DOCUMENTOS CONTABLES

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos tiene mucha maneras de clasificar de acuerdo al aspecto característico de ellos:

Contables

• Negociables

• No negociable

• Informativo

No contable

Externos

Internos

DOCUMENTOS CONTABLES

Según su función económica se dividen en:

Negociables: Son los que sirven de información sobre las condiciones de una transacción comercial por seguridad y comodidad. Con ellos se paga o se respalda una deuda.

Entre estos tenemos el cheque, la letra de cambio, el pagaré, la libranza, factura cambiaria, certificado de depósito o CDT.

No negociables: Brindan los datos necesarios para el registro contable y no tiene carácter negociable y son: comprobante de ingreso, comprobante de contabilidad, nota débito, nota a crédito, consignación bancaria, entre otras.

Informativos: Son aquellos cuya función es administrativa y sirven para informar sobre las condiciones de una transacción comercial y son: la cotización, pedido, remisión, kárdex.

DOCUMENTOS NO CONTABLES

Son los que contienen información sobre una determinada transacción comercial pero no se utilizan para sus contabilización, es decir, son documentos que solamente suministran una información.

DOCUMENTOS EXTERNOS

Son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.

DOCUMENTOS INTERNOS

Son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.

NORMAS DE ELABORACIÓN

1. No deben contener: borrones, enmiendas, tachaduras, errores técnicos, contables o de Digitación.

2. Se debe respetar la línea sobre la cual se escribe.

3. Los datos deben ir alineados dentro de cada columna.

4. La descripción de los artículos debe hacerse en singular.

5. Inmediatamente después del total se traza doble línea, a fin de cerrar el documento.

6. En el cheque y la letra de cambio los espacios en blanco deben llenarse con una línea, con el fin de evitar adulteraciones.

DOCUMENTOS NO CONTABLES

En la medida en que se inician y realizan las operaciones comerciales van apareciendo los documentos de comercio, útiles para respaldar las operaciones efectuadas y como documentos de soporte para registrar en los libros de contabilidad las transacciones.

COTIZACION

es la respuesta a las consultas dentro de la cual se debe dar contestación a todas las preguntas hechas por el consultante. por

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