LA DIRCOM Y SUS FUNCIONES

TEMA 2  

LA DIRCOM Y SUS FUNCIONES. PROTOCOLO

1. OBJETIVOS GENÉRICOS DE LA EMPRESA

• Trabajar bien y comunicarse con sus públicos
• Realizar una labor socialmente acertada
• Obtener beneficios
• Posicionarse en el mercado

¿QUIÉN GESTIONA ESTE VALOR?

La Dirección de Comunicación:

• Coordina, integra, da coherencia, diseña, gestiona y toma la iniciativa en la estrategia de comunicación global de la compañía
• Ejecuta planes y acciones específicas

2. LA DIRCOM EN LA EMPRESA

• Existe en algunas empresas líderes
• Exige un cambio de mentalidad para unificar la comunicación fragmentada
• Genera sinergias al orientar todos los esfuerzos de comunicación en una misma dirección

UBICACIÓN DE LA DIRCOM EN LA EMPRESA

Asociada a:

• Presidente (30%)
• Director General (30%)
• Director de Marketing (15%)
• Consejero Delegado (14%)
• Otra dependencia (11%)

TAREAS MÁS CONOCIDAS

• Contactos con la Alta Dirección
• Relaciones con los medios
• Diseño de estrategias
• Relaciones con los públicos externos
• Relaciones con otros departamentos

PERFIL DEL RESPONSABLE DE COMUNICACIÓN

• Priorización (Diferenciar lo importante y urgente)
• Iniciativa
• Liderazgo
• Comunicación
• Trabajo en equipo
• Creatividad e innovación
• Excelencia técnica
• Ética
• Lucha contra la incertidumbre /inestabilidad
• Cambios de escenarios y mapas económicos

FUNCIONES DE LA DIRCOM

1. Definir la política de comunicación y las estrategias adecuadas para llegar a los públicos
2. Llevar a cabo el Plan Estratégico de Comunicación de la compañía
3. Actuar como portavoz oficial
4. Desarrollar acciones de lobby, creando grupos de opinión y gestionando la comunicación de crisis
5. Gestión de la comunicación publicitaria e institucional
6. Gestión y dirección de acciones de patrocinio y acción social
7. Publicaciones externas, institucionales y económicas de la compañía
8. Supervisión de eventos y RR.PP.
9. Supervisión de acciones de relaciones institucionales, acciones con prensa, etc.
10. Participación en temas de comunicación interna
11. Gestión y control de las redes sociales
12. Apoyo y soporte a otras áreas de la empresa
13. Seguimiento y aplicación de la cultura corporativa

FUNCIONES RESUMIDAS DE LA DIRCOM

1. COORDINAR el plan de comunicación de la empresa
2. GESTIONAR las acciones encaminadas a mejorar la imagen pública de la compañía
3. DESARROLLAR las actividades de comunicación de la empresa
4. CONSEGUIR una comunicación clara, transparente, rápida y veraz
5. MANTENER relación con los medios
6. CONTROLAR la calidad de todas las acciones de comunicación

TENDENCIAS FUTURAS (PALANCAS DEL CAMBIO)

Líneas de acción y tendencias de por dónde irán los pasos de la moderna comunicación:

1. Gestión de los intangibles. Gestión de su capital de activos intangibles, como la reputación, marca o la imagen, desde una posición y argumentación sólidas.
2. Coherencia. La comunicación institucional se basa en hechos y se construye con la actuación diaria de las compañías. La excelencia no es posible sin la consistencia y la ejemplaridad.
3. Cultura corporativa. Desarrollo de una cultura corporativa que permita diferenciarse a la organización desde dentro hacia afuera, es decir, desde los empleados hasta los diferentes públicos externos como, por ejemplo, los líderes de opinión o las Administraciones Públicas.
4. Comunicación interna. Las compañías se encuentran cada vez más expuestas socialmente, por lo que cada vez es más necesario que la comunicación interna y la externa vayan alineadas.
5. Vocación de servicio. El respeto de la ética se ha convertido en una palanca del cambio fundamental para cualquier DirCom, quien asume la responsabilidad de gestionar la imagen de marca y de generar credibilidad ante los stakeholders.
6. Evaluación. La comunicación institucional es una actividad que exige que la compañía dedique diferentes recursos (tiempo y dinero) a la medición de resultados; de ahí que sean necesarios mecanismos que le permitan medir el impacto de sus acciones de comunicación. (Ej. Merco, a nivel nacional)
7. Stakeholders. Contemplar la amplitud y diversidad de públicos estratégicos para el desarrollo de la compañía. El mensaje a cada uno de ellos debe ser sólido, constante y coherente.
8. Gobierno. La función de la DirCom debe ocupar un papel directivo, implantando procesos y protocolos de funcionamiento necesarios, como sucede con otras áreas de las compañías u organizaciones. p.51
9. Escucha. El DirCom interactúa dentro de la compañía con muchos profesionales cuya información de base no es la comunicación. Para llevar a cabo esta tarea debe ser capaz de desarrollar una escucha activa. Conociendo bien a los interlocutores, el equipo de comunicación puede elaborar estrategias efectivas.

