Informes De Registro De Cuenta Por Pagar

Introducción

La cuentas por pagar es una herramienta poderosa siempre y cuando su organización este en condiciones de manejarla responsablemente, cuando el crédito se utiliza de manera inadecuada, puede conducir a una deuda inmanejable.

Las cuentas por pagar aparecen como una obligación en el balance general y, en caso de generarse costos financieros por retrasos en los pagos, estos aparecen en los gastos financieros en el estado de ganancias y pérdidas. En consecuencia, en los dos estados financieros mencionados es que se reflejan los efectos de los préstamos / créditos sobre la gestión de la organización y en el flujo de caja su impacto sobre las necesidades de efectivo. De allí la importancia de tener dichos instrumentos financieros al día y al máximo nivel de detalle que le permita poder tomar decisiones y/o definir cursos de acción.

Objetivo

Llevar un registro de lo que debe la empresa y cuándo son los vencimientos, esto le permitirá a la empresa gozar de una buena situación crediticia y retener su dinero el mayor tiempo posible.

Importancia

Son importantes porque le permiten a la empresa conocer las deudas que tiene.

Informe del registro de Cuentas por pagar

Según el IMCP, A.C. Señala en su boletín C-9 , los documentos o cuentas por pagar representan obligaciones presentes provenientes de las operaciones de transacciones pasadas tales como la adquisición de mercancías o servicios o por la obtención de préstamos para el financiamiento de los bienes que constituye el activo.

Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales (Inventa¬rios), servicios recibidos, gastos incurridos y adquisición de activos fijos o contratación de inversiones en proceso.

Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de éstos por cada documento de origen (fecha, número del documento e importe) y por cada pago efectuado. También deben analizarse por edades para evitar el pago de moras o indemniza¬ciones.

• Proporcionar información, para que ésta pueda medir sus políticas de contabilidad y tomar decisiones que ayuden al desenvolvimiento de la empresa.

• Proyectar en donde se ha estado gastando el efectivo disponible, que dará como resultado la descapitalización de la empresa.

• Facilitar información financiera a los administradores, lo cual le permite mejorar sus políticas de operación y financiamiento.

Las cuentas por pagar pueden ser:

1. Corto Plazo. (menos de 12 meses)

2. Largo Plazo. (mayores de 12 meses)

Podemos mencionar algunas cuentas por pagar como son:

Impuestos Documentos por pagar  Proveedores  Dividendos  Otrospor pagar

Las cuentas por pagar tienen principalmente como origen:

 La adquisición de mercancías o servicios.

 La obtención de préstamos para el financiamiento de los bienes que constituyen el activo.

 “Adeudos por la adquisición de bienes o servicios: para el consumo o beneficio de la misma empresa”

 “Cobros anticipados a cuenta de futuras ventas de mercancías: de prestación de servicio”

 “Adeudos por la adquisición de bienes o servicios inherentes a: las operaciones principales de la empresa como son obligaciones derivadas de la compra de mercancías para su venta y procesamiento”

 Pasivos circulantes o a corto plazo:

 Son obligaciones que se deben liquidar en un plazo no mayor a un año.

 Pasivos a largo plazo

 Son obligaciones liquidadas en varios años.

Estas cuentas permiten llevar un completo control de los pasivos y puede ser utilizado de manera independiente.

Documentos que la Integran

1. Documentos por pagar a bancos

2. Documentos por pagar a proveedores

3. Porción de la deuda a largo plazo con vencimiento a un año

4. Cuentas por pagar a proveedores

5. Cuentas por pagar – varios

6. Anticipo de clientes

7. Compañías afiliadas

8. Dividendos por pagar

Principios y procedimientos de control interno

• Deben separarse las funciones.

• Es preciso conciliar periódicamente los importes.

• Deben elaborarse Expedientes de Pago por proveedores de cada Factura.

• Es preciso mantener al día los Submayores de Cuentas por Pagar.

• Las Cuentas por Pagar a Proveedores y las Diversas deben desglosarse por cada Factura recibida y cada pago efectuado.

• Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a suministradores deben controlarse.

• Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos los Submayores de las Cuentas por Pagar coincidan con los de las cuentas de control correspondientes.

Análisis de la definición

Aspectos importantes:

 Es pasivo debe de ser identificable para poder ser cuantificado en unidades monetarias con un grado razonable de certeza.

 Debe proceder de una transacción o evento realizado (pasado)

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