Herramientas Para El Análisis De Datos

Herramientas para el Análisis de Datos

Las sugerencias presentadas en este documento son recomendables para analizar los datos arrojados por el desempeño de los procesos, subprocesos y/o procedimientos y en general para el correcto desempeño del Sistema de Gestión de Calidad, de la conformidad de los productos y servicios, además de la satisfacción de los clientes de Dirección de Finanzas.

Histogramas

Concepto:

Un histograma es un gráfico de barras verticales que representa la distribución de un conjunto de datos.

Ventajas:

• Su construcción ayudará a comprender la tendencia central, dispersión y frecuencias relativas de los distintos valores.

• Muestra grandes cantidades de datos dando una visión clara y sencilla de su distribución.

Utilidades:

• El histograma es especialmente útil cuando se tiene un amplio número de datos que es preciso organizar, para analizar más detalladamente o tomar decisiones sobre la base de ellos.

• Es un medio eficaz para trasmitir a otras personas información sobre un proceso de forma precisa e inteligible.

• Permite la comparación de los resultados del proceso con las especificaciones previamente establecidas para el mismo. En este caso, mediante el histograma puede determinarse en qué grado el proceso está produciendo buenos resultados y hasta qué punto existen desviaciones respecto a los límites fijados en las especificaciones.

• Proporciona mediante el estudio de la distribución de los datos, un excelente punto de partida para generar hipótesis acerca de un funcionamiento insatisfactorio.

HOJAS DE VERIFICACION CONCEPTO:

Una Hoja de Verificación (también llamada "de Control" o "de Chequeo") es un impreso con formato de tabla o diagrama, destinado a registrar y compilar datos mediante un método sencillo y sistemático, como la anotación de marcas asociadas a la ocurrencia de determinados sucesos. Esta técnica de recogida de datos se prepara de manera que su uso sea fácil e interfiera lo menos posible con la actividad de quien realiza el registro.

VENTAJAS:

• Supone un método que proporciona datos fáciles de comprender y que son obtenidos mediante un proceso simple y eficiente que puede ser aplicado a cualquier área de la organización.

• Las Hojas de Verificación reflejan rápidamente las tendencias y patrones subyacentes en los datos.

UTILIDADES:

• En la mejora de la Calidad, se utiliza tanto en el estudio de los síntomas de un problema, como en la investigación de las causas o en la recogida y análisis de datos para probar alguna hipótesis.

• También se usa como punto de partida para la elaboración de otras herramientas, como por ejemplo los Gráficos de Control.

TORMENTA DE IDEAS CONCEPTO:

El Brainstorming (tormenta o lluvia de ideas) es una herramienta utilizada para posibilitar la generación de un elevado número de ideas, por parte de un grupo, y la presentación ordenada de éstas.

VENTAJAS:

• La tormenta, o lluvia, de ideas posee una serie de características que la hacen muy útil cuando se pretende obtener un amplio número de ideas sobre las posibles causas de un problema, acciones a tomar, o cualquier otra cuestión.

• Una observación añadida es que este método sirve de entrada, o de fase previa, para otras técnicas de análisis.

UTILIDADES:

• Estimula la creatividad. Ayudando a romper con ideas antiguas o estereotipadas.

• Produce un amplio número de ideas. A los componentes del grupo se les anima a expresar las ideas que vienen a su mente sin ningún prejuicio ni crítica. Este a criticismo debe extenderse a las ideas expresadas por los otros.

• Permite la implicación de todos los miembros del equipo. Se construye un entorno que hace posible la participación de todos.

PASOS PARA LLEVAR A CABO:

Para aplicar satisfactoriamente una sesión de Tormenta de Ideas, existen una serie de reglas fundamentales:

a) Ausencia de crítica. Ni hacia uno mismo, ni hacia los demás. Las ideas deben fluir y ser expresadas libremente.

b) Evitar la discusión. Durante la generación de las ideas no está permitido entrar en el debate de las mismas. Tampoco se deben hacer comentarios sobre ellas, ni positivos ni negativos.

c) Todas las personas que integran el equipo deben contribuir activamente. El facilitador o director de la reunión de brainstorming debe cuidar la participación completa. Para el/o deberá crear un clima que la favorezca.

d) Las ideas deben ser escritas y mostradas de modo visible.

e) Deben delimitarse la duración de las fases de la Tormenta de Ideas. f) Las ideas pueden ser clarificadas, tras la fase de "generación".

g) Se permite combinar ideas.

El desarrollo de una sesión de la técnica, puede ser estructurado del modo siguiente:

1. Exponer las normas. Explicarlas claramente o repasarlas, si es que el grupo ya estaba familiarizado con ellas.

2. Delimitar su duración. La Tormenta de Ideas es un método para producir ideas con mucha rapidez. Así, una duración de 5 a 15 minutos, para la generación de ideas suele ser suficiente, si bien el tiempo puede ser ampliado si es que los participantes tienen aún ideas que presentar.

3. Escribir el tema de manera visible. De manera que no haya duda. Asimismo hay que asegurarse de que se ha comprendido correctamente. Es aconsejable que esté planteado a modo de pregunta.

4. Recoger y registrar ideas. Las ideas pueden ser expresadas de dos formas distintas. Bien se pide a cada individuo que aporte su idea en un turno; si alguien no puede hacer/o, podrá pasar turno en esa ocasión y aportar en el siguiente. O se expresan las ideas según van surgiendo en la mente de cada participante. En este caso, el coordinador deberá prestar especial atención a que la participación sea completa y las aportaciones razonablemente repartidas.

Las ideas serán registradas en una pizarra, panel o similar. Pueden usarse notas adhesivas a este efecto. La condición es que se sitúen en lugar bien

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