Las Facturas

Las facturas tienen 3 copias y llevan el membrete de la empresa que vende, y legalmente según el SII son de color amarillo, celeste y rosado.

Generalmente la factura original es aquella que se le entrega al cliente, y la empresa se queda con una copia para poder comprobar las operaciones que realiza; el número de copias ya va a depender de las necesidades y el control interno de cada empresa, es posible que por ejemplo, al vender mercancía, la original se le entregue al cliente, la rosada es para el departamento de contabilidad, y la amarillo es para el departamento de ventas.

Normalmente cuando se hace una facturación se debe considerar a quien le vas a entregar dicha factura y cuál va a ser su utilidad, sin embargo, por general las copias que tiene se distribuyen de la siguiente manera:

Original al cliente, siempre y cuando haya liquidado su importe.

Copia rosada: área administrativa, cobranza, control de facturación, e incluso áreas que tengan que ver con la entrada y salida de los productos vendidos.

Copia amarilla, área contable, contabilidad, auditoria, control interno y todas aquellas áreas que tengan que ver con la clasificación, control y registro de la facturación.

Es común ver que el legajo verde tiene la original, la copia rosa y la amarilla cuando estas están canceladas, porque si existiese una revisión o una auditoria externa es imprescindible contar con todas para tener un control adecuado del registro de dichas facturas.

Existen ocasiones en que el área administrativa quiere tener todas las facturas canceladas en su control sin considerar que ellos sólo requieren de aquellas que se encuentran activas, una copia para ellos es más que suficiente, la razón es que ellos no ven el riesgo de tener una contabilidad incompleta en una auditoria, ni miden el riesgo al que pueden atribuirse en una revisión de control interno. Si es que saben lo que es el control interno o si saben lo que implica una auditoria.

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