Hoja de trabajo de Asignación de prioridades y delegación

Hoja de trabajo de Asignación de prioridades y delegación

Introducción La gestión del tiempo implica establecer prioridades y comprenderlas, y determinar cómo realizar las tareas de una manera eficaz. El inicio de una gestión eficiente del tiempo se encuentra en el principio fundamental que implica que todas las personas necesitan desarrollar un “sentido personal del tiempo”.

Esto significa lo siguiente:

• Responsabilizarse por administrar su tiempo y establecer objetivos y prioridades

• Planificar su tiempo y usarlo para lograr el mejor efecto posible

• Ponerse en acción para estar seguro de no permitir que niveles manejables de presión se conviertan en niveles intolerables de estrés debido a cuestiones de tiempo

¿Por qué son importantes la asignación de prioridades y la delegación? La planificación regular y de rutina puede ayudarle a lograr el éxito en esta área crucial de desempeño. Existen tres niveles de planificación en los que es necesario enfocarse que incluyen la planificación a largo plazo (más de un año), la planificación a corto plazo (menos de tres meses) y la planificación semanal y diaria.

Cuándo utilizarla Use esta hoja de trabajo para la planificación semanal.

Descripciones de los campos

Columna Descripción

Tarea o actividad Escriba todas las tareas o actividades semanales.

¿Es necesario? Determine si las tareas o actividades son necesarias en ese momento.

¿Yo mismo u otra persona? Determine si es mejor realizarla usted mismo o si es más apropiado que la realice alguien más.

¿Se delega? ¿A quién? Determine si puede ser delegada de manera razonable. Escriba el nombre de la persona a quien será asignada.

¿Existe un estándar de calidad?

Determine el estándar de calidad del trabajo. Establecer los criterios para el estándar de calidad de trabajo (A = Alta, M = Media y

B = Baja).

Nivel de urgencia Determine la urgencia en relación con otras tareas en la lista (1 = nivel de urgencia alto,

2 = nivel de urgencia medio, 3 = nivel de urgencia bajo)

Hoja de trabajo de Asignación de prioridades y delegación (cont.)

Ejemplo

Hoja de trabajo de Asignación de prioridades y delegación (cont.)

A continuación figura una matriz que le ayudará a analizar detenidamente una semana de tareas y actividades en su rol como nuevo gerente. Disponga algo de tiempo para completar la matriz antes de reunirse con los miembros de su grupo pequeño.

Tarea o actividad Duración

Comienzo y finalización ¿Es necesaria? ¿Yo mismo u otra persona? ¿Se delega?

¿A quién? Estándar de calidad

(A, M, B) Nivel de urgencia

(1, 2, 3)

Revisar incidentes reportados y asignarlos a algun miembro

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