Los Manuales De La Organización

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Concepto de manual: instrumento a través de los cuales se explicitan en forma ordenada y sistemática diversos elementos de una organización, como ser una estructura, procedimiento, política, norma, historia, etc. Constituye un instrumento de comunicación que facilita el desarrollo de las funciones administrativas y operativas, y por ende, el funcionamiento de la organización.

Un manual es

• un documento

• ordenado y sistemático

• contiene información e instrucciones

• contiene información relevante

TIPOS DE MANUALES

• En función de su contenido

o Manuales de organización y funciones: Exponen en detalle la estructura de la organización, las relaciones entre las diferentes unidades administrativas, los grados de autoridad y responsabilidad, las funciones que le competen.

o Manuales de cargos: contienen la descripción detallada de los cargos de una organización. Incluye su nivel jerárquico y operativo. Su utilidad se relaciona con la planificación, reclutamiento, selección y evaluación de recursos.

o Manuales de procedimientos y normas: Describen las operaciones que integran los procedimientos en forma secuencial de ejecución y normas a cumplir por los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos.

o Manual de políticas: contiene objetivos básicos que regirán la acción de los miembros de la organización en materia de toma de decisiones.

o Manual del empleado: contiene de información de interés para el empleado que se incorpora a la organización. facilitan el entrenamiento inicial de los empleados.

o Otros: manual de atención al cliente, de uso de sistemas de computación, etc.

• En función del área de actividad a la cual se refieren:

o Por la función específica del área de actividad a la cual se refieren, pueden ser generales o específicos, de acuerdo al área que traten. Ej: manual de procedimiento de ventas, manual de procedimientos contables, etc.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL USO DE MANUALES

 Facilitan la comprensión de la estructura, las funciones y el procedimiento.

 Facilita el proceso de adiestramiento y capacitación de los empleados

 Facilitan la toma de decisiones

 No incorporan elementos de la organización informal

± El tamaño de las empresas incide en la utilidad de los manuales

 Facilitan aspectos referentes a la gestión de recursos humanos

± Deben confeccionarse adecuadamente y mantenerse actualizados

± Nivel de síntesis

 Es un elemento restrictivo de la iniciativa

CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN MANUAL

• Cuidadoso proceso de elaboración

• Objetivo concreto

• Lenguaje simple

• Información accesible al usuario

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