La documentación de la empresa

1. Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.)

2. Preparar una lista de cheque

3. Elaborar informes.

4. Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento

5. Diseñar formularios para todas las operaciones.

6. Diseñar reportes

7. Preparar los libros. Balance inicial

Lista de chequeo: es un formulario que posee todos los datos de una empresa relativos a: su razón social, ubicación física, actividad comercial/industrial, cantidad de empleados, equipos, capital, datos generales, etc. Es suministrada por la persona que va a instalar el sistema de contabilidad.

Informes: expresan la situación de la empresa. Estos están integrados por:

1. El Balance General.

2. Estado de G y P

También pueden existir informes adicionales a criterio de la gerencia como son:

1. Estado de Costo Estimado

2.

Estadísticas de ventas, etc.

La gerencia los utiliza para evaluar su actuación y determinar su posición financiera cada mes. Presentan cifras mensuales y acumuladas durante un ejercicio.

Cualidades.

• Presenta propuestas para el buen funcionamiento de la empresa.

• Contiene los parámetros de una buena comunicación: claridad, coherencia, estratificación, etc.

Catalogo de Cuentas: contiene todas las cuentas que se estima serán necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad. Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro deberán agregarse al sistema.

Objetivos.

• Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la implementación de un catalogo de cuenta similar.

• Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidad cifras financieras.

• Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una empresa o entidad.

Las cuentas en el catalogo deben estar numeradas. La numeración se basa en el sistema métrico decimal. Se comienza por asignar un número índice a cada grupo de cuentas tanto del Balance General como del estado de resultado, de la manera siguiente:

Balance General

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