Instructivo de documentos contables y financieros

Instructivo de Documentos Contables y Financieros

a. Recibo de Caja y Extracto Bancario

Recibo de Caja

El recibo de caja es un documento que se utiliza para registrar el ingreso de dinero a una empresa,
ya sea en efectivo, cheque o transferencia. Sirve como soporte contable del ingreso y debe contener información detallada del concepto del pago.

Estructura del Recibo de Caja:
- Encabezado con datos de la empresa (nombre, NIT, dirección)
- Número consecutivo del recibo
- Fecha de emisión
- Nombre y documento del pagador
- Concepto del ingreso
- Valor (en números y letras)
- Medio de pago (efectivo, cheque, transferencia)
- Firmas (elabora, aprueba, recibe)

Pasos para diligenciar un Recibo de Caja:
1. Anotar el número consecutivo y la fecha.
2. Identificar al pagador (nombre y cédula o NIT).
3. Indicar el concepto del ingreso.
4. Registrar el valor correspondiente.
5. Especificar el medio de pago.
6. Firmar y entregar copia al cliente.

Extracto Bancario

El extracto bancario es un documento emitido por una entidad financiera que muestra todos los movimientos (débitos y créditos)
realizados en una cuenta durante un periodo determinado, normalmente mensual.

Estructura del Extracto Bancario:
- Nombre del titular de la cuenta
- Número de cuenta
- Fecha del extracto
- Detalle de movimientos: fecha, descripción, valor débito/crédito, saldo
- Saldo inicial y final

Pasos para diligenciar y revisar un Extracto Bancario:
1. Obtener el extracto mensual desde el portal del banco.
2. Revisar que todos los movimientos correspondan a operaciones reales.
3. Conciliar con el libro contable de bancos.
4. Identificar diferencias y justificarlas con comprobantes.
5. Archivar el documento como soporte de auditoría.

b. Comprobante de Ingreso y Comprobante de Egreso

Comprobante de Ingreso

Este documento se utiliza para registrar un ingreso contable en la empresa que no necesariamente está asociado a una factura.
Puede ser por rendimientos financieros, ajustes contables, donaciones, entre otros.

Estructura del Comprobante de Ingreso:
- Encabezado de la empresa
- Número consecutivo
- Fecha
- Nombre del tercero
- Concepto del ingreso
- Valor
- Cuenta contable correspondiente
- Firma del responsable

Pasos para diligenciar un Comprobante de Ingreso:
1. Asignar el número y fecha del comprobante.
2. Identificar el tercero (si aplica).
3. Registrar el concepto contable.
4. Asignar la cuenta contable y el valor.
5. Firmar y archivar con soportes.

Comprobante de Egreso

Se utiliza para registrar pagos que realiza la empresa, como compras, pagos de servicios, préstamos, etc.
Debe estar respaldado con soportes como facturas o contratos.

Estructura del Comprobante de Egreso:
- Encabezado de la empresa
- Número del comprobante
- Fecha
- Beneficiario
- Concepto del egreso
- Valor
- Medio de pago
- Cuentas contables
- Firmas de autorización

Pasos para diligenciar un Comprobante de Egreso:
1. Ingresar el número y fecha.
2. Identificar al beneficiario.
3. Especificar el concepto del egreso.
4. Ingresar valor y cuentas contables.
5. Adjuntar los soportes (factura, contrato).
6. Firmar por las áreas correspondientes.

c. Comprobantes de Consignación Bancaria, Comprobante de Retiro y Chequeras

Comprobante de Consignación Bancaria

Documento emitido por una entidad financiera al momento de depositar dinero en una cuenta bancaria. Puede ser en efectivo o cheque.

Estructura:
- Nombre del banco
- Número de cuenta y nombre del titular
- Fecha
- Valor consignado
- Detalle del origen del dinero (efectivo o cheque)
- Firma del cajero

Pasos:
1. Diligenciar el formato del banco (físico o digital).
2. Indicar número de cuenta y nombre del titular.
3. Especificar montos y medio de pago.
4. Firmar y entregar en ventanilla.
5. Recibir copia sellada.

Comprobante de Retiro

Documento que se genera al retirar fondos de una cuenta bancaria. Puede hacerse en ventanilla o cajero automático.

Estructura:
- Nombre del banco
- Número de cuenta
- Valor retirado
- Medio de retiro
- Fecha y hora

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