La Relacion Interdepartamental Y El Primer Contacto En La Venta De Banquetes

La relacion interdepartamental y el primer contacto en la venta de banquetes

La Relacion Interdepartamental

Como en toda empresa el exito se logra con el trabajo en equipo que en este caso particular no solo es importante el trabajo del equipo de ayb sino entre los diferentes departamentos involucrados en la gestion de eventos.

Podriamos decir que la misma comienza con el primer contacto que tendra el cliente con nuestro hotel que generalemente se realiza a travez de ventas de banquetes o catering como comunmente se denomina al area responsable de la venta de evntos.

Esta area sera la responsable de la venta de salones, de servico de catering, de habitaciones y demas servicios que el cliente necesite contratar para la realizacion de su evento.

Otro departemento fundamental es el de ayb que es quien sera responsable de la operacion del evento en donde estara imvolucrada la cocina, responsable del costeo del menu y la elaboracion del mismo; el servicio a cargo del gerente de banquetes; stewarding, quienes preparan el equipo que utilizara tanto cocina como servicio y realizara el montaje de sillas, mesas, tarimas, etc, asi como tambien se encargara del lavado de utensillos y la limpieza de cocinas.

Habitaciones tambien estara involucrada en la gestion de banquetes ya que en caso que los clientes se hospeden en el hotel tendra que brindar el servicio de housekeeping, lavanderia, minibares y limpieza de areas publicas.

Mantenimiento quien sera responsable del buen funcionamiento de equipos, luminarias, refrigeracion/calefaccion, conecciones especiales que haya que realizar.

Seguridad, quienes velaran por el cuidado de las pertenencias de los clientes/huespedes y del hotel.

Recepcion, quienes brindaran tanto el servicio a quienes se hospede como informacion sobre el evento que se está realizando y lugar donde deben concurrir los participantes.Telefonia recibiendo las llamadas, los valets estacionando los autos de los participantes, el doorman dando la bienvenida a cada uno de los participantes del evento.

RRHH, quienes en caso de tener que contratar personal extra seran los responsables de contactar a los empleados y previamante habran capacitado a ese personal.

Practicamente todos los departementos del hotel deberan trabajar en equipo para lograr el exito del evento.

Formas de contactar a un cliente

El departamento de marketing/ ventas tendrá un plan de comunicación de eventos organizados por el hotel como podrían ser festivales, noches temáticas, fiestas de navidad y año nuevo que se realizará a través de diferentes medios: prensa, periódicos, flyers en las habitaciones y áreas públicas del hotel, radio, pagina web, mailing,etc; y también contará con una carpeta de banquetes con información sobre opciones de eventos para los clientes que deseen realizar eventos en la propiedad o fuera (outside catering).

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