La etapa de control en el proceso administrativo

Danleibi Molina

C.I. 25.886.138

Ensayo: La función de control en el proceso administrativo

     La función de control es uno de los elementos más importantes del proceso administrativo, ya que en este, se pueden observar todas las irregularidades que se presentaron durante un proceso y así, realizar los cambios necesarios.

     El primer autor en utilizar este término fue Henry Fayol, y consideraba que el control era la verificación de los aspectos operativos de la organización. Sin embargo, años más tarde, Elton Mayo, lo interpretaba desde el punto de vista social, como un proceso que permitía verificar el comportamiento de los miembros de la organización, a fin de que contribuyan al logro de los objetivos.

     En este sentido, esta última fase del proceso administrativo, se planteó con el objeto de 1) efectuar una medición de los resultados obtenidos, 2) identificar desviaciones o errores y 3) establecer medidas correctivas ante las desviaciones.

     Por ello, Chiavenato, I., & Sapiro, A. (2017), define el control como “un sistema de información que permite comparar lo planeado con los resultados obtenidos a través de la gestión, adoptando las medidas correctivas pertinentes en caso de detectarse desviaciones significativas”.

     A su vez, el control se rige por un conjunto de principios fundamentales:

1. De equilibrio: sostiene que a cada grupo debe proporcionársele el grado de control correspondiente.
2. De los objetivos: el control es un medio para alcanzar los objetivos pre establecidos.
3. De la oportunidad: el control debe aplicarse antes de que se efectué el error, de tal manera que sea posible tomar las medidas correctivas con antelación.
4. De las desviaciones: se deben analizar todas las desviaciones al plan, para conocer las cosas que las originaron y así establecer las medidas correctivas pertinentes.
5. De la costeabilidad: el costo de todo sistema de control debe encontrarse justificado en tiempo y dinero.
6. De la excepción: el control debe aplicarse en aquellas actividades que son representativas o muy especiales.
7. De la función controlada: la persona o función que realiza el control no debe involucrarse con la actividad a controlar, debe ser imparcial.

     Asimismo, la fase de control se conforma en cuatro etapas:

1. Establecimiento de estándares: es una unidad de medida que sirve como modelo, en el cual se efectúa el control.
2. Medición de resultados: busca cuantificar la ejecución y los resultados del proceso de control, de acuerdo con los estándares predeterminados.
3. Corrección: son las acciones que se implementan para modificar la situaciones que no llevaron a buen término el plan, y, por último,
4. La retroalimentación: es la que evalúa los resultados obtenidos durante todo el proceso y cierra el ciclo del proceso de control.

     Como se puede observar, el proceso de control establece medidas correctivas en las actividades con el fin de tener planes exitosos y así, reducir los costos, evitar errores y realizar retroalimentación, para que no se vuelvan a presentar desviaciones a futuro.

     Del mismo modo, existen un conjunto de modalidades de control, que son:

• Control preventivo: está ligado a la planeación y se aplica un control preventivo antes de que suceda la acción.
• Control concurrente: es el momento preciso de la acción, mediante la supervisión directa.
• Control posterior: indica la efectividad de la gestión y acierto de la planeación, se hace a final del proceso.
• Precisión: un sistema de control que genera información imprecisa, puede inducir a no actuar cuando se debiera o reaccionar contra un problema que no existe.
• Oportunidad: los controles deberán advertir a los administradores en forma oportuna cuando se producen las variaciones.
• Flexibilidad: los controles deben ser lo suficientemente flexibles como para ajustarse a cambios adversos o para aprovechar nuevas oportunidades.
• Acción colectiva: debe no solo señalar el problema, sino también sugerir medidas alternativas que serán convenientes tomar para corregir la desviación.

     En este sentido, existen distintos tipos de control de acuerdo con la organización:

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