LAS ETAPAS DE LA AUDITORÍA INTERNA Y LA UBICACIÓN DEL ÁREA RESPONSABLE DE LA FUNCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA EN LAS ORGANIZACIONES

INTRODUCCIÓN

El IMAI (Instituto Mexicano de Auditores Internos) define la Auditoría Interna como: Una función de evaluación y prevención independiente, establecida dentro de una organización para examinar y evaluar sus actividades, como un servicio de apoyo y asesoría al comité de dirección.

El Concepto, objetivo, importancia y etapas de la metodología para la Auditoría Interna. consiste en un marco de referencia ordenado, secuencial y lógico para ejecutar y practicar de manera sistemática y ordenada la Auditoría Interna, señalando una serie de pasos o actividades a realizar para lograr la consecución de sus propios fines y propósitos.

Su importancia de la Auditoría Interna es contar con una guía de orientación para una adecuada, correcta y total revisión de la entidad, para asegurar la cobertura de todas y cada una de las etapas o fases que comprenden esta actividad en sus tres tipos: financiera, operacional y administrativa.

ya que el trabajo de Auditoría debe ser llevado a cabo bajo normas y criterios que regulen el ejercicio, y bajo una metodología que garantice una buena dirección y un adecuado control para llegar a los resultados deseados, resaltando su carácter profesional en todo momento. Este tema ha constituido una necesidad identificada a nivel internacional y en el contexto nacional se ha pronunciado el Ministerio de Auditoria y Control por diseñar un procedimiento que permita determinar la confiabilidad y calidad del trabajo realizado por entidades fiscalizadoras.

A nivel mundial se han presentado situaciones que han puesto en crisis el criterio y el trabajo realizado por auditores que generan un deterioro del prestigio del auditor y su independencia causados por la corrupción y otros tipos de fraudes de los cuales no deja de estar exento ningún país.

DESARROLLO

LAS ETAPAS DE LA AUDITORÍA INTERNA Y LA UBICACIÓN DEL ÁREA RESPONSABLE DE LA FUNCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA EN LAS ORGANIZACIONES.

Todas las etapas de la Auditoría son muy importantes y por tal motivo no se debe escapar ninguna en el proceso de Auditoría, las mismas se comprenden en cinco partes y son las siguientes:

1. El análisis general y el diagnóstico
2. La planeación específica.
3. La ejecución del trabajo
4. El informe de resultados
5. Seguimiento de las recomendaciones

EL ANÁLISIS GENERAL Y EL DIAGNOSTICO.

En esta fase primeramente es necesario el diagnóstico que permitirá a la organización determinar los beneficios que se puede lograr corrigiendo los problemas y aprovechando sus áreas de oportunidad que se presentan, justificando y dirigiendo la realización de las fases siguientes de la Auditoría. Esto es aplicable a la mayoría de los casos.

Dentro de esta se maneja cuatro etapas consecutivas, las cuales a su vez muestra una serie de procedimientos aplicables a cada etapa propuesta

Como primera etapa:

a) Una evaluación preliminar donde se interpreta la problemática de la organización, donde y a través de:

• Las entrevistas iniciales con diversos directivos de la entidad donde conocemos sus puntos de vista respecto a su misión, objetivos, estrategias, productos, tecnología, operación, así como de sus principales problemas e hipótesis en relación a las causas que los originan.
• Un análisis de los estados financieros e indicadores de operación y control de gestión: donde se define e interpreta las principales razones financieras, aquí se analiza los estados financieros, se revisa los indicadores de control de gestión existentes, se analiza la estructura organizacional, identificando y revisando el marco normativo, así como toda información estadística relevante para identificar las áreas de oportunidad más importantes, relacionada con el resultado y el status económico financiero de la entidad.

