Factura

El registro contable es un concepto que suele emplearse como sinónimo deapunte contable o de asiento contable. Se trata de la anotación que se realiza en un libro de contabilidad para registrar un movimiento económico.

El registro contable, por lo tanto, da cuenta del ingreso o de la salida de dinero del patrimonio de una corporación. Cada nuevo registro contable implica un movimiento de recursos que se registra en el debe (la salida) o en el haber (el ingreso).

Por lo general, el registro contable siempre mantiene su doble condición. Todo movimiento supone una modificación del activo y del pasivo: al ingresar dinero, crece el activo y se reduce el pasivo; al egresar, pasa lo contrario.

Los registros contables suelen componerse de la fecha, las cuentas intervinientes, el importe y una descripción. Todos estos datos quedan registrados en el libro contable y permiten controlar el estado económico de la entidad.

Cabe destacar que, de acuerdo a cada código de comercio, existen registros contables que resultan obligatorios para las empresas. Es habitual que llevar unlibro diario (con todos los registros o asientos contables y sus correspondientes comprobantes) y un libro de inventarios y balances (que detallen los cambios en el estado contable de cada ejercicio) sea una exigencia legal para el funcionamiento de una organización.

La información volcada en los registros contables no sólo es útil para la empresa en cuestión: también resulta imprescindible para el Estado, ya que esos datos son fiscalizados y analizados para determinar si la compañía se encuentra cumpliendo con la ley.

Importancia y aspectos legales.-

Sabemos que la contabilidad procesa datos de operaciones que influyen en la composición y evolución del patrimonio de una organización empresarial y bienes de terceros en su poder. Los registros contables constituyen elementos del sistema contable en donde se registran y almacenan datos de transacciones comerciales derivados de la actividad específica que desarrolla la empresa y como ejemplo podemos citar entre otros: el libro diario y el libro mayor. A pesar que su uso data de mucho tiempo atrás, no ha podido ser desplazado por otra clase de registros. A la fecha han evolucionado las formas de los libros, sus rayados, y uso de los medios de registro, aplicando incluso sistemas computarizados contables.

Los propietarios de una empresa ven de primordial importancia llevar libros de contabilidad para el registro de transacciones, por dos razones importantes: una de orden legal de exigencia obligatoria (Código de Comercio, Ley 1606, Ley 1178, etc.) y otra por la gestión administrativa que consiste en la toma de decisiones de los usuarios de la información contable.

El Código de Comercio aprobado con Decreto Ley No. 14379, en su artículo 37 (Clases de Libros), sostiene que los empresarios están obligados a llevar los siguientes libros contables: Diario, Mayor y de Inventarios y Balances, salvo que por Ley se exijan específicamente otros libros.

Además, es importante conocer los requisitos y condiciones legales de los registros contables, enunciados en los siguientes artículos del C. C.:

• 36, Obligación de llevar contabilidad

• 40, Forma de presentación de libros

• 41, Idioma y moneda

• 42, Prohibiciones

• 43, Sanciones

• 44, Registro en los libros Diario y Mayor

• 45, Concentración y anotación por periodos

• 46, Inventarios y balances

• 52, Conservación de libros y papeles de comercio

4.2.El proceso contable.-

Los pasos que sigue la contabilidad dentro de un periodo contable, desde la elaboración de la situación financiera a fecha de inicio de actividades y las transacciones comerciales realizadas posteriormente en la organización, hasta llegar a los estados financieros, son los siguientes:

1. Balance Inicial. El proceso contable se inicia en la elaboración del Balance de apertura que presenta los activos, pasivos y patrimonio, con los cuales comienza sus actividades.

2. Registro de operaciones.- Cumplido el paso 1, son contabilizadas cronológica y ordenadas todas las operaciones o transacciones efectuadas en la empresa en Libro Diario.

3. Llenar el Libro Mayor.- Se clasifican las transacciones comerciales anotadas del Libro Diario, mediante uso de cuentas.

4. Balance de Comprobación de Sumas y Saldos.- Verifica la confiabilidad de la información contenida en los libros Diario y Mayor, mediante controles cruzados cuantitativos.

5. Asientos de ajuste.- Consisten en modificar y corregir saldos de algunas cuentas, de manera que en los estados financieros a una determinada fecha, figuren con sus saldos confiables y razonables.

6. Hojas de trabajo.- Son informes resumidos auxiliares que pueden constar de 6, 8, 10, o mas columnas según las necesidades del contador, que facilitan la elaboración de los estados financieros mediante una clasificación de cuentas ajustadas de resultados y balance.

7. Estados Financieros.- Luego son elaborados los estados financieros que exponen de manera agregada y resumida los resultados económicos y financieros de la organización.

8. Asientos de Cierre.- Finalmente, se corren los asientos de ajuste: preparatorio y definitivo con la finalidad de saldar las cuentas de resultados y de balance.

4.3 Libro Diario

4.3.1 Concepto.- El Libro Diario denominado también Libro de primera entrada es el registro formal cronológico y ordenado de las transacciones comerciales u operaciones del negocio efectuadas mediante asientos contables.

Se denomina libro de primera entrada, por ser el registro que utiliza la organización para practicar por primera vez la contabilización de datos originales de sus operaciones.

Decimos que es un registro formal, puesto que el Código de Comercio enuncia la obligación que tiene el comerciante de llevar el Libro Diario en sus artículos. 37 y 44.

Hoy podemos afirmar que constituye una base de datos de hechos y cifras para elaborar los demás registros.

4.3.2 Diseño.- El Libro Diario expone los siguientes formatos en su presentación: a) Tradicional

b) Mediante comprobantes

a) Libro Diario tradicional, es aquel en el que se registran varias operaciones por cada página o folio. Actualmente es utilizado en negocios pequeños y para fines didácticos y iene el siguiente formato:

Las columnas del Libro Diario con este diseño, captan la siguiente información:

a) Fecha.- Bajo este titulo se anotan la fecha de la transacción.

b) Detalle.- Bajo este título se registran: títulos de las cuentas que debitan y se

acreditan. Luego se anota la glosa

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