LPW EMPRESA: CEMENTITO S.A.

Unidades/cargos

Procedimientos

Comentario de controles

Unidad Solicitante

Un Funcionario de la Unidad Solicitante elabora el formulario de pedido del servicios o bienes, que incluye los términos de referencia, el cual está firmado por el solicitante y lo remite al jefe de la unidad.

Existe Control

Jefe de la Unidad Solicitante

El jefe de la Unidad Solicitante recibe el formulario de pedido de servicios o bienes, previa verificación de los datos, aprueba la solicitud y los remite a Finanzas.

Existe control del jefe

Director de  Finanzas

La Dirección de Finanzas recibe el Formulario de pedido de bienes y servicios, deriva al responsable de presupuestos, para su certificación presupuestaria.

No realiza control y deriva dictamen

Responsable de Presupuestos

Recibe el formulario de pedido de bienes y servicios y verifica si existe presupuesto de la unidad solicitante. Si existe saldo, emite la certificación presupuestaria firmada y si no existe, certifica que no existe presupuesto, para iniciar el trámite de la modificación presupuestaria, los documentos los remite nuevamente al Director de Finanzas.

Existe Control

Director de  Finanzas

Recibe el Formulario de pedido de servicios o bienes y si tiene presupuesto es aprobado para iniciar el proceso de compra y lo deriva a la Unidad Solicitante, estableciendo la hora de reunión con la Gerencia General, para la modificación presupuestaria.

Existe Control para iniciar la compra

Unidad de Contrataciones

Recibe el Formulario de Pedido de servicios o bienes, debidamente autorizado por la Dirección de Finanzas y realiza mínimamente 3 cotizaciones y elabora el cuadro de cotizaciones, los firma y los remite a la dirección de Finanzas, para su aprobación.

Existe Control, pero falta control sobre veracidad de los datos de la cotización

Dirección de Finanzas

La Dirección de Finanzas revisa los documentos, los aprueba y los remite a Gerencia General, para su aprobación de la compra de servicios o bienes.

Existe Control

Gerencia General

Recibe los documentos, revisa y aprueba para la emisión de la Orden de Compra o rechaza la compra colocando sus observaciones y lo firma. Posteriormente los deriva a la Dirección de Finanzas.

Existe control

Dirección de Finanzas

Recibe nuevamente los documentos y elabora la orden de compra y firma, cuyos documentos los remite a la Unidad de Contrataciones.

Existe control de autorización

Unidad de Contrataciones

Recibe los documentos debidamente aprobados que incluye la Orden de Compra y lo llama al proveedor seleccionado por teléfono y le entrega la Orden de Compra para que realice la entrega.

No realiza ningún control

Proveedor

Recibe la orden de compra y entrega los servicios o bienes solicitados, a la comisión de recepción o almacenero, adjuntando factura.

Comisión de Recepción o Almacenero

La comisión de recepción está integrado por el almacenero y un miembro de la Unidad Solicitante, reciben los servicios o bienes, verificando con los términos de referencia incluidos en el formulario de pedido de bienes o servicios y Orden de Compra. Si son compras menores únicamente los recibe el almacenero, verificando con los requerimientos del pedido, la orden de compra y factura. La comisión o el almacenero, elaboran el formulario de recepción de servicios o bienes y una copia se entrega al proveedor. Todos los documentos, originales, son remitidos a la Dirección de Finanzas para la emisión del cheque correspondiente y entrega al proveedor.

Existen controles, pero no deja evidencia de la verificación en la factura del nombre y NIT de la entidad

Dirección de Finanzas

Recibe documentos, previa revisión, elabora el cheque a la orden del proveedor (no lo firma inmediatamente) y los remite a la unidad de contabilidad, para su registro contable.

Existe control, pero no deja evidencia