceso para la toma de decisiones: ¿Las decisiones se tomarán por consenso, por voto mayoritario o únicamente ciertas personas podrán expresar sus opiniones? ¿Cuándo convocar una reunión? En general, convoque una reunión cuando:

• Desee que el grupo participe en la toma de decisiones o en la solución de un problema.

• Desee compartir información, un logro o una preocupación con todo el grupo o cuando quiera comunicar a todos algo sobre una situación en particular.

• Tenga un problema que requiera de las opiniones de los miembros de distintos grupos con diversas perspectivas u órdenes del día.

• Considere que debe aclarar a quién corresponde la responsabilidad sobre un problema, tema o área.

Es mejor NO llevar a cabo una reunión si :

• El tema es un asunto personal que sería aconsejable tratar de forma individual.

• No tiene tiempo para prepararse.

• Se puede utilizar otro método de comunicación por ejemplo—memorando, correo electrónico o llamada telefónica.

• El tema ya ha sido decidido.

• El tema no merece que se invierta el tiempo de todos.

• El grupo está alterado y necesita un tiempo de aislamiento antes de poder tratar la fuente del conflicto o frustración.

Cómo prepararse para una reunión

Personas que deben asistirOrden del

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