INFORME PLAN DE MEJORAMIENTO DE LA UNVIERSIDAD DE CORDOBA CON ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

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UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA

CÓDIGO: FGDC-008
VERSIÓN: 03
EMISIÓN: 24/04/2012
PÁGINA 1 de 1

CONSOLIDADO DE CORRECCIONES, ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

PROCESO:

PLANEACIÓN INSTITUCIONAL

PERIODO DE EVALUACIÓN:

01 Enero - 31 Mayo 2014

GESTIÓN DE CALIDAD

SEGUIMIENTO Y CONTROL

N°

NO CONFORMIDAD /OBSERVACIÓN

FECHA DE ANÁLISIS

ORIGEN

TIPO DE ACCIÓN

CORRECCIÓN

RESPONSABLE

FECHA DE EJECUCIÓN

CAUSA RAÍZ

ACTIVIDADES

FECHA DE IMPLEMENTACIÓN

RESPONSABLE

PORCENTAJE DE IMPLEMENTACIÓN

ACCIÓN EFICAZ

ACCIÓN CERRADA

RESULTADO DE LA VERIFICACIÓN

AC

AP

AM

SI

NO

SI

NO

2

La entidad no aplica los métodos establecidos para el seguimiento y medición de los procesos para alcanzar los resultados planificados. Evidencia: los planes operativos de los procesos de gestión financiera, docencia (programas de español, licenciatura en cultura física y deportes y vicerrectoría académica) no se le ha realizado el seguimiento.

Incumplimiento del procedimiento de formulación, seguimiento y ajuste a los planes de desarrollo y operativos.
Evidencia: No se evidencio por medio de un registro el seguimiento de los planes operativos de los procesos en el mes de abril de 2012, tal como lo indica el cronograma de planeación.

14/08/2012

Auditoría Externa de Calidad

Auditoría Interna de Calidad

1

Realizar el seguimiento del Plan operativo de gestión financiera

Ubaldo Sotomayor
Profesional Universitario, Planeación Institucional

24/08/2012

No se están realizando las capacitaciones e inducciones necesarias a los nuevos jefes y líderes de proceso que asumen cargos directivos, donde se les socialice sobre las responsabilidades asociadas a la elaboración y seguimiento de planes operativos y de indicadores.

Revisar con el líder de Gestión de Talento Humano el procedimiento de inducción y reinducción laboral, para proponer mejoras que conlleven a solucionar los problemas creados por la falta de inducción y de capacitación cuando se asumen nuevos cargos.

14/09/2012

Dr. Everaldo Montes Montes, Líder Proceso de Planeación Institucional.

100%

1

1

Se realizaron sugerencias y solicitudes a Talento Humano en cuanto a la induccion según consta en acta de fecha 24 de junio de 2013.

Realizar el seguimiento del Plan operativo de Docencia

Ubaldo Sotomayor
Profesional Universitario, Planeación Institucional

24/08/2012

Crear conjuntamente con el Decano de la Facultad de Ingenierías, la Líder de Gestión del Desarrollo Tecnológico, de Gestión Documental y Comunicación una propuesta que se presente al Banco de Proyectos, donde se solicite la implementación de políticas de comunicación, respaldadas por el correo institucional o un servicio de mensajería interna para suministrar información masiva a la comunidad universitaria.

30/11/2012

Dr. Everaldo Montes Montes, Líder Proceso de Planeación Institucional.

30%

Se evidencia Acta de reunión donde se socializó la  acción correctiva,
se revisó una propuesta presentada por la ingeniera Erika Restrepo sobre políticas de uso del correo electrónico, dándole visto bueno a la misma por parte del equipo de mejoramiento de planeación, quedando como compromiso llevar al comité de gobierno en línea y comité antitrámites la propuesta para que su implementación sea liderada desde ese comité.

Ajustar y cumplir el cronograma de actividades del Proceso de Planeación Institucional.

Jesús María López Peña
Líder Proceso de Planeación Institucional

24/08/2012

Definir controles para el procedimiento de Plan operativo o en el mapa de riesgos del Proceso de Planeación Institucional, tal que se tomen las medidas necesarias para garantizar el cumplimiento de lo estipulado en el procedimiento.

14/09/2012

Dr. Everaldo Montes Montes, Líder Proceso de Planeación Institucional.

100%

Se evidencia la realización de esta actividad en aplicativo del SIGEC con la modificación del procedimiento 30/10/2012.se evidencia control en el mapa de riesgos.

Crear conjuntamente con el Decano de la Facultad de Ingenierías, la Líder de Gestión del Desarrollo Tecnológico una propuesta que se presente al banco de proyecto donde se automatice el proceso de elaboración y seguimiento a los planes operativos anuales.

30/11/2012

Dr. Everaldo Montes Montes, Líder Proceso de Planeación Institucional.

10%

Se encuentran en el proceso de conseguir un software con el fin que se automatice el proceso de elaboración y seguimiento a los planes operativos., ser han realizado reuniones con proveedores de software, sin encontrar uno que se ajustes a estas necesidades.

3

La organización no garantiza espacios e instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de los archivos.