3. ACCIONES DE COMUNICACIÓN

ACCIONES CON LOS MEDIOS

• Actualización de la base de datos de periodistas y medios.
• Análisis de contenidos de diferentes publicaciones.
• Identificación de oportunidades de comunicación.
• Proposición de publicación de temas y participación en foros de debate.
• Recomendaciones sobre la conveniencia de responder a peticiones o invitaciones de los medios.
• Redacción de borradores de entrevistas.
• Preparación de dossieres temáticos.
• Elaboración de documentos “preguntas y respuestas” sobre temas diversos.
• Gestión de reportajes.
• Presentación de campañas publicitarias.
• Comunicación financiera
• Viajes de prensa y gestión de visitas a las oficinas, instalaciones o fábricas de la empresa.
• Monitorización de actividades de la competencia.
• Programas de entrenamiento para mandos y empleados.

ACCIONES DE LOBBY Y PRESIÓN

• Creación de grupos de opinión que faciliten el acceso a la compañía y que contribuyan a sus objetivos generales
• Revisión de la legislación que pueda afectar a la empresa
• Preparación de “position papers” sobre temas clave (argumentarios positivos)
• Apertura y mantenimiento de canales de comunicación con instituciones

ACCIONES DE RELACIONES INTERNAS

• Auditorias de comunicación interna.
• Coordinación con la Dirección de RR.HH.de los programas de motivación, acción social, participación y entrenamiento.
• Soportes de comunicación interna interna como el house organ (Revista de empresa), Intranet de la compañía

ACCIONES DE MARKETING

• Coordinación con la Dirección de Marketing en los lanzamientos de nuevos productos/servicios, campañas de marketing directo y promocional, etc.
• Gestión de la publicidad de acuerdo y en línea con la comunicación institucional
• Branding o gestión de marcas

ACCIONES DE PROTOCOLO

• Coordinación y asistencia de desplazamientos delaAltaDirección en actos institucionales

• Coordinación asistencia a la Alta Dirección envisitasaCongresos, Cursos, presentaciones, acontecimientos especiales
• Información a la Alta Dirección de cualquier asunto que influya en el trabajo de la empresa y que pueda tener repercusión mediática

ACCIONES DE PATROCINIO

• Adecuación del posicionamiento y estrategia de comunicación de la compañía en sintonía con las actuaciones en el campo del patrocinio y mecenazgo
• Planificar y coordinar acciones de hospitalidad con los diferentes colectivos (clientes, personal propio,...)
• Favorecer oportunidades de comunicación y propiciar retornos (tangibles o intangibles)
• Mantenimiento de contactos con los MM.CC. especializados
• Cobertura gráfica de todos los eventos en donde participe la compañía

ACCIONES RELACIONADAS CON REDES SOCIALES

• Creación de comunidad (y fidelización) con los público- objetivos
• Difusión de información en las RR.SS.,como herramienta de propagación (Facebook, YouTube, Twitter,...)
• Gestión de la reputación corporativa 2.0 y monitoreo de las actividades de la competencia
• Colaboración en la mejora del servicio de atención alcliente

ACCIONES DE ARCHIVO Y DOCUMENTACIÓN

• Gestión y mantenimiento del archivo de imágeneshistóricas (incluyendo galería de imágenes de altos ejecutivos, logotipos...), así como videos, audios e imágenes en alta resolución
• Presentaciones y declaraciones de directivos
• Documentación para los MM.CC. (en alta resolución)
• Cobertura gráfica de actos de la organización: asambleas, consejos, visitas, presentaciones...)
• Creación de bases de datos sobre publicidad gráfica, agencias, productoras, etc.
• Buscador de archivos para acceder de forma inmediata a documentos

4. PROTOCOLO EMPRESARIAL

INTRODUCCIÓN

• Un mundo cada vez más impersonal, el factor humano, ayuda a reforzar la imagen y consolidar el posicionamiento de una institución, de una empresa.

• Desde la antigüedad, existencia de rituales para agradecer a los dioses un nuevo nacimiento, una boda, una buena cosecha, o los ritos funerarios que tenían lugar tras la muerte de uno de sus miembros.

• Sin embargo, el concepto de ceremonia se consolida a través de las instituciones religiosas, que fueron adaptando e introduciendo las pautas del ceremonial en sus actos de culto.

• Con posterioridad, las autoridades eclesiásticas dieron su beneplácito para que se celebrasen actos de carácter político en lugares sagrados.

DEFINICIÓN DE PROTOCOLO

Protocolo: conjunto de reglas para la celebración de las ceremonias diplomáticas y palatinas. Por extensión, conjunto de las reglas de cortesía o de urbanidad usadas en cualquier sitio, por decreto o costumbre.

El origen del protocolo oficial en España tiene sus raíces a mediados del siglo XVI, durante el reinado de Felipe II.

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