Es importe este paso, pues sin el conocimiento esencial y básico de la entidad no sería factible el logro del objetivo.

b) segunda etapa plan de trabajo. Aquí se establece las áreas a revisar durante el análisis, con base a lo determinado en la etapa previa, así como los diferentes estudios por aplicar. Una posible secuencia de procedimientos que comprenden los estudios básicos para el plan de trabajo, los cuales son los siguientes:

• Evaluar las condiciones del entorno, a través de la obtención de información relevante podría ser: la competencia actual y potencial de la entidad, los proveedores y clientes. Las regulaciones fiscales y legales del sector, las condiciones económicas que podrían afectar el desempeño de la entidad y su marco normativo aplicable entre otras.

• Revisión de los informes anteriores, analizando los resultados que se hayan presentado en el diagnóstico, estudios técnicos e informes tanto del mismo departamento de Auditoría como de los auditores externos.
• Estudio del proceso administrativo: analizarlo con el encargado del área para planear actividades, controlar lo planeado (ejecutando y dando seguimiento), reportando y evaluando los resultados obtenidos.
• Análisis operacional, a través de la observación de las operaciones cotidianas de la entidad para identificar los diversos tipos de problemas que se puedan presentar, así como su tratamiento y solución
• Estudio de la operación actual, identificando el impacto económico en su operación actual, mediante pruebas estadísticas, análisis de tendencias y análisis de variación de resultados.
• Estudio del clima organizacional, a través de entrevistas y cuestionarios a todos los niveles, recopilando sus opiniones, comentarios y sugerencias, con relación a dicho ambiente, así como de su visión y ubicación de la problemática existente
• Estudio de actitudes, identificando mediante la aplicación de cuestionarios a niveles superiores e intermedios las actitudes no congruentes con el logro de los objetivos de la organización como son: resistencia al cambio, problemas de comunicación, debilidades en los estilos de liderazgo, fallas en los métodos motivacionales y de desarrollo personal que son utilizados y deficiencias en la visión de calidad.
• Determinar fuerzas y debilidades, oportunidades y amenazas, detectando las fuerzas y debilidades de la organización con el objeto de elaborar estrategias para obtener ventajas de las primeras y reducir los impactos negativos de las segundas.

c) tercera etapa del análisis general y el diagnóstico tenemos a la ejecución, que se refiere al desarrollo del plan de trabajo, el cual debe comprender por lo menos:

• La obtención de la evidencia, realizando pruebas y obteniendo evidencia suficiente, competente y relevante.
• La determinación de hallazgo, que consistirá en integrar, evaluar y confirmar con los responsables, los hallazgos resultantes de la aplicación del plan de trabajo.
• Coordinación, supervisión y monitoreo sistematizado del plan de trabajo, para asegurar su correcta aplicación y calidad de los estudios.
• Reuniones de avance y resultados preliminares a los directivos de la entidad, para enriquecer y completar el trabajo desarrollado.

d) cuarta etapa el diagnóstico en sí donde se obtiene resultados, se discute con los responsables la presentación del informe final y que comprende básicamente:

• La recopilación de resultados de los estudios aplicados y la elaboración del diagnóstico preliminar con las conclusiones sobre las áreas de oportunidad detectadas.
• Cuantificación de áreas de oportunidad–posibilidades de mejora: reconocer el beneficio económico potencial en las distintas áreas de oportunidad, de acuerdo con las fuerzas y debilidades identificadas.
• Presentación formal y detallada de nuestro diagnóstico y áreas de oportunidad con los directivos de la entidad.
• Informe final, este es con el fin de integrar los resultados de nuestro diagnóstico en dos documentos formales: primeramente, un Informe de resultados de cada uno de los estudios aplicados y áreas de oportunidad detectadas y segundo un Informe ejecutivo que incluya el resumen los resultados obtenidos, las conclusiones a las que llegamos y la cuantificación de las oportunidades detectadas en cada área, considerando las acciones a tomar a corto y las de a largo plazo.

LA PLANEACIÓN ESPECÍFICA DE LA AUDITORIA

comprende de 4 etapas.

Una planeación adecuada permite conducir el proceso al logro de los objetivos previstos en la revisión, dando respuesta a las expectativas de la propia organización, obteniendo resultados concretos y, sobre todo, tangibles que redundan en beneficio directo a la entidad en su conjunto.

...