LAS PÓLIZAS

LAS PÓLIZAS»

DEFINICIÓN:

Es el documento de carácter interno en la que se registran las operaciones y se anexan los comprobantes de dichas operaciones.

La póliza es una evolución de los métodos de registro manual que consiste en términos generales en emplear un documento individual para registrar cada operación teniendo como característica que permite una mayor división del trabajo.

Proceso de creación

Conforme se van celebrando las operaciones, se registran en hojas (formatos), indicando en ellas todos los datos que componen un asiento, es decir, la fecha de la operación, el nombre o nombres de las cuentas de cargo, el de las cuentas de abono, los importes de los cargos y de los abonos y, finalmente, la explicación o la redacción de la operación registrada.

Una vez escritos en la póliza los datos mencionados, deberán anexarse a ella todos los comprobantes que respalden la operación efectuada y que justifiquen las cantidades de cargo o de abono a las cuentas correspondientes.

«Sistema de tres pólizas»

La característica de este sistema consiste en que la póliza de caja se subdivide en dos: una, destinada a registrar únicamente las entradas de caja; y la otra, a las salidas.

Conforme a esta división, el sistema queda integrado a base de tres pólizas, en las cuales se registran todas las operaciones, ya sea de caja o de diario.Las pólizas que se emplean son las siguientes:

Póliza de diario.

2. Póliza de entrada de caja, también designada como póliza de ingreso.

3. Póliza de salida de caja, también denominada póliza de egreso (Póliza Cheque).

Pólizas de entrada de caja o de ingresos.

Como en estas pólizas solamente se registran las entradas de efectivo, sea cual fuere el origen de las mismas, se entiende que invariablemente, la cuenta de cargo es la de caja y, por tanto, se omite el nombre de esta cuenta y solamente se hace referencia a la cuenta o cuentas que deban acreditarse por la recepción de dinero.

La póliza de entrada de caja se compone de tres partes que son:

*El encabezado,

*El cuerpo de la póliza, y

*El pie (la parte inferior).

En el anverso, el encabezado deberá contener:

El nombre del negocio o empresa, El nombre de la póliza (póliza de entrada de caja), y Un espacio para notar el numero que se asigne a la póliza.

El cuerpo o la parte media de la póliza tendrá un espacio de redacción para notar solamente la cuenta o cuentas que deban acreditarse, así como la redacción de la operación efectuada; y las columnas de valores: la primera, para cantidades parciales, y las segundas, para totales.

Por último, en la parte inferior, aparecerán también, cuando menos, los tres espacios para anotar las firmas de las personas que la formularon, revisaron y autorizaron. En el reverso llevara, como encabezado, los mismos datos señalados para el anverso y, además, un espacio para notar la fecha.

Abajo del encabezado tendrá un espacio donde estarán impresas, o se escribirán, las cuentas que con mas frecuencia se acreditan por las entradas de efectivo, así como una columna de valores para el importe de los créditos a cada una de las cuentas que se hubieren afectado.

«PÓLIZA DE INGRESOS»

ESTAS (IMAGEN) SE UTILIZAN EN EL REGISTRO MANUAL.

Póliza de salida de caja o de egresos.

El rayado y datos que estas pólizas contienen son iguales a los de la póliza de entrada de caja, con la diferencia de que, utilizándose solamente para el registro de operaciones que den lugar a salida de efectivo, únicamente se anota el nombre de la cuenta o cuentas de cargo, ya que deben entenderse, en todos los casos, que

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