02/10/2013

Auditorí Interna 2013

1

La percepción de las autoridades universitarias con enfoque académico, hace que prioricen la inversión de los recursos financieros para resolver problemas de la planta física hacia la academia.

Elaborar el presupuesto de obra para la construcción del Archivo

jun-14

William Gómez Pinilla
Profesional Especializado

0%

1

1

No se ha realizado esta actividad.

Elaborar fichas MGA para presentación del proyecto

ago-14

Everaldo J. Montes Montes
Jefe Unidad de Planeación

50%

Este programa ya se encuentra instalando en la Unidad de Planeación, y fue asignado a la Unidad de planeamiento fisico la cual se encuentran trabajando el primer proyecto en estas fichas con el nombre de la ruta del bullerengue.

Gestionar los recursos necesarios para la construcción del Archivo General ante las Entidades del Estado

sep-14

Everaldo J. Montes Montes
Jefe Unidad de Planeación

0%

No se ha realizado esta actividad.

Sugerir a la alta Dirección de la Universidad la asignación del 20% del total del Presupuesto destinado a la Inversión de la Planta Física Universitaria, para proyectos de carácter administrativo

nov-13

Everaldo J. Montes Montes
Jefe Unidad de Planeación

100%

En el Plan Anual de Inversión 2014, se evidencia proyectos a ejecutar de la planta fisica Universitaria, relacionadas con actividades administrativas.

4

El proceso no da cumplimiento a sus procedimientos. Evidencia 1: Al preguntar al auditado por el proceso de convocatoria de Banco de Proyectos realizado en 2012 y 2013, este manifestó no haberse abierto convocatoria, dado que a partir de 2007 la convocatoria ha estado abierta y en cualquier momento se ha recepcionado proyectos, lo cual no es acorde con el procedimiento PPIN-033 Banco de proyectos aprobado en 2010, Evidencia 2: No se divulgó la Convocatoria abierta de proyectos de inversión con los términos de referencia de la misma en 2012 y 2013 en la página web.

22/01/2014

Auditoria de Control Interno

1

N.A

N.A

N.A

Los procedimientos están desactualizados, cambío la forma en que se realizan las actividades y no se documentaron los cambios

Publicar el Estatuto de Planeación y darlo a conocer a toda la comunidad universitaria

31/04/2014

Jefe Unidad de Planeación y Desarrollo

100%

El Estatuto de Planeación se encuentra publicado en la pagina web de la Institución. Se socializó al Consejo Superior y todos los decanos de la Institución. Igualmente se socializara a los lideres de los procesos,.

Actualizar el Procedimiento de Banco de Proyectos conforme a lo aprobado en el estatuto de planeación

31/04/2014

Jefe Unidad de Planeación y Desarrollo

100%

Se actualizó el procedimiento del Banco de Proyecto, se evidencia que se encuentra en el aplicativo aprobado por las diferentes instancias, igualmente se envio a la  a la Oficina de Calidad para su publicación.

Publicar y socializar con las partes interesadas los cambios asociados al procedimiento de banco de proyectos.

30/05/2014

Jefe Unidad de Planeación y Desarrollo

0%

Se encuentra a la espera que la Oficina de Calidad, publique el procedimiento para iniciar la socialización.

7

Se financian proyectos por la Institución no contemplados en el Plan Operativo Anual de Inversiones. Evidencia: el proyecto de "construción de andenes cubiertos para facilitar el flujo peatonal entre edificaciones de la Universidad de Córdoba, Sede Berástegui" no está contemplado en el Plan Operativo Anual de Inversión 2013, denotando falta de claridad en el criterio de elección del proyecto.

22/01/2014

Auditoria de Control Interno

1

N.A

N.A

N.A

No existe un control que permita al Jefe de Planeación realizar seguimiento a la ejecución presupuestal del rubro de inversión, por lo que se corre el riesgo de que se utilice el dinero de esta cuenta en otras necesidades que no están incluidas en el Plan Operativo Anual de Inversión

Definir en conjunto con el Jefe de Presupuesto y el Jefe de la División Financiera de tal modo que para utilizar dineros del rubro de inversión se riquiera del visto bueno del jefe de la Unidad de Planeación.

100%

Se evidencia que se reunieron el jefe de presupuesto y el jefe de la Unidad de Planeación, con el fin de realizar un control o vigilar el rubro de inversión, igualmente mediante oficio IUP-181 de fecha mayo 30 de 2014, se le comunica a la Dra. Alba Durango, Rectora, la necesidad de de implementar un control que consiste en que las solicitudes de recursos de inversión para cualquier proyecto, deben contar con el visto bueno del jefe de la unidad de planeación. Se encuentran a la espera de la respuesta por parte de la Rectora para la formalización de este visto bueno.

Dar a conocer a las partes interesadas los cambios que se generen en el POAI cuando estos ocurran.

0%

Para este periodo no ha sido necesario dar a conocer a las partes interesadas, ya que no se han realizado modificaciones al POAI:

13

TOTAL ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

7

0

0

FECHA DE EVALUACIÓN:

FIRMA LIDER DEL PROCESO VERIFICADO:

                                                                    EVERALDO MONTES MONTES

FIRMA FUNCIONARIO PROCESO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL: