DE FACTURA A PAGO

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CAPITULO ONCE

DE FACTURA A PAGO

11.1 Workflow Contable y la generación automática de facturas

La carta flujo de trabajo (workflow) contable para facturación y pago muestra el flujo financiero seguido por cada factura

Figura 11.1: workflow contable para facturación y pago

En general, cuando usted usa toda la funcionalidad de Open ERP, Las facturas no necesitan ser ingresadas manualmente, se generan facturas Draft automáticamente de otros documentos tales como las órdenes de compra.

11.1.1 Facturas en Borrador (Draft)

El sistema genera propuestas de facturas las cuales son inicialmente creadas en estado borrador, mientras que éstas permanecen sin confirmar no tienen ningún impacto contable en el sistema; no hay nada que impida a los usuarios crear sus propios facturas borrador si lo desean.

La información necesaria para facturar es tomada automáticamente del formulario empresa(Partner) ( tal como las condiciones de pago y la dirección de factura) o del Producto(Product) (tal como las condiciones que se usarán) o de la combinación de los dos (tales como los impuestos aplicables y los precios de los productos)

Consejo: facturas en borrador o borrador (draft)

Hay varias ventajas en trabajar con las facturas borrador:

Usted recibe un listado de validación intermedia antes que la factura sea aprobada. Esto es útil cuando sus contadores no son las personas que crean la factura inicial, pero si es necesario que la aprueben antes que la factura ingrese en las cuentas.

Esto le permite crear facturas por adelantado, sin aprobarlas en el mismo momento. Usted también puede ver una lista de todas las facturas esperando aprobación.

11.1.2 Facturas Abiertas o de Proforma (Open, ProForma)

Ud. puede aprobar o validar una factura en estado Open o ProForma. Una factura ProForma no tiene aún un número de factura, pero los asientos (entradas) contables de la factura que es creada corresponden a los montos que OpenErp grabará como los pagables del cliente.

Consejo: facturas ProForma

En algunos países, no se le permite generar asientos (entradas) contables de una factura proforma. En cambio crea usted un reporte de la orden de compra el cual imprime una factura proforma que no tiene consecuencias contables dentro del sistema.

Puede usar el módulo descrito en Configuración & Administración para crear este reporte.

Una factura abierta tiene un único número de factura. La factura es enviada al cliente y es marcada en el sistema como: esperando pago.

11.1.3 Reconciliando asientos de factura y pagos

En OpenErp una factura es considerada como pagada cuando sus asientos contables han sido conciliados con los asientos de pago. Si no ha habido una conciliación una factura permanecerá en el estado abierto(open) hasta que usted haya ingresado el pago.

Consejo: Pago y conciliación

Para evitar sorpresas es importante entender la idea de conciliación y su enlace con el pago de factura. Encontrará ambos, un campo de conciliación y uno de Pago tipo visto(checkbox) en una factura. Se diferencian entre ellos solo si una factura ha sido pagada (usando conciliación del registros) pero ha sido subsecuentemente marcada como no reconciliada.

Nota: conciliación

La conciliación enlaza asientos en una cuenta que cancela a otra, esas se han reconciliado una a otra (suma de créditos = suma de débitos).

Esto generalmente se aplica a los pagos contra las facturas correspondientes.

Sin el proceso de conciliación, OpenErp sería incapaz de marcar las facturas que han sido pagadas. Suponga que usted tiene la siguiente situación para el cliente Smith y Offspring:

. Factura 145: 50,

. Factura 167: 120,

. Factura 184: 70.

Si usted recibe un pago de 120, OpenErp postergará la conciliación porque hay elección de facturas a pagar. No podría conciliar tampoco el pago contra las facturas 145 y 184 o contra la factura 167.

Usted puede cancelar una factura si la función Permitir Cancelar los asientos (Allow Cancelling Entries) ha sido activada en el diario y los asientos no han sido reconciliados. La podría usted mover de Cancelada a Borrador para modificarla y regenerarla.

Consejo: Tratamiento en Grupos(Lots)

usualmente, diferentes transacciones se agrupan juntas y se manejan a la vez y no factura por factura. Esto se llama trabajo batch o gestión en grupo(lot handling).

Puede seleccionar varios documentos en la lista de facturas: marque los vistos de las líneas que interesan usando el cliente web y haga clic en el botón apropiado en la derecha; o shift-click en las lineas usando el ratón en el cliente GTK y use el botón superior de acción o impresión, esto le da la opción de un número de posibles acciones sobre los objetos seleccionados.

A intervalos regulares, e independientemente de las facturas, un importante procedimiento automático o un procedimiento manual de cuentas puede usarse para incluir extractos bancarios. Esto abarca todos los pagos de proveedores y clientes y transacciones generales como las que se dan entre cuentas.

Cuando se valida una cuenta, los asientos contables correspondientes se generan automáticamente por OpenErp

Las facturas se marcan como pagadas cuando sus asientos contables han sido reconciliados con los asientos contables de su pago.

Esta transacción de conciliación puede efectuarse en varios lugares en el proceso, dependiendo de su preferencia:

En el ingreso de datos para el extracto contable,

Manualmente de los registros contables,

Automáticamente usando la conciliación inteligente de OpenErp.

Ud. puede crear los registros contables directamente, sin usar la factura y los extractos contables. Para hacer esto use el formulario de entrada rápida en un diario(journal). Algunos contadores prefieren este acercamiento porque están acostumbrados a pensar en términos de registros contables más que en términos de facturas y pagos.

Es mejor usar los formularios diseñados para facturas y extractos bancarios que registros de asiento de datos manuales, sin embargo, éstos son más sencillos y se manejan dentro de un sistema de control de errores.

11.1.4 Un sistema basado en registros

Todas Las transacciones contables en OpenErp están basadas en registros, sea que hayan sido creados por una factura o creados directamente.

Se generan rápidamente recordatorios de empresa(partner)

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