La oficinista

OFICINISTA

Naturaleza del puesto

Ejecución de diversas labores de oficina relacionadas con trámites tanto dentro como fuera de la empresa, propias de la dependencia para la cual labora.

Actividades

1. Ejecutar las actividades asignadas, en concordancia con las leyes, políticas, normas y reglamentos, que rigen su área, por lo que deberá mantenerse permanentemente actualizado.

2. Realizar trabajos mecanográficos y/o digitar en un sistema computarizado diversos datos e imprimir los informes generados de estos sistemas

3. Recibir, anotar, clasificar y distribuir la correspondencia que ingresa a la dependencia.

4. Organizar, custodiar y mantener actualizados los archivos administrativos y técnicos que resulten de las operaciones diarias de su dependencia.

5. Completar formularios varios, tales como: liquidaciones de caja chica, viáticos, pases de vehículos, vacaciones, requisiciones de materiales y útiles de oficina, entre otros.

6. Efectuar las gestiones necesarias para enviar o recibir personalmente, por fax o correo, los documentos o correspondencia.

7. Administrar una caja chica o de especies fiscales, realizar las liquidaciones de gastos, tramitar los reintegros y rendir los informes correspondientes.

8. Atender y evacuar consultas del público y del personal, relacionadas con la labor de la empresa, orientarlo o ponerlo en contacto con los funcionarios correspondientes.

9. Fotocopiar, imprimir, compaginar y encuadernar documentos.

10. Realizar trámites administrativos, tanto dentro como fuera de la Empresa, así como otros relacionados con compras menores.

11. Colaborar con el superior o funcionario encargado, en la revisión y seguimiento del presupuesto asignado a su dependencia, así como en las modificaciones al mismo.

12. Mantener un inventario de útiles y materiales de oficina adecuado para las necesidades del personal y llevar los controles correspondientes de éstos, así como para la custodia de los equipos de cómputo.

13. Colaborar en la coordinación y control de las labores de los funcionarios de su dependencia así como llevar el control de asistencia, incapacidades, vacaciones y ausencias del personal de su dependencia y elaborar los informes correspondientes.

14. Colaborar con el control del mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos asignados a la dependencia para la cual labora.

15. Colaborar en la investigación de cualquier accidente de tránsito en el que esté involucrado un vehículo de la Empresa y algunos otros trámites relacionados con las infracciones de tránsito.

16. Realizar los trámites de liquidación de cupones de combustible de su dependencia e incluir esta información en el sistema, realizar el cierre mensual y generar el informe correspondiente.

17. Colaborar con los profesionales, técnicos y otros funcionarios de su dependencia que realizan diversos estudios, organizan eventos, cursos u otras actividades.

18. Velar por el buen funcionamiento y uso de las instalaciones, equipos e instrumentos que utiliza en el desarrollo de sus actividades, reportando cualquier anomalía o daño importante

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