INSTRUCTIVO DE LA GESTIÓN LOGÍSTICA DE LA UNIDAD DE NEGOCIOS DE SERVICIO A BORDO

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INSTRUCTIVO DE LA GESTIÓN LOGÍSTICA DE LA UNIDAD DE NEGOCIOS DE SERVICIO A BORDO

1 -   OBJETIVO:

Documentar los procesos que permitan proveer de la materia prima,  insumos, materiales, repuestos, equipos, servicio técnico, mantenimiento de vehículos  e infraestructura para el buen desenvolvimiento de las actividades de catering a fin de garantizar la calidad   en cada uno de los productos que produce y ofrece Servicio a Bordo.

2 -   ALCANCE:

Este instructivo aplica para  todos los proveedores,  Gerencia SAB, Departamento de Producción, Departamento de Control de Calidad, Departamento Financiero, Departamento de Comercialización y Bodega.

3 - DOCUMENTO DE REFERENCIA:

- Norma ISO 9001:2008

- Normas INEN

4 -  RESPONSABILIDADES:

• Gerente del SAB – Proveer de los recursos necesarios para ejecución de las actividades relacionadas a la   Compra.        

• Gestión de calidad – Revisar y verificar el procedimiento para el control de la calidad y buenas prácticas de manufactura de los productos adquiridos y elaborados; así como de los resultados y eficacia en el sistema de gestión.

• Jefe Dpto. de Compras – Diseñar, planificar, organizar, dirigir y controlar las diversas actividades relacionadas con la administración de los recursos para el desenvolvimiento de la organización.

• Departamento de Producción – Efectuar la planificación y cronograma anual para el mantenimiento de  equipos e infraestructura, a fin que el Departamento de Logística realice el presupuesto correspondiente.

• Supervisor Dpto. de Compras – Registrar, verificar e ingresar las facturas en el sistema ZEUS, con los impuestos que aplique previo al pago por el Departamento de Finanzas.

• Supervisor de Transportación – Planificar, ejecutar y controlar el plan de mantenimiento programado para el año del parque automotor de la empresa.

• Encargado de las compras – Coordinar las adquisiciones de materia prima con los diferentes proveedores, los mismos que han sido solicitados por la bodega del SAB, de acuerdo con la ficha técnica estipulada en el IT-BG-02.

5-   PROCEDIMIENTO:

Sistema de calificación y evaluación de proveedores

Inscripción de Nuevos Proveedores de bienes y servicios

El supervisor de compras invitará a inscribirse a los proveedores al listado maestro de proveedores de Servicio a Bordo,  para lo cual debe cumplir los siguientes requisitos:

1. COPIA DEL RUC DE LA EMPRESA.
2. COPIA DE CERTIFICADOS DE CERTIFICACIONES DE SUS SISTEMAS (ISO 9001 U OTROS).
3. COPIA DEL NOMBRAMIENTO DEL PREPERESENTANTE LEGAL CON:

ACEPTACION E INSCRIPCION EN EL REGISTRO MERCANTIL O PODER NOTARIAL DE LA DESIGNACION DEL APODERADO EN EL ECUADOR EN CASO DE SER EXTRANJERO.

1. COPIA DE LA CEDULA DE CIUDADANIA DEL REPRESENTANTE LEGAL
2. COPIA DE REGISTRO SANITARIO.
3. CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA ADJUNTANDO LISTA DETALLADA DE PRODUCTOS Y PRECIOS UNITARIOS

NOTA. LA DOCUMENTACION SE DEBE ENTREGAR ORIGINAL O COPIA CERTIFICADA DEBIDAMENTE FOLIADA DIRIGIDA A LA EMPRESA SOLICITADA.

5.1 CALIFICACIÓN DE PROVEEDORES

        Sistemas para calificación de proveedores

1. Calificación por medio de la empresa Certificadora contratada por Servicio a Bordo.

1. Calificación por medio del sistema interno de Servicio a Bordo.

5.1.1 CALIFICACIÓN DE PROVEEDORES DE  MATERIA PRIMA POR MEDIO DE LA EMPRESA CERTIFICADORA

1. Servicio a Bordo entregará un listado de posibles proveedores para iniciar el proceso de calificación.

1. La empresa Certificadora contactará a los proveedores y solicitará la información correspondiente.

1. La empresa Certificadora entregará a Servicio a Bordo, un informe de proveedores calificados y no calificados, en base al listado anteriormente entregado por Servicio a Bordo.

5.1.2  CALIFICACIÓN DE PROVEEDORES DE MATERIA PRIMA POR MEDIO DEL SISTEMA INTERNO

1. El personal de compras solicitará al posible proveedor la  documentación indicada en el punto anterior.

1. Se conformará una comisión para la evaluación del proveedor. Esta comisión estará constituida  por el Gerente de Servicio a Bordo, Jefe departamento de Producción, Representante de control de calidad, Representante de Bodega, Representante departamento de Finanzas y Representante de Logística.

1. La comisión   verificará que toda la documentación aplicable esté conforme con lo solicitado, que los productos y precios ofrecidos sean coherentes con las necesidades de la empresa  y elaborará un informe de aprobación o rechazo del proveedor.

1. Se mantendrá el registro de la Calificación de Proveedores.

APROBACIÓN DE MUESTRAS DE MATERIA PRIMA

1. El Departamento de Logística solicitará a los proveedores aprobados el envío de muestras de sus productos de acuerdo a las necesidades para su control.

1. El Departamento de Logística mediante el formulario F-CM-02 recibirá la muestra del proveedor, la misma que será remitida al Departamento de Producción y Control de Calidad, para su análisis respectivo.

1. El  Departamento de  control de calidad conjuntamente con el chef realizará una evaluación práctica de la muestra recibida y comunicará al departamento de Logística la capacidad para entregar o no dicho producto.

1. El Departamento de Logística mantendrá un registro de los proveedores calificados; de igual forma se realizará el seguimiento a los proveedores,  para lo cual se elaborará el cronograma de visitas en coordinación con la Gerencia SAB, Departamento de Producción y Control de Calidad  con la finalidad de ejecutar  auditorías a los centros de producción o distribución de alimentos del cual se emitirá el informe correspondiente. Se establece el IT-CM-02 para auditoria a proveedores.

CALIFICACIÓN DE PROVEEDORES DE SERVICIOS Y OTROS  PRODUCTOS  RELACIONADOS CON LA CALIDAD

1. El personal de compras solicitará al posible proveedor la documentación indicada en el punto correspondiente.

1. Se conformará una comisión para la evaluación del proveedor. Esta comisión estará constituida  por el Gerente de Servicio a Bordo, Jefe departamento de Producción, Representante de control de calidad, Representante de Bodega, Representante departamento de Finanzas, Representante de Logística.

1. La comisión   verificará que toda la documentación aplicable esté conforme con lo solicitado, que los servicios y precios ofrecidos sean coherentes con las necesidades de la empresa  y elaborará un informe de aprobación o rechazo del proveedor; para lo cual se utilizará el formulario F-CM-01.

1. Coordinar con el área de Bodega SAB, semanalmente mediante el formulario F-BG-02, el desempeño en la entrega de productos a fin de establecer el índice de evaluación de proveedores.

1. Evaluar  semanalmente a los proveedores conforme al   formulario    F-CM-08.

1. Registrará en cada carpeta del proveedor la información relevante que por algún motivo  incumpliera, a fin de tomar acciones correctivas y preventivas las mismas que en lo posterior puedan afectar al producto.  

PROVEEDORES DE SERVICIOS  NO  RELACIONADOS CON LA CALIDAD

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